Я много читаю о том, как писать ясно, понятно: Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, Нора Галь, Энн Джензер и так далее. Это мне помогает не только в статьях, но также в объяснительных, докладных и служебных записках.
В статье разберём на примере 5 составляющих эффективной служебной записки.
Служебная записка - это монолог. Вы объясняете коллеге или руководителю, свою точку зрения по вопросу, но без обратной связи. После прочтения, он принимает решение или что-то делает. Желательно то, что выгодно вам.
Многие считают, что писать нужно канцеляритом (я раньше тоже так думал), но это совершенно не обязательно. Служебная записка документ формальный, иногда типовой, поэтому писать нужно сухо, по делу, без драматизма, но живым языком.
Разберём на примере. Инженер КИПиА решил заменить реле в одном из цехов, так как старые постепенно выходят из строя. С главным энергетиком согласовал, теперь нужно убедить в этом директора и внести в бюджет.
Он написал следующее письмо.
В связи с частым выходом из строя реле управления, на автоматике в цехе №1, рекомендую заменить все реле фирмы Omron на реле фирмы Finder, т.к. у нас на производстве в основном используются реле именно фирмы Finder.
Представьте главного энергетика, главного инженера или директора, который читает такую служебную. «Частый» - это сколько в день? Что делать? Сколько стоит? Что нужно от меня?
Немного поправим служебную.
1. Определитесь с целью. Прежде, чем писать служебную записку, нужно понять, что мы хотим получить. Согласие руководителя и, в конечном итоге, деньги, чтобы купить много реле для унификации, уменьшения количества аварий, простоев, брака.
2. Опишите ситуацию (контекст). У руководителя много мыслей и проблем. И ваша проблема для него не проблема, он о ней не думает и не помнит. Поэтому напомните ему контекст. Коротко, но предельно ясно.
В сентябре вышли из строя 10 реле Omron в цехе №1. Это привело 10 часам простоя и недовыпуску 50 тонн продукции. Реле работают с 2012 года. Это указывает на то, что они выработали свой ресурс и вскоре потребуется полная замена.
3. Представьте, как руководитель задаёт вопрос «Что делать?» или «И?» или «Что из этого следует?» или «Зачем мне эта информация?»
4. Предложите решение. Это самая важная часть служебной записки. Коротко и ясно донесите свою мысль.
Предлагаю в течение четырёх месяцев заменить 169 реле производства Omron, на реле фирмы Finder. Стоимость полной замены 72 602р. Прошу согласовать закупку.
Возможно, уже этой информации будет достаточно. Если нет, то руководитель будет читать дальше.
5. Представьте, как руководитель спрашивает: «Какого лешего я должен платить 72 тыщи???!!!»
6. Покажите ценность вашего решения. Недостаточно объяснить, почему это необходимо нужно продать идею. Лучше использовать страх или выгоду: законы, штрафы, экономический эффект, сокращение издержек, экономия времени, ресурсов и так далее.
1. Менять реле всё равно нужно.
2. Мы используем реле двух производителей Omron и Finder. Больше Finder.
3. Стоимость реле Finder ниже, количество срабатываний одинаковое.
4. Унификация. Меньше места на складе. Меньше «замороженных» средств. Проще персоналу, а значит быстрее замена.
5. Omron MY2NJ 24VDC сняли с производства.
7. Расскажите, какие есть ещё варианты и факты. Этот раздел не требуется, но, если есть что-то, что руководитель должен знать, чтобы принять взвешенное решение, то расскажите.
При замене реле Omron, колодки закупать не требуется, поэтому итоговая стоимость полной замены составит 51 200р.
8. Объясните, сколько готовить денег. Предоставьте необходимые расчёты, чтобы руководитель принял взвешенное решение: план замены, календарный план, когда и сколько платить.
Требуемое кол-во реле для замены 169 шт., менять вместе с колодками.
Для резерва на складе: реле - 10 шт., колодок – 5 шт.
Стоимость одного реле Omron 320р.
Стоимость одного реле Finder с розеткой для установки на дин-рейку составляет от 403р. (160*403,53 = 64 564,8р)
Кабель для подключения реле, некоторые линии управления придется удлинять, ПВС 1*1,5 – 100м – 5 000р.
Примерная стоимость затрат по замене реле 69 564,8р. (плюс для запаса на складе реле с колодкой 10*203,9 = 2039р 5*199,63 = 998,15р общая сумма 3 037,15р.)
Стоимость полной замены 72 601,95р. Цены на момент покупки могут измениться.
Предлагаю это сделать в 4 этапа. По одному шкафу в месяц.
Резюмирую:
Чтобы написать понятную служебную записку, которая поможет достичь вашей цели, сделайте следующее:
- Опишите контекст;
- Скажите, что вы предлагаете и что нужно сделать адресату;
- Объясните, зачем это руководителю/организации;
- Озвучьте, что ещё нужно знать;
- Дайте полный расклад;
Не ждите чуда. Даже если вы напишете идеальную записку, не обязательно решение будет в вашу пользу.