Планирование рабочего процесса и правильная расстановка приоритетов — важные факторы в достижении поставленных целей, в какой бы сфере вы ни работали. Везде, будь то масштабное строительство, учебный процесс или построение бизнеса с нуля, необходимо сформирование четкой стратегии действий. Заранее продумав действия команды, распределив роли в общем деле, расписав каждый шаг, можно достичь действительно стоящих результатов.
Наиболее востребованные методики планирования
Самыми дисциплинированными по части тайм-менеджмента, как правило, являются представители области IT. Не менее скрупулезный подход к работе можно наблюдать в управленческой сфере.
Так, менеджеры зачастую опираются на классические инструменты и методологию из теории менеджмента:
- Матрица Эйзенхауэра — способ эффективного регулирования рабочей нагрузки путем распределения всех имеющихся задач по принципу их важности и срочности (ниже принцип рассмотрен подробнее).
- Принцип «цель — задача — функция». Для начала следует определиться со всеми целями. Далее на основе полученного списка формируются задачи для достижения обозначенных целей, а также функции. Последний компонент системы — функции — распределяется в рабочем графике в зависимости от важности.
- Система тайм-менеджмента АBC — предусматривает распределение целей и задач на три категории по принципу от самых важных до менее значимых.
- Правило Парето, или принцип 20/80. Согласно этому методу планирования, следует сосредоточить наибольшие усилия на тех задачах, которые принесут наибольший результат. К примеру, стоит потратить больше усилий на 20 % покупателей, которые обеспечат в разы больше прибыли, чем на оставшиеся 80 %, которые принесут маленький доход.
Программисты, в свою очередь, используют намного больше различных систем тайм-менеджмента. Большинство из них применимо только в узких профессиональных кругах, в рамках определенных систем управления проектами. К таким методологиям, к примеру, относятся следующие:
- Матрица Кано — метод, применимый к планированию новых программных продуктов, в его основе лежит выбор приоритетов на основании соотношения функциональности и удовлетворенности пользователей.
- RICE — система, выстроенная на четырех главных понятиях: охват, влияние, достоверность, усилия.
- ICE — здесь за основу взяты такие понятия, как влияние, уверенность и простота реализации.
- Принцип двух списков — заключается в формировании двух списков, где в первом будут важные дела, требующие вашего личного участия, а во втором перечислены те дела, которые можно поручить другим.
- Стоимость задержки — следует проанализировать все задачи и определить, откладывание в долгий ящик которой из них нанесет наибольший урон.
- «Купи задачу» — на первый план выносятся те задачи, решения которых больше всего ожидает клиент.
- WSJF — в первую очередь решаются легкие задачи, не требующие значительных усилий.
Помимо вышеперечисленных прогрессивных методик составления плана работы, по-прежнему используется незамысловатый принцип, все еще весьма распространенный на постсоветском пространстве, известный под названием «красный». Его суть в том, что приоритетность задач определяет начальство, а рабочий коллектив исполняет то, что ему поручают свыше.
Подробнее о матрице Эйзенхауэра
Эта система показала себя самой эффективной и универсальной. Ее суть сводится к тому, что все рабочие задачи нужно разделить на четыре категории:
- Важно и срочно — те дела, которые нужно решить лично вам и прямо сейчас.
- Важно и не срочно — ответственные задачи, решение которых можно поручить другим специалистам, но при этом отслеживать их качественное выполнение.
- Срочно и не важно. Если вы руководитель, то поручите эту группу задач ответственным сотрудникам или же решайте самостоятельно, но после первых двух, более важных этапов.
- Не срочно и не важно. Самые незначительные дела, от которых, по большому счету, можно и вовсе безболезненно отказаться, сосредоточившись на первых трех категориях.
Как повысить эффективность работы
Прежде всего следует критически оценить свои силы, изучить категории задач, вычленив из них единичные и повторяющиеся. Нужно всегда учитывать влияние одних задач на другие. Например, в строительстве дома необходимо соблюдать четкую последовательность действий: разметка участка, обустройство фундамента, возведение стен и крыши. В большинстве случаев, поменяв местами действия или же отказавшись от части задач, можно полностью все разрушить и не добиться желаемого результата.
Разбейте список дел на категории, систематизируйте их, укажите все до единой задачи, какой бы из вышеописанных способов тайм-менеджмента вы ни выбрали для себя. Зачастую бумажные ежедневники для этого оказываются неудобными. Рекомендуем расширить список рабочих инструментов специальной программой по планированию.
Projecto — отечественный софт, созданный специально для корпоративного использования. Программа представляет собой облачную платформу, которую можно настроить под любую систему планирования. Взяв на вооружение Projecto, вы сможете легко вносить правки, а также оперативно делиться важными обновлениями с коллегами и подчиненными.
