📲 7 шагов по структурированию входящей информации

Время на прочтение = 5 мин.

Прошлая экспертная статья была про "6 шагов по структурированию расписания".

В наш цифровой век жизнь переполнена информацией и важно уметь не только разделять ее на ценную и мусорную, но и правильно обрабатывать, чтобы не упустить важное и извлечь максимальную пользу от нее.

В моей жизни много направлений деятельности: семейная и личная жизнь, совмещение работы и предпринимательства и в какой-то момент я начал тонуть в потоке поступающей информации, который привел к созданию системы по ее обработке и использованию, чтобы избежать вечного страдания от чувства тревожности: «а не забыл ли я что-то важное?»; «кажется я где-то это видел»; «а кому я это поручил?».

Что это?

Структурирование входящей информации - это ее получение, разделение и распределение. Равно как наш организм разделяет еду на нутриенты, так и мы должны разделять входящую информацию на составляющие и «раскладывать по полочкам».

Зачем это?

Это нужно чтобы не захлебнуться в потоке информации и не упустить важное.

Как это сделать?

«Если бы у меня было восемь часов на то, чтобы срубить дерево, я потратил бы шесть часов на то, чтобы наточить топор» —  Авраам Линкольн

Подготовительный этап считаю самым важным, поэтому предлагаю начать с него и потратить на это бОльшую часть времени.

I. Подготовительный этап.

1. Определить источники входящей информации.

У каждого вида информации есть свой источник и первым делом необходимо определить их, чтобы направить эти потоки в нужное направление.

2. Определить категории входящей информации.

Это нужно для правильного разделения входящей информации.

Я для себя выделяю следующие категории:

• Задачи (сделать)
• Задачи (выполненные)
• Знания/идеи (запомнить/переварить)
• Документы (сохранить)

3. Выбрать хранилища входящей информации (инбоксы) для категорий информации.

Нужно ведь знать, куда направлять информацию, верно?

4. Определить категории обработанной информации.

Это нужно для правильного распределения конечной формы информации.

В моем случае это:

• Личные/бизнесовые:

- Задачи

- События

- Поручения

- Проекты

- Знания

- Списки

- Документы

- Электронные

- Физические

• Рабочие:

- Задачи

- События

- Поручения

- Проекты

- Знания

- Списки

- Документы

- Электронные

- Физические

5. Выбрать хранилища обработанной информации.

Это уже конечные места хранения информации, для ее эффективного использования.

Прежде чем переходить к следующему этапу советую поспать и приступить к нему на следующий день, чтобы мозг обработал созданную систему, разложил по полочкам и создал новые нейронные связи. А потом надо вновь взглянуть на нее и гарантирую: вы найдете что скорректировать.

II. Обработка.

Данный этап - это уже регулярные действия, которые помогут не утонить во входящей информации.

6. Распределить входящую информацию по хранилищам.

Этот шаг носит постоянный характер и включается сразу после получения информации.

7. Обработать временные хранилища.

Этот шаг должен стать в вашей жизни регулярным. Самая важная задача в моем списке дел на день - вечерняя обработка инбоксов.

7.1. Просмотреть хранилища входящей информации.

Чтобы оценить фронт работы.

7.2. Переработать временную информацию в постоянную.

7.3. Распределить переработанную информацию по хранилищам обработанной информации.

Надеюсь моя методика поможет вам построить свою систему и избавиться от одного из источников тревожности.

Если вам нужна помощь по данной теме, то вы можете заказать у меня консультацию.

Следующий экспертный пост будет про «4 шага по планированию жизни».

———

Авторский блог Структура жизни.

Александр Белов, человек-система.