Формирование бюджета — это не просто расчет доходов и расходов, это настоящее искусство, требующее учета множества факторов и деталей. От учета всех этапов проекта и постатейных расходов до предвидения рисков, установления резервов и контроля за исполнением. При этом каждый этап имеет свои особенности, задачи и методы.
В этой статье мы погрузимся в детали формирования бюджета доходов и расходов ИТ-проекта, рассмотрим, какие составляющие входят в его структуру, на какие этапы он делится, а также как обеспечивается его контроль и анализ результатов. Надеемся, что наш материал будет полезен как профессионалам в области управления проектами, так и тем, кто только начинает свой путь в этом направлении.
Составляющие бюджета проекта
Современный проект требует четкого планирования ресурсов, особенно в части финансирования. Бюджет проекта — это его финансовое основание, от корректности формирования которого зависит успешность и эффективность реализации. Структура бюджета проекта — это его скелет, который в последствие обрастает плановыми и фактическими значениями показателей.
Доходы и расходы по статьям
Основными статьями расходов в проектах являются зарплаты сотрудников, стоимость лицензий и оборудования, затраты на обучение и командировки, а также прочие операционные расходы. Стороной доходов, как правило, выступает стоимость проектных работ для заказчика, доходы от продажи лицензий и оборудования.
Наиболее важной составляющей в бюджете проекта является оценка затрат, рассмотрим подробнее возможные статьи затрат по проекту:
- Оценка затрат на персонал для выполнения работ. Эта статья самая значительная в доле расходов по проекту и может включать в себя все суммы вознаграждения на проектную команду, включая заработную плату, премии и прочие доплаты. Подходы о определению затрат могут быть разные, в зависимости от учетной политики организации. Где-то применяют нормативные затраты на единицу времени (руб./час), чтобы рассчитать расходы на персонал, а где-то применяют суммы вознаграждений зафиксированные в схемах мотивации или трудовых договорах с сотрудниками. Для корректной оценки расходов на персонал необходимо определить сколько людей и какой квалификации понадобится в разрезе иерархической структуры проектных работ, а также их ставки или зарплаты.
- Оборудование и инфраструктура. Затраты на приобретение серверов, рабочих станций, сетевого, торгового и прочего оборудования.
- Лицензии на программное обеспечение. Закупочная стоимость покупки или аренды необходимого ПО.
- Дополнительные бюджетные статьи. Это может включать в себя командировки, консультационные услуги, маркетинг и продвижение проекта и т.д.
- Обучение и развитие проектной команды. Затраты на возможные тренинги, курсы и сертификацию членов проектной команды.
- Оценка рисков. Не все идет гладко, и в бюджете стоит учитывать непредвиденные расходы. Например, могут возникнуть технические трудности или задержки в проекте, что приведет к дополнительным затратам.
- Учет инфляции. Если проект растягивается на несколько лет, то стоит учесть изменение стоимости ресурсов и услуг во времени.
- Изменение курса валют. Если договор заключен в иностранной валюте, необходимо учесть возможное изменение курсов валюты или применить схемы хеджирования этих рисков.
- Создание резервного фонда. Управленческий резерв — это «запасной» бюджет на случай непредвиденных обстоятельств.
Разбивка затрат по этапам проекта
Это позволяет видеть не только общую картину по проекту в целом, но и отслеживать финансовые результаты в разрезе стадий или этапов работ, а при необходимости корректировать бюджет проекта. Каждый этап проекта может иметь свои финансовые характеристики.
Например, на этапе предпроектного обследования основные расходы могут быть связаны с работой аналитиков, в то время как на этапе настройки и адаптации программы большую часть бюджета могут составлять затраты на программистов и лицензии.
Пример составления БДР проекта
Для составления бюджета проекта необходимо множество данных, некоторые из них мы не будем учитывать (такие как ставки зарплаты участников, стоимость оборудования и лицензий и т.д.). Тем не менее, здесь предложен упрощенный пример бюджета на основе следующих условий:
Общий доход. Это общая сумма, которую заказчик готов выделить на реализацию проекта или которую исполнитель рассчитывает получить. В зависимости от условий договора и режима налогообложения, выручка может включать НДС или нет. Для нашего примера сумма реализации за проектные работы составит 52 млн. рублей без НДС.
Норма рентабельности. Определяет отношение маржинального дохода проекта к его выручке. Формулы расчета рентабельности:
Рентабельность к затратам=Маржинальный доход/Затраты×100%
Рентабельность выручке =Маржинальный доход/Выручка×100%
Рентабельность позволяет учесть риски и возможные изменения в процессе реализации. Для нашего примера определим норму рентабельности к выручке в размере 30%.
Размер маржинального дохода. Это разница между доходами (выручкой от товаров, работ или услуг) к переменным расходам проекта. Отражает экономическую выгоду от его реализации проекта. В нашем примере, исходя из нормы рентабельности 30%, ожидаемая прибыль составит 52×0.30=15.6 млн. рублей, и общие расходы на проект будут 52−15.6=36.4 млн. рублей.
Величина резервов. Важно заложить резервы на непредвиденные расходы и управленческий резерв. Это позволяет сохранить стабильность проекта в случае неожиданных обстоятельств.
Часто резерв на непредвиденные расходы закладывают для каждой стадии или этапа работ, нередко и на отдельные операции. Управленческий резерв обычно закладывают на проект в целом. Размер резервов определяется, как правило, исходя из принятой в организации учетной политики и рассчитывается обычно как % от суммы выручки или затрат.
В этой таблице:
- Период — период выполнения работ, для примера проект на 12 месяцев.
- Доходы — это стоимость работ по этапам проекта для заказчика, в общей сумме 52 млн. руб. без НДС.
- Зарплаты — это затраты на команду проекта из 8 человек, для разных этапов работ привлекаются разное количество персонала.
- Прочие расходы — дополнительные расходы на этапе (командировки, обучение и т. д.).
- Резервы — непредвиденные расходы и управленческий резерв, для простоты приведены в примере одной суммой
Это очень упрощенный пример, для реального проекта потребуются более детальные данные и расчеты.
Как видно из примера, даже в упрощенном варианте вся финансовая составляющая проекта прозрачна и понятна. В ходе исполнения бюджета проекта следует фактические значения показателей вводить в дополнительные колонки, чтобы можно было рассчитать отклонения.
Этапы формирования бюджета проекта
Формирование бюджета — сложный процесс, требующий учета множества переменных и четкого понимания задач проекта. Рассмотрим этапы этого процесса более подробно:
Составление базового бюджета
На этом этапе определяются основные статьи доходов и расходов, формируется структура бюджета, производится их первичная оценка и утверждение.
Рассмотрим подробнее этот процесс:
- Анализ требований и постановка задачи. Перед тем как формировать бюджет, необходимо четко понять, какие цели стоят перед проектом, какие ресурсы потребуются для их достижения, и каковы ожидания заказчика. На этом этапе собирается вся первичная информация.
- Разработка структуры бюджета. Определите основные статьи расходов и доходов, учитывая все аспекты проекта. Как правило, в проектах это могут быть зарплаты сотрудников, расходы на персонал, обучение, лицензии, командировки и так далее.
- Оценка стоимости. После того как структура бюджета готова, начинается процесс оценки стоимости каждой статьи. Это может требовать консультаций со специалистами, анализа рынка или привлечения внешних экспертов.
- Расчет доходов. Для коммерческих проектов важно понимать, какие доходы планируется получить от реализации проекта. Это может быть стоимость продажи продукта, доходы от передачи в пользование лицензий или другие показатели.
- Учет рисков. Всегда существует вероятность, что что-то пойдет не так. Поэтому в бюджете должны быть предусмотрены резервы на непредвиденные расходы. Кроме того, рекомендуется провести анализ рисков, чтобы понимать, на какие ситуации стоит быть готовым.
- Утверждение бюджета. После составления предварительной версии бюджета он представляется на рассмотрение заказчику или руководству компании. Возможны корректировки и доработки. После утверждения, собственно и появляется базовый план по бюджету.
Формирование бюджета — не только техническая, но и творческая задача. Она требует глубокого понимания проекта, умения работать с числами и прогнозировать различные ситуации.
Исполнение бюджета
Исполнение бюджета проекта — это действия по реализации плановых расходов и доходов, предусмотренных бюджетом. В то же время контроль за исполнением бюджета предполагает систематический надзор за соблюдением планов и своевременное вмешательство при обнаружении отклонений.
Основные задачи этапа «Исполнение бюджета»:
- Регулярный мониторинг доходов и расходов по отношению к плановым показателям.
- Выявление фактических отклонений от плановых показателей, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения затрат.
- Понимание, почему произошли отклонения. Это может быть изменение объема работ, непредвиденные ситуации, ошибки в оценке и т.д.
- В случае выявления значительных отклонений, которые могут негативно сказаться на итогах проекта, принимаются меры по их коррекции. Это может быть перераспределение ресурсов, изменение планов и прочие меры.
- Фиксация всех изменений и корректирующих действий в соответствующих документах проекта.
Исполнение и контроль бюджета требует от руководителя проекта или финансового менеджера высокой степени дисциплины, внимания к деталям и способности быстро реагировать на изменяющуюся ситуацию. Такое внимание к бюджету позволяет проекту оставаться в рамках установленных финансовых границ и успешно достигать поставленных целей.
Отчетность и анализ результатов
Отчетность и анализ результатов — ключевая часть процесса управления бюджетом. Этот этап дает понимание того, как эффективно были использованы ресурсы, и позволяет выявить уроки для будущих проектов. Основные задачи этапа:
- Сбор всех финансовых показателей, касающихся проекта, за определенный период (например, месяц, квартал, год или весь период реализации проекта).
- Составление детализированных отчетов о доходах, расходах, рентабельности проекта, а также об использованных ресурсах и результатах.
- Оценка того, насколько фактические показатели соответствуют плановым и почему произошли отклонения.
- На основе анализа предлагаются рекомендации для будущих проектов или для следующих этапов текущего проекта.
- Формирование обобщенной информации о том, насколько успешно был реализован проект с финансовой точки зрения.
Методы анализа результатов:
- Сравнение фактических и плановых показателей, а также анализ динамики показателей.
- Разбивка отклонений на составляющие, чтобы понять их основные причины.
- Изучение изменений ключевых показателей во времени, чтобы определить определенные тенденции.
- Оценка отношения полученного результата к затраченным ресурсам.
На основе анализа результатов можно сделать выводы о том, какие решения и действия были наиболее удачными, а какие — нет. Эти выводы могут быть использованы для корректировки текущего проекта или планирования новых проектов. Кроме того, уроки, извлеченные из анализа, помогут команде избегать ошибок в будущем и повысить эффективность работы.
Подведем итоги
Бюджетирование проектов — сложный и многогранный процесс, требующий глубоких знаний и понимания специфики реализации технологических решений. Успешное формирование и контроль за исполнением бюджета определяют не только экономическую эффективность проекта, но и его общий успех в целом.
В процессе составления бюджета важно не упустить из виду ни одного элемента — от детальной разбивки расходов до прогнозирования рисков. А систематический контроль и анализ финансовых результатов позволят не только оперативно корректировать текущие действия, но и извлекать уроки для будущих проектов.
Основываясь на представленных в статье рекомендациях и методиках, можно сформировать четкий и реалистичный бюджет, который будет отражать реальную картину и поможет достичь поставленных перед проектом целей. В конечном итоге, правильное бюджетирование станет вашим надежным союзником в пути к успешной реализации любого проекта.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх, делитесь ею с коллегами и подписывайтесь на канал!
