В современном динамичном мире понятие проектного управления занимает ключевую роль в достижении целей организации. Один из основных инструментов проектного менеджера — это базовый план проекта.
В этой статье мы разберемся, что такое базовый план, для чего он нужен, как и когда его составляют.
Что такое базовый план проекта
Базовый план проекта является одним из наиболее критически важных элементов проектного управления. Он план представляет собой фиксированный эталон, который используется для сравнения текущего состояния проекта с первоначальными планами, чтобы выявить любые отклонения.
Базовый план проекта — это формализованный документ, который отражает ключевые элементы проекта: цели, задачи, ресурсы, сроки и этапы выполнения, а также основные риски и методы их минимизации. Этот план служит «картой» для всей команды, позволяя удерживать направление проекта и контролировать его ход.
Ключевые элементы базового плана проекта
- Описание проекта. Краткое изложение цели проекта, его ограничений и ожиданий.
- Обоснование проекта. Причины, по которым проект был инициирован. Это может включать в себя решение определенной проблемы, удовлетворение потребности или использование возможности.
- Цели и результаты. Четко определенные и измеримые цели, которые должны быть достигнуты к концу проекта.
- Основное время. Определение ключевых дат и сроков, включая начальную и конечную даты, а также важные вехи проекта.
- Бюджет. Прогнозируемые затраты на ресурсы, деньги и другие аспекты проекта.
- Ресурсы. Перечень необходимых ресурсов, включая человеческие, материальные, финансовые и другие.
- Оценка рисков. Анализ потенциальных рисков, их вероятности и воздействия, а также стратегии их управления.
Значимость базового плана проекта
- Ориентир для команды. План дает четкое понимание каждому участнику команды о том, какие задачи необходимо выполнить, в какие сроки и с какими ресурсами.
- Фиксация ожиданий. Служит источником истины для всех участников проекта, определяя, что ожидается от проекта и как он будет оценен.
- Средство коммуникации. Отражает ожидания и прогресс проекта перед стейкхолдерами и другими заинтересованными сторонами.
- Контроль и коррекция. Благодаря плану можно своевременно определять отклонения от запланированного и вносить необходимые коррективы в ход выполнения проекта.
Как и когда составляется базовый план
- Анализ требований. На начальном этапе необходимо выявить и детально изучить все требования к проекту: от бизнес-целей до технических аспектов.
- Разработка стратегии. На основе анализа требований формируется стратегия выполнения проекта: выбираются методологии, инструменты, формируется команда.
- Подготовка плана. После определения стратегии начинается непосредственное составление базового плана: распределение задач, ресурсов, определение сроков и этапов.
- Утверждение плана. После составления плана проекта его необходимо утвердить с ключевыми стейкхолдерами проекта.
Обычно базовый план проекта составляется на стадии инициации или планирования проекта, до его непосредственного старта.
Инструменты для составления базового плана
Подходящий формат и инструменты для создания базовых планов проекта во многом зависят от специфики проекта, отрасли и предпочтений команды. Однако существует ряд стандартных и широко используемых форматов и инструментов, которые могут пригодиться практически любому проектному менеджеру.
Форматы документов для базовых планов
- Текстовые документы (Word, Google Docs). Идеально подходят для описания целей проекта, задач, ответственных лиц и другой текстовой информации.
- Таблицы (Excel, Google Sheets). Отлично подойдут для бюджетирования, планирования ресурсов и расписания.
- Gantt-диаграммы. Используются для визуализации временных рамок проекта, зависимостей между задачами и прогресса выполнения.
Инструменты для составления базовых планов
- Microsoft Project. Один из самых популярных инструментов для проектного управления, который позволяет создавать детализированные планы проекта, включая Gantt-диаграммы, планы ресурсов и многие другие.
- Trello или Asana. Ориентированные на задачи инструменты, которые подходят для проектов меньшего масштаба или для команд, предпочитающих визуальное планирование.
- Jira. Часто используется в IT-отрасли, особенно при применении Agile-методологий. Позволяет управлять задачами, спринтами и другими аспектами проекта.
Визуализация
Для визуализации информации, такой как структура разбиения работ (WBS) или анализ рисков, могут пригодиться инструменты вроде MindMeister (для ментальных карт) или Visio (для сложных диаграмм и схем).
Заключение
Базовый план — это не просто формальный документ, это живой инструмент управления, который позволяет команде оставаться на правильном курсе и достигать поставленных целей. Правильное планирование — ключ к успешному завершению проекта.
Если статья была полезна, ставьте палец вверх, делить ею с коллегами и подписывайтесь на канал.
Еще больше интересных тем, связанных с управлением, методами и инструментами работы, вопросами коммуникаций в проектах, — на нашем Telegram-канале
