С 2019 года Управление Softline E-Commerce занимается проектами по автоматизации закупочных процессов в сегменте крупного бизнеса. Наши возможности по работе с каталогами позволяют адаптироваться к любым закупочным процессам и платформам клиентов, сократить затраты и оптимизировать ресурсы как заказчика, так и внутренние.
В этой статье мы хотим поделиться опытом Softline в управлении закупками и масштабировании лучших мировых и российских практик, применяемых в цифровой модели P2P (Procure-To-Pay). Подробно расскажем, что представляет собой процесс Procure-To-Pay, а также какие инструменты автоматизации закупок существуют.
Что такое процесс Procure-To-Pay
Сегодня Softline помогает трансформировать бизнес-процессы тысячам своих клиентов, используя различные инструменты и решения. Поговорим о таком бизнес-процессе, как закупки IT-компонентов системы (Software/Hardware/Services).
Управление закупками — это совокупность действий, направленных на приобретение товаров и услуг с участием нескольких подразделений компании. На закупку товаров и услуг тратится до 40% прибыли коммерческих организаций, поэтому такие задачи требуют регулярного контроля.
Procure-To-Pay (P2P) относится к процессам, которые начинаются с заказа товара, услуги или лицензии и заканчиваются его оплатой и получением. P2P подходит для автоматизации следующих процессов:
● Обработка заказов и запросов коммерческих предложений (сокращение сроков обработки до 5 минут).
● Отслеживание счетов на оплату.
● Отслеживание процессинга заказа на закупку.
● Формирование закрывающих документов.
Опыт Softline и внешние исследования показывают, что до 80% компаний используют в закупочной деятельности ручные или полуцифровые инструменты. Это приводит к неконтролируемым расходам, рискам для безопасности данных и низкой эффективности взаимосвязанных процессов.
Инструменты автоматизации Procurement
Возможности Softline в части автоматизации закупок не ограничиваются одним универсальным инструментом. Мы используем различные сценарии автоматизации, но выбор инструмента зависит от целей и бизнес-процессов каждой отдельной компании.
Рассмотрим три самых популярных решения:
1. Интеграция с закупочными платформами по API — программный файл с нашим каталогом, который мы передаем на любую платформу, усиливая присутствие Softline как поставщика на площадках закупок, используемых клиентом. API может состоять из любых блоков, которые есть в требованиях заказчика.
Такой инструмент может быть полезен в двух случаях:
● У клиента есть собственный портал закупок.
● Есть стороннее решение, где проводятся закупки клиента (B2B-порталы или маркетплейсы с возможностью сравнения цен различных поставщиков).
2. Softline E-Supply — кастомизированный B2B-интернет-магазин, где каждый клиент в режиме онлайн может увидеть персональные цены и оформить заказ или запрос коммерческого предложения, потратив минимум времени и усилий.
Кому подойдет этот инструмент:
● Клиентам, которым важно наличие корпоративного B2B-магазина у поставщика при участии в торгах.
● Крупным компаниям, у которых часть закупок проходит вне основного плана (нестратегическое закупки).
● Компаниям, у которых не автоматизирован процесс закупок через постоянных поставщиков, и есть риск влияния человеческого фактора.
3. Интеграции с внутренними системами заказчика. Задача такой системы — встраивание отдельных модулей автоматизации во внутренние системы клиента. Такое решение поможет автоматизировать не только доступ к актуальному каталогу 24/7 и оформление заказа, но и полную цепочку работы над этим заказом на платформе, к которой подключен заказчик.
Этот вариант требует детального изучения бизнес-процессов заказчика и формирование индивидуального решения под его задачи и требования автоматизации закупочной деятельности.
Какое решение выбрать
Рассмотрим, как выглядит процесс закупок без инструментов автоматизации и с ними.
Заключение
Выбор того или иного решения напрямую зависит от действующих процессов и регламентов компании. Помимо самих закупок, ответственные за это сотрудники должны соблюдать бюджетные лимиты и установленные цепочки согласований. Это регулярный процесс, абсолютно точно требующий оптимизации с помощью одного из решений.
Польза автоматизации закупок очевидна: компания может сократить количество временных и человеческих ресурсов на повторяющиеся процедуры, получая при этом хранение всех данных по выполненным заказам, включая необходимые документы, в едином цифровом пространстве. Как следствие затраты могут снизиться до 20%. Выбор остается за вами.
Если у вас возникли вопросы или вы заинтересованы в автоматизации закупок через Softline E-Commerce, не стесняйтесь связаться с нами по электронной почте — e-supply@softline.com. Мы всегда готовы помочь вам.
