В первой части мы создали проект Тендеры и настроили две доски: Тенедеры и Документы. После таких настроек уже можно полноценно работать с тендерами, без риска потерять важную информацию.
Сделаем доску еще нагляднее, информативнее и удобнее. Добавим продвинутых настроек, чтобы было удобнее работать в системе.
1. В первую очередь, настроим шаблон задачи. Это нужно, чтобы каждая задача создавалась по одним правилам, автоматизируем добавление ответственных исполнителей и обязательных стикеров. Заходим в настройки и создаем шаблон Новый тендер.
В подменю чат, выбираем людей которые будут добавлены к задаче, после ее создания. В нашем случае, будем считать что один человек отвечает за расчет ТЗ, второй за подачу тендеры. Поэтому есть смысл добавить обоих людей. Так же, можно добавить руководителя, чтобы он был в курсе всей переписки по тендеру.
В подменю Инфо / Лог добавляем сотрудников ответственных за расчет себестоимости тендера, сметчиков или менеджеров, которые будут исполнять проект.
И нажимаем сохранить шаблон. Теперь, при создании нового тендера, в карточку задачи будут добавляться ответственные и заинтересованные сотрудники.
2. Настроим стикеры доски. Для тендеров нам понадобятся два базовых стикера: Исполнитель и дедлайн. И создадим два дополнительных стикера: НМЦК - это начальная цена в тендере, и Цена - этот стикер будет показывать цену, с которой мы будем участвовать в конкурсе или до которой будем снижаться в аукционе.
При настройке шаблона мы указали что исполнителем будет конкретный сотрудник, но при настройках стикера можно указать чтобы исполнителем становился автор задачи, или программа требовала или предлагала указать исполнителя.
В стикере дедлайн настраиваем требование указать дедлайн выполнения задачи. В нашем случае, это будет срок подачи документов на тендер. Теперь система не даст создать задачу, если оставить пустым стикер дедлайн.
В библиотеке стикеров создаем стикеры НМЦК и цена, с типом Стикер с числом. Тут же можно выбрать иконку, которая будет отображаться на доске. В настройках НМЦК указываем, что необходимо указывать значение при создании задачи, и ставим галочки Показывать сумму значений и показывать название стикера. В стикере Цена не требуем указывать значение при создании задачи, так как на этапе создания Задачи мы не знаем, какая себестоимость тендера.
Теперь при создании Задачи с использованием шаблона и стикера на карточку будет добавлен исполнитель, и два стикера которые нужно обязательно заполнить.
После применения всех настроек, на каждой карточке появилась важная информация: контрольный срок, исполнитель, начальная сумма тендера и наша цена. В колонках добавлена сумма, по стикерам НМЦК и Цена. В колонке Исполнение это несет полезную информацию - сумма выигранных тендеров.
В третьей части настроим оперативную отчетность, с помощью инструмента сводка и отчетов.
---
---
Работа в Юджайл (YouGile) в команде до 10 человек полностью бесплатна без ограничения функционала. Попробуйте - https://yougile.com/p/02c7u
Возникли вопросы? Свяжитесь с нами по контактам указанным в профиле и мы проконсультируем вас по возможностям работы в Юджайл (YouGile).
Закажите внедрение Юджайл (YouGile) в вашей компании.