Работника организации нельзя привлечь к ответственности за утрату документов организации именно по основанию, что компания понесла убытки в связи с такой утратой документов и ей причинен ущерб в виде утраченного документа, так как работнику не вверяется документ и не передается по акту приема-передачи как материальная ценность. Работник будет нести материальную ответственность только в том случае, если с ним заключен договор о полной материальной ответственности и он по должности и согласно Перечню, утвержденному нормативно-правовым актом, имеет дело (ему вверяют) ТМЦ (кассир, водитель экспедитор и т.п.). Работник в этом случае, если произойдет утрата вверенных ему ценностей (ТМЦ), будет нести ответственность в размере причиненного убытка, так как эти вещи имеют стоимостную оценку, и она может быть определена согласно нормам бухучета и/или рыночной оценкой.
Если же организация намерена взыскать с работника штрафные санкции, которые были ей предъявлены проверяющими органами в связи утратой или ненадлежащим хранением документов, вверенных работнику: Разъяснение Государственной трудовой инспекции (ГИТ) по вопросу привлечения работника организации к ответственности за утрату документов прилагается.
ГИТ в том числе указала: что же касается ущерба в виде административного штрафа, наложенного на организацию, то вопрос о возможности его взыскания с работника не является однозначным. Исходя из позиции Роструда (Письмо от 19.10.2006 N 1746-6-1) данное взыскание является возможным. Иного мнения придерживается отдельные судьи (см., например, Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 20.06.2017 N 33-6980/2017). Также некоторые суды отмечают, что административный штраф не может быть отнесен к прямому действительному ущербу (см., например, Апелляционное определение Ульяновского областного суда от 21.01.2014 по делу N 33-198/2014).
Извлечение из апелляционного определения Нижегородского областного суда: «Отказывая в удовлетворении исковых требований о взыскании с работника суммы штрафа, наложенного на юридическое лицо, суд первой инстанции верно исходил из того, что штраф является мерой административной ответственности, применяемой к юридическому лицу за совершенное административное правонарушение. Уплата штрафа является непосредственной обязанностью лица, привлеченного к административной ответственности. Сумма уплаченного штрафа не может быть признана ущербом, подлежащим возмещению в порядке привлечения работника к материальной ответственности. Требования истца фактически направлены на освобождение от обязанности по уплате административного штрафа, наложенного на него в качестве административного наказания, что противоречит целям административного наказания, определенным в статье 3.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.