Кейс Headway Institute

Заказчик данного проекта - Headway Institute, один из крупнейших представителей онлайн-школ в своем кластере, обучающих как онлайн, так и офлайн. В своей работе активно использует CRM систему и на данном этапе развития осознал, что требуются дополнительные кастомные решения, созданные под потребности именно его компании.

Клиенту было необходимо связать две системы для работы продажников: AmoCRM и Holyhope, в которой работают педагоги. Системы отличались большим количеством вариативности логических связок и малыми сроками выполнения.

Процесс внедрения, особенности проекта

Для удобства внедрения процесс разбили на несколько логических частей. В первой части настроили синхронизацию процессов по ученикам между системами (создание и удаление). Вторая часть отвечала за передачу оплат и количества уроков между системами. В третьей части мы настроили формирование отчетов на базе списков AmoCRM, в которых отображалась прибыль компании от каждой группы и от конкретного ученика. Автоматизировали подсчет выплат по каждой группе и ученику, и далее автоматизировали учет дополнительных затрат на транспорт и учебные материалы учеников.

При работе обнаружили, что API Holyhope способен выполнить не все желания клиента, но мы нашли решения, которые помогают закрывать бизнес-задачи клиента аналогичным образом.

При внедрении основная сложность состояла в том, чтобы можно было охватить все возможные логические варианты действий и возможные действия пользователей при работе системы, так как не все процессы были явными.

Достигнутые результаты

В первую очередь мы сняли нагрузку с отдела продаж, передающего клиентов в систему учета учеников и занятий Holyhope. Также сняли нагрузку с руководства и автоматизировали вывод ключевых показателей по эффективности групп. Облегчили работу бухгалтерии, автоматизируя вывод показателей для расчета премий.

Так как реализованный нами функционал является автоматизацией ключевых моментов работы с клиентом, а именно передачи данных из одного департамента в другой, все наши доработки активно участвуют в работе персонала. Наши автоматизации и доработки снизили количество ошибок из-за человеческого фактора, разгрузили время руководителя, бухгалтера, сотрудников отдела продаж и сотрудников, ведущих учет в Holyhope.

Теперь ученики автоматически создаются в группах на пробных занятиях и при оплатах, а оплаты автоматически начисляются студенту в Holyhope. Отчеты по эффективности групп автоматически формируются в AmoCRM.

В целом сложности были только со стороны AmoCRM, когда мы уперлись в лимиты по API запросам и в то, что AmoCRM не всегда стабильно отправляет куки из воронки. В итоге мы приняли решение внедрить очереди, что разгрузило количество запросов, и поменяли нестабильные куки на запуск по крону.

Наша команда активно взаимодействовала с командой заказчика при сборе требований по работе текущей системы, оперативно реагировали на вопросы. Большая часть коллектива отдела продаж, работающая с клиентами каждый день, использует наши автоматизации и доработки в своей работе.

Клиенту понравился наш подход (ответственность за результат), качество работ и то, что мы уложились в сроки. как мы выполнили (сроки и) по его предыдущей задаче.