Управление проектами является неотъемлемой частью современного бизнеса. Компании стремятся обеспечивать высокое качество выполнения работ, соблюдать сроки и поддерживать прозрачную коммуникацию с заказчиками. Для эффективного управления проектами существует множество инструментов и методик. Одним из наиболее популярных и удобных инструментов для этой цели является платформа Битрикс24.
Основные принципы управления проектами в Битрикс24
1. Группы/Проекты для взаимодействия. Одним из первых шагов при работе над проектом в Битрикс24 является создание отдельной экстранет-группы. Это обеспечивает удобную площадку для обмена информацией между представителями заказчика и исполнителями проекта. В рамках группы можно планировать встречи, вести ленту событий, работать с документами и задачами.
2. Формирование команды проекта. В каждую экстранет-группу приглашаются представители заказчика и специалисты, участвующие в проекте. Для эффективной организации процесса назначается руководитель проекта, ответственный за координацию и контроль выполнения работ.
3. Использование сделок для контроля. Для общего контроля состояния проекта применяются сделки в направлении "DEV-Производство". Создание сделки автоматически запускается по воронке при завершении продажной сделки. Процесс разделяется на несколько стадий, начиная с инициации проекта и заканчивая сдачей-приемкой работ и контролем качества.
4. Задачи для управления проектами. Для ведения работ по договору и управления проектами идеально подходит функционал задач в Битрикс24. Каждой сделке в направлении "DEV-Производство" создается задача верхнего уровня, которая привязывается к экстранет-группе. Задача разбивается на подзадачи в соответствии с работами, указанными в договоре. Каждая задача имеет крайний срок выполнения, что позволяет отслеживать сроки выполнения работ.
5. Контроль трудозатрат и качества. В каждой задаче указывается учет фактического времени выполнения, что позволяет проводить план-фактный анализ по трудозатратам. В некоторых задачах используются чек-листы с перечнем необходимых действий, что помогает не упустить важные этапы работы.
6. Прозрачность и коммуникация. В комментариях к задачам ведется обсуждение и решение всех вопросов, возникающих в ходе выполнения. Применяется функционал "Не завершать задачу без результата", что позволяет понимать, что в итоге было сделано.
7. Оценка удовлетворенности заказчика. После завершения работ проводится этап контроля качества, который включает небольшое телефонное интервью с представителем заказчика. Это позволяет оценить удовлетворенность и выявить области для улучшения.
Плюсы использования функционала Битрикс24 для управления проектами:
- Удобное взаимодействие с заказчиками. Создание экстранет-групп позволяет поддерживать открытую и эффективную коммуникацию с заказчиками.
- Прозрачность и контроль. Благодаря задачам и сделкам компания имеет полный контроль над процессами и сроками выполнения работ.
- Оптимизация трудозатрат. Учет времени и использование чек-листов позволяют оптимизировать трудозатраты и повысить эффективность работ.
- Повышение качества. Контроль качества и обратная связь от заказчика способствуют улучшению качества услуг.
- Соблюдение сроков. Систематический контроль сроков позволяет избегать просрочек и соблюдать договорные обязательства.
- Анализ и развитие. Получение план-фактного анализа позволяет компании анализировать свою деятельность и принимать обоснованные решения для будущего развития. Использование Битрикс24 для управления проектами обеспечивает эффективное взаимодействие между заказчиком и исполнителем, а также увеличивает производительность и качество работ. Это позволяет компаниям достигать успеха в современных условиях жесткой конкуренции.