У вас тоже совещания превращаются в групповую психотерапию, где все друг на друга жалуются, кричат, плачут, и в итоге ничего не решают?🙄
На своих предыдущих работах я часто сталкивалась с этой проблемой. И сейчас, накопив определенный опыт, в том числе и со своей командой, я хочу поделиться мыслями на эту тему.
Это пригодится всем, кто ведет совещания - в ГОЗ без этого не обойтись.
Сразу уточню, эти советы - именно для тех, кто совещание ведет, руководит им, выполняет роль модератора.
А такой человек нужен обязательно. Какими бы умными, рациональными и сдержанными ни были ваши коллеги по отдельности, соберите их в одной комнате - и будете неприятно удивлены.
➡️Подготовьтесь
Выпейте чаю с ромашкой, помедитируйте. При необходимости - угостите чаем с ромашкой коллег.
Определите цели и задачи совещания. Есть ли ключевая повестка? Или вы просто встречаетесь, чтобы подвести итоги прошлой недели/спланировать следующую? Подготовьте все необходимые материалы и обозначьте другим участникам, что от них требуется. Так вы существенно сократите время на поиски данных во время самого совещания.
➡️Установите регламент совещания
Ведите протокол или запись совещания. Установив определенную тему, безжалостно пресекайте попытки от нее уйти.
Определите, кто отвечает за какой участок, и задавайте вопросы по теме конкретно ему. В этом вам помогут регламенты рабочих процессов с обозначением ответственных - у вас, надеюсь, такое есть?
➡️Управляйте временем
В идеале - у совещания должны быть временные рамки, за которые лучше не выходить. Признаемся честно, совещания больше полутора часов редко эффективны. Всем уже душно, скучно, хочется есть и в туалет.
Если тема совещания слишком обширна - не забывайте делать перерывы.
➡️Активно слушайте участников
Кажется, что это противоречит совету “не давать уходить от темы”. Но если кто-то активно пытается обсудить тему, которая не на повестке сегодня - отмечайте это в протоколе как тему для будущего обсуждения.
Внимательно слушайте людей, даже если вы не слишком хорошо разбираетесь в специфике того, что они говорят. Иногда именно это позволяет вам взглянуть на вопрос под неожиданным углом и задать вопрос, который они сами себе не задавали.
➡️Будьте готовы разрешать конфликты
Конфликтные ситуации на совещаниях бывают. Это нужно просто принять и учиться их разрешать. Постарайтесь поддерживать конструктивный диалог между участниками, помогайте их уважительно выслушивать и искать компромиссы. Не допускайте эскалации конфликтов и управляйте обстановкой, сохраняя спокойствие.
Главное - не оставайтесь в стороне в надежде, что все разрешится само. Увы, гораздо более вероятно, что вы не сходя с рабочего кресла побываете на птичьем базаре.
➡️Делайте резюме
Чтобы избежать ситуации, когда все поговорили, потратили время, а ни один вопрос так и не решился - обязательно подводите итог совещания. Лучше - в письменном виде.
Если для решения не хватило времени - выберите время, когда вы к нему вернетесь. Если не хватило данных - обозначьте, кто, к какому сроку должен эти данные добыть.
А что помогает вам не ненавидеть коллег во время совещаний?