Недавно я состояла в одной англоязычной переписке, и по такому случаю освежила в голове правила написания делового письма (formal letter).
Приветствие:
✏️Dear Mr (Ms) — если имя получателя известно;
✏️Dear Sir / Madam — если имя получателя неизвестно.
Вступление:
Максимально велеречивое: I am writing to inquire about …
Стиль:
✏️официозная лексика (teachers teaching staff);
✏️никаких сокращений (I'm I am, don't do not);
✏️никакого сленга и разговорной лексики (grandpa grandad grandfather);
✏️сухие и деловые союзы и соединительные слова (but however, plus in addition).
Прощание:
✏️Yours sincerely — если письмо начиналось с Dear Mr (Ms);
✏️Yours faithfully — если письмо начиналось с Dear Sir / Madam.
Внимание, вопрос: что не так в этих безупречных правилах, которые я помню ещё со школы?
Подвох в том, что этика, как и язык, не стоит на месте. Обращения Mrs и Miss мы оставили за бортом феминизма ещё в прошлом веке — не стоит и вспоминать.
Но новым и важным уточнением является то, что использовать формулировку Dear Sir / Madam теперь тоже считается моветоном. Вопрос гендера вообще лучше не затрагивать, если нет абсолютной уверенности в том, как человек себя определяет.
Кроме того, это обращение максимально безличное. Даже "на деревню дедушке" выглядит как-то конкретнее.
Если вы не знаете имя получателя, вам наверняка известна его должность или хотя бы куда именно вы обращаетесь. В таком случае можно использовать такие варианты:
✏️Dear Department of Finance, Dear Editorial Board, Dear Customer Service Team... — в общем, Dear и название компании или отдела, куда направляется письмо;
✏️Dear Head of Quality Assurance, Dear Recruiter... — соответственно, Dear и должность человека, которому вы пишите.
Если ситуация всё же складывается так, что "пишу тому, не знаю, кому", то и тут есть альтернатива получше, чем "Дорогой сэр или мадам, кто вы там":
✏️To Whom It May Concern;
Ну или просто пожелайте адресату чего-нибудь хорошего — это всегда приятно (и куда приятнее обезличивания):
✏️I hope this email finds you well;
✏️Good morning.
Что ещё почитать по теме:
✉️“Dear Sir or Madam”—Learn When to Use It and Some Alternatives;
✉️When to Use 'Dear Sir or Madam' & When to Use These 13 Alternatives;