В российском бухгалтерском учете нет аналога инвойса, однако он необходим для любой международной торговли. Разбираемся, что должно быть отражено в этому документе и кто должен его составлять.
Что это за документ
Инвойс (от англ. invoice) - это счет на оплату. Его формирует продавец на основании контракта, когда продает товар или услугу за рубеж. Выписка инвойса подтверждает передачу покупателю (или его грузоперевозчику) товара и возникновение обязанности оплаты согласно указанным условиям. Хоть он и похож на “наш” счет, инвойс требует больше подробностей о сделке и товарах.
Инвойс оформляют на языке заказчика или на английском языке. Однако по требованию российского законодательства, документ должен быть переведен и на русский. Для этого не обязательно нанимать профессионального переводчика, подойдет и сотрудник компании-покупателя.
Что в нем должно быть указано
Инвойс должен быть составлен по определенной форме и содержать информацию о продавце и покупателе, названия стран (отправляющая и принимающая), дату, порядок передачи товара покупателю, а также полную информацию о продаваемом товаре:
- наименование товара,
- краткое описание каждой позиции с указанием материала,
- вес,
- количество единиц в поставке,
- стоимость.
Зачем инвойс нужен таможне
Во-первых, именно на основании этого документа таможенные специалисты рассчитывают суммы налогов и пошлин. Во-вторых, для валютного контроля, чтобы убедиться в законности перевода денег за рубеж.
При поставке товаров из Китая продавец обычно формирует к оригиналу еще пять копий документа, которые распределяются между отправителем, получателем, перевозчиком и идут вместе с самим грузом.
Какие бывают инвойсы
При импорте из Китая вы можете столкнуться с двумя разными вариантами инвойса: коммерческим инвойсом и проформа-инвойсом. Они кардинально различаются.
- Коммерческий инвойс — это главный документ для таможни. Ответственность за его корректное заполнение лежит а экспортере, но лучше проверить заранее, что вам прислали. Помимо правильного детального описания товара, сверяйте наименование сторон и банковские реквизиты продавца с теми, которые указаны в контракте. Иначе могут возникнуть вопросы: при оплате контракта — со стороны банка, при ввозе товаров в страну — у таможни.
- Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец в одном из пяти случаев:
- итоговая стоимость еще не согласована окончательно.
- в договоре предусмотрена выплата аванса.
- экспортер не может точно определить вес товара до его непосредственной отгрузки (например, при отправляет судна с сыпучим грузом).
- пересылка деловым партнерам бесплатных образцов продукции.
- поставка безвозмездной гуманитарной помощи.
Проформа может быть оформлена и без подписания контракта. Но для растаможки коммерческой партии груза контракт все равно понадобится. В проформе может не быть реквизитов для оплаты, если не планируется перечисление аванса.
Менеджер ВЭД логистической компании Miles поможет вам проверить инвойс от поставщика и укажет на неточности и ошибки. В этом случае попросите продавца исправить их до отправки груза, чтобы избежать проблем с документами на таможне.