Найти тему
Клуб "АссистентЪ"

Управление проектами: методология и полезное руководство. Роль ассистента в управлении проектами.

Оглавление

Как руководитель, наверняка вы сталкивались с трудностями при выборе лучшей методологии управления проектами. Здесь мы поговорим о самых популярных методологиях управления проектами и роли ассистента руководителя в них.

Методология управления проектами — позволяет определить этапы работы, роли участников, а также установить системы управления рисками и коммуникацией внутри команды.

Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.

Этапы проекта

Этапы проектного управления детально описаны в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (PMBOK). Она была разработана в 1996 году Институтом управления проектами (PMI) в США.

Основные этапы жизненного цикла проекта:

Фаза 1: Инициация.

Данная стадия определяет будущее проекта и ожидаемый результат. Цель инициирования — определить, какие задачи может закрыть проект, и его перспективы. Важно проанализировать следующие ключевые моменты:

  • Формулирование ключевой цели.
  • Описание выгод, которые принесет разработка данного проекта.
  • Критерии успешного проекта.

Этап 2: Планирование.

Это важный этап, позволяющий предотвратить большинство причин провала проекта. Формулирование четких целей нужно начинать с ответа на ключевые вопросы:

  • Какую цель преследует проект?
  • Какие ключевые показатели деятельности (KPI)?
  • Какие ключевые точки оценки результатов проекта?
  • Какой бюджет необходим для реализации задумки?
  • Какие есть риски?
  • Каких специалистов нужно задействовать в проекте?

Этап 3: Реализация проекта.

Это этап реального взаимодействия сотрудников компании. Фаза выполнения проекта предполагает новые задачи для специалистов:

  • Применение методов управления проектами на практике. Это, прежде всего, контроль за процессами реализации проекта, промежуточные отчеты и т.п.
  • Контроль расходов. Менеджер проекта осуществляет мониторинг всех затрат: заработная плата, подписки на определенные ресурсы, оборудование, расходные материалы и прочее. Ключевая задача — уложиться в запланированный бюджет проекта.
  • Управление снабжением: подписки, арендная плата, контракты со сторонними организациями.
  • Контроль качества. Отсутствие просрочек по проекту и перерасхода еще не гарантирует, что проект будет успешен. Важен контроль качества выполнения всех стадий реализации и согласование с руководителем рациональных правок.

Этап 4: Мониторинг функций проекта.

Мониторинг обычно происходит параллельно этапу выполнения.

  • Внесение изменений, если это необходимо.
  • Информирование клиентов об обновлении проекта.
  • Мониторинг того, правильно ли движутся этапы проекта.
  • Управление затратами и бюджетом каждой задачи.

Этап 5: Закрытие проекта.

Команда готовит итоговый отчет. После согласования проекта и внесения правок права на него передаются заказчику. Следующая фаза — запуск проекта заказчиком.

Популярные методологии управления проектами, используемые бизнесом:

Waterfall - каскадная модель, Она предполагает последовательное выполнение этапов проекта, начиная от анализа требований и заканчивая тестированием и внедрением. Этот подход хорошо подходит для проектов с четкими и статичными требованиями. В данном методе используется такой инструмент управления проектами, как диаграммы Ганта, наглядно показывающие, как выполняется запланированная работа.

Каскадный метод управления проектами подходит для проектов среднего масштаба, в техническом задании к которым можно отразить весь перечень задач и соответствующих работ.

Agile - гибкая методология, которая предполагает итеративное и инкрементное развитие проекта. Она акцентирует внимание на участии заказчика в каждом этапе проекта и принятии решений на основе непосредственного взаимодействия команды и заказчика. Agile хорошо подходит для проектов, где требования могут меняться на протяжении работы над проектом.

По сути дела, Agile не является методом управления проектами. Agile — это совокупность принципов, на которых базируются другие методы проект-менеджмента:

  • Scrum
  • XP (Extreme Programming)
  • Kanban
  • Feature Driven Development
  • Lean
  • И т.д.
-2

Подробно познакомиться с этими и другими методиками можно здесь

Какую бы методологию управления проектами вы не выбрали, на каждом этапе работы ассистент оказывает помощь и поддержку в реализации проекта.

Давайте рассмотрим роль ассистента в управлении проектами и то, какую ценность они приносят проектным командам.

Они играют ключевую роль в организации проекта - помогают управляющим планировать, назначать задачи и контролировать ход выполнения проекта. Ассистенты отслеживают сроки, разрабатывают графики и помогают управляющим сориентироваться в потоке информации. Они делают все возможное для того, чтобы проект продвигался вперед.

Они играют важную роль в коммуникации - являются связующим звеном между членами проектной команды, клиентами и другими заинтересованными сторонами. Они организуют встречи, совещания и обеспечивают передачу информации между разными участниками проекта. Ассистенты также отвечают на запросы и разрешают возникающие проблемы в области коммуникации. Благодаря своей связи с разными участниками, ассистенты могут помочь управляющим получить нужные ресурсы и поддержку, что в свою очередь способствует успешной реализации проекта.

Они играют важную роль в сборе и анализе данных проекта - собирают и обрабатывают информацию о выполнении задач, затратах, рисках и прогрессе проекта. Ассистенты помогают управляющим анализировать эти данные и принимать правильные решения на основе полученной информации. Ими составляются отчеты, диаграммы и другие инструменты для отслеживания и оценки проекта. Эта информация помогает управляющим контролировать выполнение проекта и принимать меры по его улучшению.

В целом, ассистенты играют незаменимую роль в управлении проектами. Они помогают эффективно управлять ресурсами, информацией и коммуникацией, обеспечивая успешную реализацию проекта. Благодаря своему многогранному подходу и способности оперативно реагировать на изменения. Они являются неотъемлемой частью проектной команды.