Как руководитель, наверняка вы сталкивались с трудностями при выборе лучшей методологии управления проектами. Здесь мы поговорим о самых популярных методологиях управления проектами и роли ассистента руководителя в них.
Методология управления проектами — позволяет определить этапы работы, роли участников, а также установить системы управления рисками и коммуникацией внутри команды.
Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.
Этапы проекта
Этапы проектного управления детально описаны в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (PMBOK). Она была разработана в 1996 году Институтом управления проектами (PMI) в США.
Основные этапы жизненного цикла проекта:
Фаза 1: Инициация.
Данная стадия определяет будущее проекта и ожидаемый результат. Цель инициирования — определить, какие задачи может закрыть проект, и его перспективы. Важно проанализировать следующие ключевые моменты:
- Формулирование ключевой цели.
- Описание выгод, которые принесет разработка данного проекта.
- Критерии успешного проекта.
Этап 2: Планирование.
Это важный этап, позволяющий предотвратить большинство причин провала проекта. Формулирование четких целей нужно начинать с ответа на ключевые вопросы:
- Какую цель преследует проект?
- Какие ключевые показатели деятельности (KPI)?
- Какие ключевые точки оценки результатов проекта?
- Какой бюджет необходим для реализации задумки?
- Какие есть риски?
- Каких специалистов нужно задействовать в проекте?
Этап 3: Реализация проекта.
Это этап реального взаимодействия сотрудников компании. Фаза выполнения проекта предполагает новые задачи для специалистов:
- Применение методов управления проектами на практике. Это, прежде всего, контроль за процессами реализации проекта, промежуточные отчеты и т.п.
- Контроль расходов. Менеджер проекта осуществляет мониторинг всех затрат: заработная плата, подписки на определенные ресурсы, оборудование, расходные материалы и прочее. Ключевая задача — уложиться в запланированный бюджет проекта.
- Управление снабжением: подписки, арендная плата, контракты со сторонними организациями.
- Контроль качества. Отсутствие просрочек по проекту и перерасхода еще не гарантирует, что проект будет успешен. Важен контроль качества выполнения всех стадий реализации и согласование с руководителем рациональных правок.
Этап 4: Мониторинг функций проекта.
Мониторинг обычно происходит параллельно этапу выполнения.
- Внесение изменений, если это необходимо.
- Информирование клиентов об обновлении проекта.
- Мониторинг того, правильно ли движутся этапы проекта.
- Управление затратами и бюджетом каждой задачи.
Этап 5: Закрытие проекта.
Команда готовит итоговый отчет. После согласования проекта и внесения правок права на него передаются заказчику. Следующая фаза — запуск проекта заказчиком.
Популярные методологии управления проектами, используемые бизнесом:
Waterfall - каскадная модель, Она предполагает последовательное выполнение этапов проекта, начиная от анализа требований и заканчивая тестированием и внедрением. Этот подход хорошо подходит для проектов с четкими и статичными требованиями. В данном методе используется такой инструмент управления проектами, как диаграммы Ганта, наглядно показывающие, как выполняется запланированная работа.
Каскадный метод управления проектами подходит для проектов среднего масштаба, в техническом задании к которым можно отразить весь перечень задач и соответствующих работ.
Agile - гибкая методология, которая предполагает итеративное и инкрементное развитие проекта. Она акцентирует внимание на участии заказчика в каждом этапе проекта и принятии решений на основе непосредственного взаимодействия команды и заказчика. Agile хорошо подходит для проектов, где требования могут меняться на протяжении работы над проектом.
По сути дела, Agile не является методом управления проектами. Agile — это совокупность принципов, на которых базируются другие методы проект-менеджмента:
- Scrum
- XP (Extreme Programming)
- Kanban
- Feature Driven Development
- Lean
- И т.д.
Подробно познакомиться с этими и другими методиками можно здесь
Какую бы методологию управления проектами вы не выбрали, на каждом этапе работы ассистент оказывает помощь и поддержку в реализации проекта.
Давайте рассмотрим роль ассистента в управлении проектами и то, какую ценность они приносят проектным командам.
Они играют ключевую роль в организации проекта - помогают управляющим планировать, назначать задачи и контролировать ход выполнения проекта. Ассистенты отслеживают сроки, разрабатывают графики и помогают управляющим сориентироваться в потоке информации. Они делают все возможное для того, чтобы проект продвигался вперед.
Они играют важную роль в коммуникации - являются связующим звеном между членами проектной команды, клиентами и другими заинтересованными сторонами. Они организуют встречи, совещания и обеспечивают передачу информации между разными участниками проекта. Ассистенты также отвечают на запросы и разрешают возникающие проблемы в области коммуникации. Благодаря своей связи с разными участниками, ассистенты могут помочь управляющим получить нужные ресурсы и поддержку, что в свою очередь способствует успешной реализации проекта.
Они играют важную роль в сборе и анализе данных проекта - собирают и обрабатывают информацию о выполнении задач, затратах, рисках и прогрессе проекта. Ассистенты помогают управляющим анализировать эти данные и принимать правильные решения на основе полученной информации. Ими составляются отчеты, диаграммы и другие инструменты для отслеживания и оценки проекта. Эта информация помогает управляющим контролировать выполнение проекта и принимать меры по его улучшению.
В целом, ассистенты играют незаменимую роль в управлении проектами. Они помогают эффективно управлять ресурсами, информацией и коммуникацией, обеспечивая успешную реализацию проекта. Благодаря своему многогранному подходу и способности оперативно реагировать на изменения. Они являются неотъемлемой частью проектной команды.
