Представьте: вы долго готовились к переговорам, скрупулезно составляли список возможных вопросов и возражений, оттачивали аргументы, создавали эффектную презентацию… И вот решающий момент, но что-то идет не так.
Переговорная комната оказывается занятой другим менеджером, приходится просить руководителя провести встречу в его кабинете.
Ключевые участники не смогли приехать и предлагают подключиться онлайн, но в офисе проблемы с оборудованием для видеосвязи.
Решаете обойтись без камер и приступаете к переговорам, но тут у вашего интернет-провайдера внезапный сбой со связью.
Вместо вопросов партнера вы слышите нечленораздельное кваканье.
По закону подлости подобные мелочи наслаиваются друг на друга и растут как снежный ком. Можно ли их предвидеть и предотвратить? Да, если знать типичные технические причины провальных переговоров.
Будущие администраторы TheOffice поделились списком и рассказали, как в условиях сервисного офиса подобные проблемы решаются на корню.
1. Несоблюдение правил пользования переговорными
Обычно в офисах, где есть оборудованная комната или несколько комнат для переговоров, устанавливают правила. Например:
- записывать время предполагаемых переговоров заранее в специальную табличку Excel;
- не входить, если дверь закрыта, и вы не были приглашены на встречу;
- не разговаривать снаружи под дверью, не создавать лишние шумы и т. д.
Хорошо, если все сотрудники в курсе внутренних регламентов и добросовестно соблюдают их. Но часто бывает так, что в суете рабочих процессов кто-то забывает своевременно внести информацию или рассказать о правилах новому сотруднику. На этой почве могут возникать недоразумения, что особенно неприятно, если свидетелями становятся клиенты или партнеры.
Что делать
Прописать внутренние правила пользования переговорными и донести их до всех сотрудников. Приобрести и внедрить ПО для бронирования переговорных комнат.
Как делают в сервисном офисе
В TheOffice предусмотрены переговорные комнаты различного формата: board-room для статусных мероприятий и верхнеуровневых переговоров; зона pitch-room вместимостью до 30 человек с возможностью разделения на 2 комнаты; отдельные переговорные в корпоративных блоках. Управление доступом осуществляется с помощью СКУД через мобильное приложение. Администраторы следят за бронированием и порядком использования переговорных. Можете быть уверены, что в выбранное назначенное время комната будет готова, и посторонние вас не потревожат.
2. Недостаточная подготовка к презентации
Когда переговоры включают в себя демонстрацию презентаций, плохая подготовка может сыграть злую шутку. Если в процессе встречи вы будете тратить время и силы на поиск совместимых программ, это может замедлить ход переговоров и привести к полному провалу.
Что делать
Проверьте работоспособность оборудования, убедитесь в наличии необходимых программ и приложений. Рассмотрите возможные технические проблемы, которые могут возникнуть во время переговоров, и подготовьтесь заранее к их решению.
Как делают в сервисном офисе
В переговорных TheOffice установлено необходимое оборудование для демонстрации презентационных материалов. Администраторы помогают настроить передачу с устройств резидентов и приходят на помощь, если возникают какие-то сложности.
3. Неумелая работа с оборудованием
Для проведения качественной онлайн-встречи с несколькими участниками одного ноутбука будет недостаточно. Если нужно использовать дополнительное оборудование для видео-конференц-связи, не рассчитывайте разобраться с ним за 5 минут до начала встречи. В противном случае вы сильно рискуете сорвать ее.
Что делать
Планируя встречу с использованием дополнительного оборудования, ознакомьтесь с инструкциями и убедитесь, что знаете, как с ним работать. Если вы только задумываетесь о приобретении оборудования ВКС в офис, обратитесь к опытному системному администратору, который подберет совместимые устройства под ваши задачи. Учтите, что цифровое оборудование быстро устаревает, на нем не стоит экономить.
Как это делают в сервисном офисе
В TheOffice будут установлены новейшие системы ВКС с 3D-камерами, высокочувствительными микрофонами и качественными динамиками. В сочетании с мониторами диагональю 60-75 дюймов эти устройства обеспечивают первоклассное качество связи и максимальный эффект присутствия.
4. Проблемы с качеством видео и звука
Есть десятки факторов, которые могут влиять на качество видео и звука: характеристики оборудования, совместимость с программным обеспечением, скорость интернета и многое другое. Проблемы с качеством связи могут раздражать участников встречи, что неизбежно сказывается на концентрации и вовлеченности в переговоры.
Что делать
Заранее протестируйте функции и проверьте настройки видео- и аудиооборудования. Убедитесь, что микрофон и камера работают исправно, чтобы ваши собеседники могли вас слышать и видеть.
Как делают в сервисном офисе
Администраторы следят за работоспособностью оборудования, проводят инструктажи по его использованию и помогают с настройкой.
5. Проблемы с интернет-соединением
Слабый Wi-Fi — самая банальная причина, по которой переговоры могут затянуться, а то и не состояться. Как это часто бывает, проблемы с соединением возникают в самый ответственный момент.
Что делать
Заранее убедитесь, что соединение с интернетом в переговорной стабильное и надежное. Если возможно, используйте проводное подключение вместо Wi-Fi, чтобы избежать проблем с перебоями сигнала.
Как делают в сервисном офисе
Резидентам TheOffice доступен высокоскоростной Wi-Fi и проводной интернет с производительностью передачи 1 Гб/с. Беспроводной сигнал обеспечивается высокопроизводительными антеннами, мощность которых аналогична тем, что используются в международных аэропортах. Связь обеспечивают два независимых провайдера. Автоматическое переключение с основного провайдера на резервного исключает риск потери соединения.
6. Незнание технических особенностей платформы
Планируя переговоры с использованием платформы видеоконференцсвязи, таких как Zoom, Google Meet или Яндекс Телемост, учтите, что каждая из них имеет свои особенности. Даже если вы уже пользовались платформой и хорошо изучили ее, обратившись к ней в очередной раз, есть вероятность обнаружить обновленный функционал и измененный интерфейс, который по незнанию может показаться сложным.
Что делать
Познакомьтесь с особенностями и функциональностью платформы для видеоконференций. Узнайте, как делиться экраном, включать и выключать видео, управлять микрофоном и делать запись сессии.
Как делают в сервисном офисе
Задача администраторов сервисного офиса — обеспечить комфортное пользование имуществом и цифровой инфраструктурой. Поэтому к ним без стеснения можно обращаться за помощью в любом вопросе, где сложно разобраться одному.
7. Отсутствие резервного плана
На случай возникновения технических проблем полезно держать в уме запасные варианты. Например, возможность использовать резервное оборудование, переместиться в другое пространство или записать встречу для тех, кто не смог присутствовать.
Что делать
Следуя рекомендациям выше, вы уже обезопасите себя от части возможных технических неувязок. Помимо перечисленного, полезно держать необходимые файлы на нескольких носителях, заранее отправить их себе или коллеге в мессенджере. Так в случае проблем с оборудованием вы сможете быстро поделиться информацией с участниками встречи.
Как делают в сервисном офисе
Основная идея сервисного офиса в гибкости. Если вы являетесь резидентом такого пространства, можете считать, что резервный план у вас есть всегда. Даже если вы забыли заблаговременно забронировать переговорную, для вас могут отделить часть pitch-room шумоизоляционной перегородкой, установить переносную систему ВКС, а при необходимости записать встречу на внешнюю камеру с хорошим качеством и звуком. Если и этот план не удается реализовать, вы всегда можете пообщаться с партнерами в просторной дзен-гостиной.
Справка: The Office — новый сервисный в БЦ "DMTower" у м. Тульская. В нем можно арендовать корпоративный блок для компании до 75 человек или отдельные рабочие места. Подробная информация и контакты на сайте theoffice.ru.