Актуальность: вечная (большая часть)
Категория: Саморазвитие (менеджеров)
Читать или пропустить: Можно прочитать
Что понравилось
Я попробовал, как рекомендовалось, вести ежедневный учет времени. Это очень напомнило ведение бюджета, когда не хватает денег. Уже в первый же день мысль о том, что нужно будет зафиксировать простое пятиминутное безделье, мотивировало переключиться на работу. Только я использовал не бумажные карточки, а нашел приложение на телефон.
Понравился раздел про цели. Особенно разложение на "Почему", "Что" и "Как". После этой главы я завел себе цели на ближайшие 10 лет.
Ещё понравился совет - летайте бизнес-классом. Это не только дорого, но и полезно для здоровья.
Что не понравилось
Вложенность пунктов и подпунктов. В книге много инструкций, которые детализируются другими инструкциями, при выходе из которых приходится вспоминать об основном списке.
Итог
В книге последовательно даются практические методы, как превратиться в робота, который каждую секунду делает только то, что нужно. А то, что не нужно, анализирует и исправляет)).
Если мысленно заменять карточки на приложения, звонки на видео встречи, то в целом книга подходит под нашу текущую жизнь.
В общем это сборник лайфхаков, как найти пару лишних (уж точно не 10) часов в неделю для нормального человека.
Из 100-го тома (https://promo.sber.ru/180/book100/007.html):
Честно говоря, название книги вводит читателей в заблуждение. Про управление стрессом в ней первая и… одна из последних глав. По сути, мы имеем дело с книгой по тайм-менеджменту, а точнее – о том, как управлять собой, чтобы не пришлось управлять временем, ибо это, по мнению автора, невозможно.
Эта книга о том, как сменить «занятость» на эффективность, ведь таким образом понизится уровень стресса.
Самоанализ и самоорганизация
«…Давайте начнем с признания, что управлять временем невозможно. Ни один руководящий работник, каким бы опытным он ни был, никогда не управлял ни единой секундой (если вы сомневаетесь в этом, попытайтесь управлять следующими пятью минутами). Хотя ради удобства я и буду продолжать использовать фразу “организация времени”, на самом деле мы будем изучать пути максимально эффективной организации нас самих и – насколько это возможно – нашего окружения». Первое, что предлагает автор «на пути максимально эффективной организации нас самих» – избавиться от установок, которые мешают нам грамотно работать с временным ресурсом. Вот некоторые из них:
• «Я от рождения неорганизованный человек».
• «Единственный способ сделать больше – это работать еще усерднее».
• «Если вы хотите, чтобы работа была выполнена хорошо, вам надо сделать ее самому».
Проработав эти барьеры, можно переходить к следующему этапу – этапу контроля.
Учет времени
Для контроля своих отношений со временем Льюис предлагает несколько инструментов, которые он называет «Карточками учета времени». Первая из них представляет собой таблицу, в которую вы записываете все свои задачи, указывая время начала выполнения, продолжительность, степень приоритетности и предложения по оптимизации. Помните: вы должны отмечать каждое переключение внимания от одного дела к другому, даже десятисекундный телефонный разговор. Да, ведение таблицы – дополнительная нагрузка, но мониторинг своих отношений со временем – ключевой инструмент освобождения от стресса.
Целеполагание
Теперь, имея «портрет» своего рабочего времени, можно приступать к «расчистке завалов», которые создают стрессовую ситуацию. И начинать Льюис предлагает с создания эффективной системы целей и приоритетов.
Все наши цели делятся на три категории:
«Что». Показывают, чего именно мы хотим добиться в своей деятельности.
«Как». Конкретизируют, как именно мы должны этого добиться.
«Почему». Это причины того, зачем нужно достигать целей «Что» и «Как». Это наши ценности и приоритеты, касающиеся жизни в целом, самореализации, близких людей.
Именно с целей «Почему» стоит начинать строить свою систему приоритетов. Для этого автор предлагает довольно остроумную технику – написать свой собственный некролог, который стал бы итогом желаемой жизни. В нем найдут отражение наши ключевые ценности – чего мы хотели бы добиться в жизни, как хотели бы ее прожить, какие отношения с близкими людьми построить, какой след оставить. Основываясь на этом, можно создать конкретное дерево целей, а отвечая на вопросы «Что» и «Как», определить приоритеты.
Определение приоритетов
Приоритет опирается на две ключевые характеристики цели – важность и срочность.
• Задание с высоким приоритетом одновременно срочное и важное.
• Задание со средним приоритетом может быть либо срочным, либо важным, но никогда – и тем и другим одновременно.
• Задание с низким приоритетом не является ни срочным, ни важным.
Дальше при планировании цели и задачи выстраиваются в соответствии с уровнем их приоритета.
Избавление от низкоприоритетных задач
Что делать с низкоприоритетными задачами? Льюис предлагает три выхода: отказаться, делегировать, отложить.
Отказаться, если на три следующих вопроса вы ответите «нет»:
• Способствует ли выполнение этого задания достижению одной из моих целей?
• Являюсь ли я тем человеком, который лучше всего справится с этой работой?
• Соответствует ли ценность этой задачи стоимости часа моего рабочего времени?
Делегировать, за исключением следующих задач:
1. Планирование основного проекта.
2. Подбор команды исполнителей этого проекта.
3. Контроль за работой команды.
4. Стимулирование членов команды.
5. Оценка членов команды.
6. Вознаграждение членов команды.
Отложить. Откладывание дела может быть не только отрицательным явлением (прокрастинация), но и положительным. Это может происходить, когда:
• задание с низким приоритетом откладывается в пользу высокоприоритетного задания;
• вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания;
• ваше физическое или умственное состояние делает продуктивную работу невозможной.
Избавление от «воров, крадущих время»
Незапланированные посетители, телефонные звонки, ожидание встречи, слишком частые и бессмысленные совещания и даже слишком долгое чтение и написание всевозможных документов – все это крадет наше время. Контролировать временные ресурсы, которые мы тратим на эти задачи, избавляться от того, от чего возможно избавиться, и сокращать до минимума то, от чего избавиться невозможно, – все это дает реальную экономию времени в нашей жизни.
Десятиминутная программа организации времени и нагрузки
Автор предлагает «десятиминутную программу для оптимизации своих временных ресурсов». Она состоит из нескольких этапов.
Этап 1. Проанализировать качество использования времени
Заново просмотрите «Карточки использования времени». В общую таблицу выпишите все потери времени, связанные с исполнением низкоприоритетных задач, задач, которые можно было бы делегировать, а также внезапных переключений от одного дела к другому, потери времени в пути и ожидании и т. п.
Этап 2. Просуммировать время, потерянное нами за неделю
Это время представляет наш резерв, которым мы можем воспользоваться для продуктивной деятельности. По статистике, для большинства менеджеров оно составит не меньше десяти часов в неделю!
Этап 3. Ежедневно посвящать десять минут своего рабочего времени трем задачам:
• Учет времени (записи в «Карточках учета»).
• Анализ затраченного времени (анализ «Карточек»).
• Составление списка приоритетов на следующий день (вписывание приоритетных задач в верхнюю часть «Карточки учета времени»).
«…И это все. Затрачивая на эти задачи десять минут в конце каждого рабочего дня, – пишет автор, – вы не только подарите себе один дополнительный день в неделю, но и более эффективно и с меньшим напряжением будете справляться со своей рабочей нагрузкой».
Почему Сбер выбрал эту книгу для своей библиотеки
Одна из ключевых ценностей Сбера – это эффективность работы менеджера. А эффективность подразумевает не только максимально возможный результат, но и минимизацию использованных для получения этого результата ресурсов. И прежде всего – времени.
Книга Дэвида Льюиса – одно из первых и наиболее проработанных руководств по управлению временем. Причем автор предложил не просто набор приемов, а базовый системный алгоритм снижения управленческого стресса с помощью регулярного тайм-менеджмента. При всей своей практичности – это не просто инструкция. Скорее это трактат о важности времени в нашей жизни, с массой практических приложений. Вся книга проникнута символами и атрибутами времени – начиная с истории измерения времени человечеством и заканчивая стэнфордскими экспериментами доктора Филипа Зимбардо.
Об авторе
Дэвид Льюис – председатель и директор по исследованиям компании MindLab, член Ассоциации развития науки Америки, телеведущий, спикер крупнейших бизнес-конференций. Активно работает с ведущими компаниями, входящими в списки FTSE 100 и Fortune 500.
Том 5 - Полный список - Том 8