Как провести рабочую встречу эффективно

Работая в режиме 25+ встреч в неделю, я долгое время мучилась вопросом: как получать максимум пользы из запланированных созвонов и сохранять силы до вечера?

За 5 лет работы я вывела следующую формулу эффективных встреч:

состояние + подготовка + определённость + фокус + доверительное пространство + завершённость = эффективная встреча

Расскажу поподробнее о каждом элементе:

💚«заряженное состояние» — база для продуктивности в целом и эффективных встреч в частности.

Встреча вряд ли пройдёт эффективно, если у вас недостаточно физического ресурса (недосып, чувство голода, отсутствие стаканчика воды рядом) и неоптимальное психическое состояние (раздражённость или апатия). Всё это будет мигать красной лампочкой и отвлекать от цели встречи, требуя восстановления ресурса — прямо как уведомление о разряженной батарейке на телефоне.

В таких условиях сложнее будет держать фокус внимания, проявлять эмпатию, слушать и слышать коллег, видеть больше вариантов решения ситуации и находить общие точки соприкосновения. А значит, встреча вряд ли пройдёт эффективно.

Поэтому проверка и поддержание внутреннего заряда — must have перед любой встречей.

💚подготовка, подготовка и ещё раз подготовка — закладывают почти 50% успеха встречи. Чтобы не упустить ничего важного и при этом не нагружать мозг лишней информацией, все действия по подготовке ко встрече держу в чек-листе.
Вот он:

1. Определиться с целью и участниками встречи

• сформулировать вопрос, который нужно решить
• сделать самопроверку — нельзя ли решить вопрос в переписке и обойтись без встречи
• определить список сотрудников, в зоне ответственности которых лежит решаемый вопрос
• продумать, какие материалы могут понадобиться в ходе встречи; можно ли что-то подготовить заранее; если да — подготовить материалы

2. Назначить встречу

• наметить в календаре предполагаемую дату встречи
• выбрать сотрудников, в зоне ответственности которых лежит решаемый вопрос
• для сотрудников, участие которых желательно, но не обязательно — указать статус «optional»
• определить время, необходимое на встречу (20 / 50 минут)
• найти общий свободный слот:
  Встреча не должна наслаиваться на другие события в календаре. Также важно учитывать график работы участников (время начала и окончания работы; перерывы, дни без встреч). Чтобы начать вовремя, не стоит ставить встречу впритык к предыдущей или следующей

3. Зафиксировать описание встречи:

• указать цель встречи и конечный ценный результат, к которому стремимся прийти в ходе встречи
• прикрепить материалы ко встрече (если есть)
• открыть доступ к материалам встречи
• указать действия, которые нужно совершить участникам до встречи (например, ознакомиться с материалами)
• создать пространство для встречи: если все участники удалённо — прикрепить ссылку если есть участники, работающие из офиса, — забронировать переговорную

С таким чек-листом туманное «подготовиться ко встрече» превращается в понятный план действий. И мозгу проще взять и всё сделать👩‍💻

💚создание ясности и определённости — мозг устроен так, что при недостатке информации он либо не включается в обсуждение, считая тему «слишком сложной и непонятной», либо начинает беспокоиться. Поэтому чтобы встреча прошла эффективно, стараюсь давать участникам максимум необходимой информации на всех этапах — от назначения встречи до результатов обсуждения.

💚поддержание фокуса внимания по ходу встречи — пожалуй, самая сложная задачка. Обычно фокуса внимания хватает не более, чем на 30 минут. В условиях онлайн-встреч даже при более коротких обсуждениях этот фокус легко потерять.

Поэтому:

• стараюсь проводить встречи с включённой камерой — это помогает создать больше контакта с участниками, а также заметить, если вдруг собеседник улетел в рабочие задачки / переписки, вовремя вернуть его фокус внимания)
• сама держу перед глазами повестку ко встрече
• выключаю уведомления в рабочих каналах
• если чувствую, что «расплываемся» — возвращаю обсуждение в нужное русло (вопросами или просто повтором повестки встречи)
• важные вопросы, не относящиеся к обсуждению, «паркую» и отдельно фиксирую после встречи.

💚создание доверительного пространства — чтобы рабочая встреча прошла эффективно, очень важно каждому участнику дать возможность высказаться и быть услышанным.

Для этого:

• в начале встречи отдельно проговариваю формат, в котором можно задавать вопросы (обычно это «можно перебивать и задавать вопросы по ходу встречи»)
• призываю использовать поднятую руку
• иногда — сама «активизирую» участников встречи, чтобы услышать их мнение и прояснить возможные непонятности.

💚создание завершённости — ничего не угнетает так, как встречи, которые ничем не закончились. Поэтому все встречи стараюсь доводить до логического завершения: фоллоу-апа или конкретной задачи в таск-трекер ответственным исполнителям. Это помогает мозгу убедиться, что время прошло не зря (и есть конкретные результаты обсуждения), не держать в голове лишнюю информацию и сразу пробрасывает мостик к дальнейшим действиям.

Продуктивных встреч!