Как помочь новичку быстрее начать работу в должности.
Метод взаимных ожиданий в профессиональной адаптации
(методическое пособие)
Руководить людьми приходится многим, и у кого-то это получается хорошо. Однако часто бывает так, что ошибки руководителя приводят к ухудшению работы подчиненных.
Как руководителю избежать пагубных ошибок управления?
Руководителям нужно знать основы управления и психологии, чтобы не гадать, не изобретать велосипед, а действовать на основе науки и опыта человечества.
Ситуация, в которой руководители часто допускают ошибки:
Юноша Андрей вышел на работу. Это его первый рабочий день. Андрей полон энтузиазма, в своих мечтах он вот-вот станет мастером. Его руководитель Иван Иванович добродушно улыбается юношескому порыву. Андрей учился хорошо, и сразу же приступил к работе, но… не сразу у него стало получаться так, как надо. Поначалу он не расстроился и подбадривал себя, что справится. Однако все также неумело ошибался, и получалось не то. Андрей приуныл, энтузиазм прошел. Что происходит? Он не пригоден к этой работе? Ему не дано? Это не его профессия и не его коллектив? Почему день за днем он не может научиться делать работу, которую его коллеги делают легко? А коллеги уже посмеиваются над ним, а то и упрекают в том, что кому-то из них приходится переделывать брак или делать двойную норму - за новенького. Руки новичка опустились и не поднимаются. Он весь погружен в себя и свои страдания. Желания идти на работу нет. Андрей сказался больным и не вышел на работу. Он был настолько переполнен переживаниями, что приложился к бутылке, хотя был спортсменом. Утопая в этом омуте негативных эмоций, Андрей решил уйти с работы, уволиться.
Что происходит и что делать? Руководитель Иван Иванович знает свое дело и делает - знает, как обращаться с новичками!
Обычно руководители практикуют следующее:
А: Дают новичку свободу осмотреться, освоиться, свежим взглядом увидеть что-то, что не видит замыленный глаз ветеранов, делать работу по-своему, самостоятельно осваивать профессию — ведь его же учили где-то!
Б: Тоже свобода, но будто бросили с лодки, чтобы сам научился плавать — требуют выполнять норму, как все, терпеть и работать. Коллеги тоже подгоняют и недовольны. Раз тебя где-то там научили - трудись наравне со всеми!
В: Если новичок не справляется, у него не получается, он не может быстро освоить профессию — значит, не подходит для этой работы, и надо его скорее уволить, чтобы найти на это рабочее место пригодного.
Может, что-то из этого и правильно? У мастера есть свой ответ!
Новичок в трудовом коллективе — это знакомая история. Правда, часто начало пути становится для новичка нелегким испытанием. Что нужно делать руководителю, чтобы облегчить освоение новичком должности и быстрее поставить его в общий строй трудового коллектива?
Метод взаимных ожиданий! Руководителю стоит применить метод взаимных ожиданий — ведь каждый в этой паре ждет от друг друга того, что было бы полезно обоим. Очевидно, что цель у руководителя и у работника одна — быстрое освоение новичком должности и начало его полноценной слаженной работы вместе с коллегами.
Все отношения строятся на основе обмена чем-то взаимополезным. Например, у одного есть информация, а другой в ней нуждается, и тогда сообщение первым этой информации второму принимается как полезное, а в обмен предлагается и передается что-то другое, полезное первому — помощь в чем-то. Кстати, взаимность настолько “в крови”, что принято благодарить за полученную пользу. В результате такого обмена оба партнера получают полезное каждый для себя. Есть обязательные условия для хорошего обмена, а значит, и для получения сторонами необходимого каждому.
Правила взаимополезного обмена:
Во-первых, каждый ожидает от партнера, что получит необходимое для себя, если даст что-то, необходимое партнеру. У каждого есть такое ожидание.
Во-вторых, каждый должен знать об ожиданиях партнера, узнавать, спрашивать и следить за изменениями ожиданий. Каждый знает об ожиданиях партнера.
Во-третьих, каждый должен дать именно то, столько и так, как этого ожидает партнер. Каждый дает ожидаемое.
При исполнении партнерами этих условий, происходит взаимополезный обмен, развиваются и укрепляются отношения, сотрудничество приводит к хорошим результатам совместной деятельности. Более того, складывается добротная социальная система, дающая множество преимуществ совместных действий в рамках системы, по сравнению с разрозненными действиями каждого сам по себе. Один из системных эффектов — синергия.
В период и в ситуации появления в трудовом коллективе нового работника также существуют ключевые типичные ожидания руководителя от новичка и новичка от руководителя, следование которым приводит к скорому освоению новой должности и полному включению новичка в общих трудовой процесс. Среди набора взаимных ожиданий следует опираться лишь на те из них, которые наилучшим образом ведут к общей цели руководителя и новичка.
Верные и полезные ожидания новичка от руководителя:
- Учить! Руководитель будет учить и научит новичка работать.
- Щадить! Руководитель будет щадить и поддерживать новичка — ведь тот работает интенсивно и устает.
- Защищать! Руководитель защитит новичка от недобрых слов, критики и насмешек коллег.
- Терпеть! Руководитель будет терпеть неумелость и ошибки новичка, не станет сердиться и ругать.
Верные и полезные ожидания руководителя от новичка:
- Слушаться! Новичок будет слушаться руководителя, подчиняться ему и делать то, что велит руководитель.
- Стараться! Новичок будет стараться научиться и делать требуемое раз за разом внимательно и добросовестно.
- Заставлять! Новичок будет усилиями воли заставлять себя действовать, преодолевая усталость и психологический дискомфорт от неумелости.
- Терпеть! Новичок будет терпеть трудности, усталость, уныние и разочарование в себе и в работе, а также руководителя и товарищей с их реакциями на него.
Взаимное следование ожиданиям друг друга даст каждому наилучшее состояние для действий по достижению общей цели. Взаимные ожидания служат некими принципами и руководствами к действию для руководителя и работника, которые необходимо иметь в виду, как если бы это были некие фильтры для оценки решений, действий и поведения каждого в этой паре отношений.
Не все ожидания сторон верны с точки зрения опоры на них. Так, например, не исключено ожидание руководителя, что новичок станет объектом самоутверждения — следование работника такому ожиданию сделало бы из него раба и жертву. Также неверно новичку ожидать от руководителя предоставления свободы действий и поля для творчества, что характерно для молодежи, но руководитель, давший свободу новичку, рискует неизбежными сбоями, поломками, потерей слаженности совместной работы и снижением производительности труда и качества продукции. Вот почему для метода выбраны лишь наиболее верные и полезные взаимные ожидания руководителя и работника. Следование именно этим ожиданиям ведет к взаимно полезному обмену и создает для каждого участника обмена наилучшие условия для достижения общей цели.
Ситуация характерна тем, что из двух ее участников только руководитель наиболее адекватно воспринимает происходящее, состояния и ожидание новичка, поскольку имеет управленческий опыт и опыт адаптации новичков в руководимом им трудовом коллективе. Стало быть, перед руководителем стоит задача тройного назначения по введению в действие метода взаимных ожиданий.
Введение метода взаимных ожиданий:
Во-первых, донести до новичка, чего руководитель ждет от новичка, разъяснить оправданность своих ожиданий и убедить в том, что новичку необходимо следовать таким ожиданиям руководителя.
Во-вторых, объявить работникам о появлении в трудовом коллективе новичка и о своих ожиданиях о поведении ветеранов по отношению к новичку.
В-третьих, продумать и определиться, как действовать самому руководителю, следуя типовым полезным ожиданиям новичка и реагируя на неверные его ожидания.
Решение перечисленных задач создает необходимые условия для применения метода взаимных ожиданий, вводимого в интересах скорейшего и полноценного обучения новичка и включения его в общую деятельность трудового коллектива. Данные задачи решаются в соответствующей форме коммуникаций и наполняются определенным содержанием, для чего проводится ряд мероприятий, таких как индивидуальные беседы, рабочие совещания и общие собрания трудового коллектива, составление необходимых документов для введения особых положений, плановых действий и последующего следования изложенным в подобных документах рекомендациям и инструкциям. Подобная формализация полезна ввиду эффекта придания решению задач адаптации новичка основательного подхода, должной серьезности и формирования ответственного отношения.
Мероприятия по введению метода взаимных ожиданий:
- Провести установочную беседу с новичком, чтобы донести до него необходимую информацию и подготовить к предстоящему освоению должности, сообщить об ожиданиях руководителя от новичка, о действиях руководителя, плане адаптации и обстоятельствах, которыми будет сопровождаться процесс вхождения в трудовую деятельность коллектива.
- Провести общее собрание трудового коллектива, на котором представить новичка коллегам и рассказать об общих задачах, задачах новичка и задачах коллег по созданию необходимых условий — помощи и поддержке новичка.
- В необходимых случаях заранее провести беседы с отдельными работниками коллектива, настраивая их на благожелательное отношение к новичку и предупреждая о недопустимости негативного отношения и проявлений этого. Если такие проявления происходят, провести индивидуальные воспитательные беседы с такими работниками.
- Продумать ход адаптации новичка, составить программу или план адаптации в должности и освоения профессии. Программа предполагает перечисление задач, которые необходимо решить — какие навыки и как новичок должен освоить, к чему привыкнуть, к чему изменить отношение. План содержит перечисление мероприятий, которые должен проделать руководитель, назначаемые для обучения новичка различным операциям те или иные коллеги, действия новичка, в том числе, самообучение и самоподготовка — чтение профессиональной литературы и т.п.
Методические рекомендации для руководителя
Следует обратить внимание руководителей на ключевую методическую особенность рассматриваемой ситуации, обусловленную тем, что новичок всегда претерпевает трудности психологического свойства и словно попадает в замкнутый круг, в котором не в состоянии действовать рационально. Личность человека стремится управлять всем, что этому доступно, в том числе, действиями, поведением, состояниями. Однако незнакомая область деятельности не сразу становится подвластной управлению, не удается делать все так, как надо, и результаты получаются совсем не те, что нужно. Личность делает заключение о собственной неспособности управлять действиями и приходит от этого в состояние потери интереса к деятельности, утраты уверенности в себе, сомнениям в верности выбора профессии и места работы. Переживания могут быть очень сильны и часто сопровождаются психосоматическими процессами — снижение тонуса, плохое самочувствие, разбитость и утомляемость.
Особой задачей руководителя становится не дать новичку погрузиться в омут психологический переживаний, не допустить неконструктивного психологического расстройства, вытащить новичка из этого состояния и направить его на рациональные действия — повторять раз за разом рабочие действия, чтобы с каждым циклом повторения добиваться правильности их исполнения. Для достижения этой специфической цели, руководитель применяет метод поддержки.
Метод поддержки новичков:
- Искажать обратную связь о руководителя к новичку — ослаблять отрицательные оценки действий и результатов, усиливать даже незначительные улучшения в действиях и результатах.
- Утешать новичка в случаях ошибок, сбоев и неудач — говорить утешающие и обнадеживающие слова, приводить примеры, что подобное было со всеми новичками, и все со временем справились.
- Защищать от негативного воздействия из окружения — пресекать недоброжелательные и болезненные воздействия коллег.
Применение метода поддержки внутри метода взаимных ожиданий проявлено в ожиданиях новичка от руководителя: “Щадить!” и “Защищать!”. Новичок ждет, что действия руководителя будут щадящими и не вызовут излишних переживаний, а если такие переживания все же возникнут, то руководитель станет поддерживать новичка оправданным искажением действительности в том, что и как получается у новичка, и будет утешать в случае неудач. Руководитель не только защищает новичка от нападок коллег, но и защищает новичка от самого себя, от самоукорения, самоедства, категорически противопоказанных с ситуации освоения новой деятельности и обучения новой профессии.
Существует непродолжительная начальная стадия, в которой новичок еще не столкнулся с неспособностью быстро и легко освоить профессиональные действия, полон необоснованного энтузиазма и самоуверен, представляет себе предстоящее несложным и легкодоступным. У новичка пока еще не полностью и неверно сформированные ожидания от руководителя, поскольку он уверен, что справится сам. Характерно, что в этот короткий период самоуверенности установочная беседа о предстоящих изменениях состояния и взаимных ожиданиях руководителя и новичка скорее будет восприниматься, как нечто ничем не обоснованное — ведь поначалу все хорошо. В этой связи обсуждение ожиданий руководителя от новичка рекомендуется ограничить лишь первыми двумя: “Слушаться!” и “Стараться!”. Затем по прошествии непродолжительного времени, когда трудности станут явными, добавить следующие два ожидания: “Заставлять себя!” и “Терпеть!”, разъясняя также и то, что руководитель будет следовать ожиданиям новичка, перечисляя и обсуждая их. Только на этой второй стадии новичок становится готовым полноценно и адекватно воспринимать предлагаемый руководителем формат и план совместной работы над общей задачей освоения новичком должности и профессии.
Первая и вторая стадии профессионального развития новичка соответствуют двум стилям управления, применяемым руководителем - командный стиль и патерналистский (отеческий) стиль. Стиль — это сочетание методов управления. В первом случае управление сводится к применению командного метода управления — постановка задач (команда), контроль исполнения задачи и коррекция действий и результатов. Во втором случае к командному методу добавляется метод поддержки, в общих чертах описанный выше. В этой связи для руководителя является профессиональной необходимостью владеть методами управления — методоа командования и методом поддержки. Из комбинаций этих двух методов складываются известные четыре стиля управления: командный, патерналистский, демократический и либеральный.
Метод взаимных ожиданий в исполнении руководителя является универсальным инструментом управления подчиненными работниками. Так, для других стадий профессионального развития, которыми проходят свой трудовой путь работники, имеют место свои наборы взаимных ожиданий руководителя и работника — для тех, кто освоил профессиональную деятельность и переходит к освоению самоорганизации и самоуправления, к большей самостоятельности, а также для тех, кто достиг профессионального мастерства. Метод взаимных ожиданий успешно применяется и там, где речь идет об иных видах индивидуальных особенностей работников — различные психологические типы, половое различие, различие в возрасте, социальном положении, национально-этнические различия и т.п. Освоение руководителями и принятие на вооружение метода взаимных ожиданий убедительно повышает эффективность управления и делает отношения между руководителем и работниками наиболее гармоничными. Пополните свой арсенал методов управления и этим эффективным методом.
Сергей Александрович Русаков.
8 сентября 2023 года.
Деревня Десна.
Приложения:
- Алгоритм установочной беседы с новичком.
- Алгоритм общего собрания о появлении в трудовом коллективе новичка.
- Алгоритм воспитательной беседы с работниками по поводу негативных реакций на действия новичка.
- Примерная программа адаптации в должности новичка.
- Примерный план адаптации в должности новичка.
- Список рекомендуемой литературы.