В наше время все больше услуг предоставляется в режиме онлайн, что ускоряет процесс их получения.
Для удобства, законности правоотношений был придуман цифровой аналог подписи от руки – электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Что такое электронная подпись для ИП
Сущность ЭЦП отражена в ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Она необходима для совершения гражданско-правовых сделок и получения государственных и муниципальных услуг.
Электронные документы, подписанные ЭЦП, юридически равны бумажным документам с собственноручной подписью.
Об этом прямо указано в ч.1 ст. 6 ФЗ-63.
ЭЦП содержит особые реквизиты о:
- виде ЭЦП;
- номере сертификата ключа ЭЦП;
- данных владельца ЭЦП (Ф.И.О., если это физ. лицо)
- сроке действия.
Сфера использования электронной подписи
Чтобы не сталкиваться с бумажной волокитой и сэкономить время, ИП может подписывать документы в электронном виде, например:
- Договориться с партнерами и клиентами об электронном документообороте и обмениваться всеми юридически значимыми документами – отчетами, актами, доп. соглашениями.
- Составлять электронные декларации и направлять их в ИФНС.
- Удаленно получить некоторые виды банковских услуг.
- Заверить судебные документы – претензии, ходатайства, исковые заявления и подавать их в суд онлайн, без личного визита и долгих ожиданий в судебной канцелярии.
- Подать жалобы в государственные органы – документы быстрее дойдут до компетентных сотрудников, если письмо будет направлено не через физическую почту, а онлайн.
Важно: запрещено использование ЭЦП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, согласно ч.4 ст.9 ФЗ-63.
Плюсы и минусы ЭЦП
Преимущества ЭЦП очевидны:
- Использовать электронную подпись удобно и быстро, т.к. не надо лично посещать ведомства, фирмы, конторы и т.д.
- Сокращаются офисные расходы на бумагу и заправку принтера.
- Экономится время сотрудников и предпринимателя.
- Появляется возможность получить государственную и муниципальную услугу без личного присутствия и в ускоренном режиме.
- Можно подписать договор, не ожидая почтовой посылки.
Минусы ЭЦП:
- Возможность возникновения технических сложностей при настройке.
- Сертификат усиленной квалифицированной ЭЦП нужно ежегодно оформлять и оплачивать.
- Важные документы подписываются и передаются онлайн – что требует дополнительной кибербезопасности.
- Не всегда введение ЭЦП и ЭДО в офисе влечет сокращение бумажных расходов – особенно, если сотрудники привыкли печатать на бумаге и не все имеют ЭЦП.
Также законом предусмотрены сроки хранения и уничтожения юридически важных документов на бумажных носителях в архивах суда, электронную документацию не утилизируют через 3-5 лет.
Иногда это может быть полезно стороне дела, но, если срок давности по нарушениям налогового законодательства изменится, документацию по подозрительным сделкам поднимут и смогут выявить нарушение. Подобные нормы содержатся в налоговом законодательстве.
Итог
Решение вопроса о переходе с обычной подписи на ЭЦП должно приниматься каждым индивидуальным предпринимателем самостоятельно, исходя из конкретной ситуации и вида его деятельности.
Наличие ЭЦП может существенно облегчить работу бизнеса, если подходить к ее приобретению основательно и взвесив все за и против.
***
Поможем работать законно по 54-ФЗ. Ответим на все вопросы и бесплатно проконсультируем >>>
