Зачем вот это вот все? Коды, формы, планы. Они только делают жизнь сложнее.
Чем больше детализация, тем продуманнее должна быть система организации учета: от определения ответственных за заведение данных до программного обеспечения и выстраиваемой в ней архитектуре. В противном случае – это больше похоже на то, как любитель сладкого попадает в конфетную лавку. Дайте мне всего да побольше-побольше. И таблеток от жадности туда же отсыпьте.
Итак, какие основные цели мы преследуем, разрабатывая формы, процессы, кодировки и т.д.?
Во-первых, контролировать исполнение сроков и бюджета проекта. Контроль заключается в:
1. Планировании освоения и оплат/поступлений.
2. Прогнозирование возможных убытков/экономии, а также кассовых разрывов, репутационных рисков.
Во-вторых, учет фактических данных, которые используются для:
1. Актуализации планов.
2. Формирование базы данных по себестоимости работ и услуг, которые могут быть использованы для оценки будущих проектов.
3. Расчет фактической рентабельности проекта.
Итак, если формы планирования и учета не автоматизированы, архитектура отсутствует, и ранее процесс не реализовывался, то в таком случае необходимо разделять:
1. текущие задачи – планирование и контроль бюджета проекта.
2. сбор данных на перспективу.
Частое явление – есть статья, возьмем из нашего примера, «Подготовительные работ» внутри этой статьи могут быть разное количество видов затрат и перенос суммы бюджета с одной статьи на другую не запрещается.
Есть предельная сумма, корректировка которой требует отдельной процедуры согласования. Деление статьи на виды затрат для целей контроля за исполнением бюджета целесообразно делать в статичном выражении, особенно если учет ведется на базе табличного редактора, а не в системе. Поясним на примере.
Ниже выдержка из формы, которая консолидирует данные по контрактации, закрытию и факту оплаты.
Это можно назвать статичной формой, так как мы:
1. определяем предельное значение по статьям;
2. устанавливаем целевые показатели для каждого вида затрат;
3. контролируем факт контрактации, освоения и оплаты на основании кодировки.
При таком подходе мы получаем необходимый уровень контроля за бюджетом проекта.
Сбор данных осуществляется из:
1. Реестра договоров.
2. Реестра оплат.
3. Реестра актов.
Если есть учетная форма, которая содержит всю эту информацию, то еще лучше. Так как в этом случае 1 форма служит и для сбора факта в требуемой детализации и для контроля взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками.
А в следующий раз посмотрим на плюсы и минусы планирования в такой подробной детализации по периодам.
Автор: Вера Питинова