Когда клиенты приходят к идеи систематизации, чаще всего главная цель - вырасти в деньгах.
Заработать больше.
Редко идет запрос на оптимизацию расходов, хотя там скрыто много “утечек”.
Одной из иллюстраций стал свежий кейс:
Дмитрий - владелец компании, которая устанавливает системы водоснабжения для частных домов в Подмосковье.
📋Дано:
Дмитрий не выезжает на объекты, это делают бригадиры.
Они же подписывают договора и акты с заказчиками.
Бухгалтер на аутсорсе.
Для того, чтобы бухгалтер получила необходимые ей документы от бригадиров, Дмитрий снимает помещение в Москве для архива.
🗃️📦Процесс:
В московский архив бригадиры привозят документы.
Бухгалтер приезжает в архив, чтобы забрать, а затем чтобы вернуть документы.
Дмитрий приезжает забрать акты за “закрытый год”, чтобы хранить их у себя на случай проверок.
⏰🚘Проблема:
Документация постоянно теряется и невозможно отследить, у кого она.
А также накладываются временные и транспортные расходы на передвижение.
💻📲Решение:
Бизнес ассистентом внедрен регламент для работы с документами.
Благодаря ему подписанные акты и договора бригадиры отправляют в виде фото ассистенту.
Бизнес ассистент ведет электронную картотеку по объектам.
Бухгалтер имеет доступ к этой картотеке.
Один раз в месяц бригадиры курьером отправляют Дмитрию пакет документов.
💸🗓️Благодаря регламенту и оптимизации архив в Москве больше не нужен.
А это экономия: 37 000₽ в месяц. Или 444 000₽ в год!
Плюс экономится большое количество времени.
✅Этот простой пример наглядно показывает, как ассистент может снизить временные и финансовые затраты, делая бизнес эффективнее и проще.