Начнем с определения регламента — это документ, который описывает все бизнес-процессы вашей компании. Проще говоря, регламент описывает все работы вашей компании, последовательность их выполнения, ожидаемый результат, ответственных лиц за выполнение процессов на каждом этапе.
Регламент отвечает на вопрос ЧТО и КАК делаем.
Наличие регламента обязательно как для крупной компании, так и для микропредприятия. Даже если вы эксперт и у вас в штате только один помощник, вам все равно, потребуется регламент, чтобы описать основные процессы его работы, какие действия будет предпринимать помощник, чтобы наиболее эффективно достигать поставленных целей.
Заранее описанные и формализованные процессы позволяют выстроить устойчивую структуру в компании:
— говорим НЕТ хаосу и бессмысленным действиям
— говорим НЕТ неэффективным действиям, которые только усложняют процесс, делают его длиннее
— говорим ДА понятному, ожидаемому результату
— говорим ДА дисциплине и ответственности
— говорим ДА простому процессу адаптации и работе сотрудников — они понимают, какую последовательность шагов необходимо соблюсти, чтобы достичь установленных целей.
Для того, чтобы получить работающий инструмент, а не просто очередной документ, который будет пылиться в папке, необходимо придерживаться следующего порядка:
1 шаг Разработать регламент
2 шаг Довести регламент до сотрудников
3 шаг Проконтролировать ознакомление с регламентов всех участников процесса
4 шаг Осуществлять контроль за выполнением регламента
Разработать регламент
В предыдущих статьях мы подробно описали первый шаг по формированию устойчивых процессов компании — это Формализация бизнес-процессов компании. Рекомендуем обратиться к ней и сначала формализовать, т.е. описать и представить в виде блок-схем текущие процессы.
После того как вы получили описание работы в виде блок-схем, необходимо подробно описать весь процесс и его этапы в виде документа, нашего регламента.
Какие главы могут быть в регламенте:
- Общие положения — здесь мы описываем основную цель данного регламента, чем он полезен всем его пользователям.
- Термины и определения — определения, которые используются в данном регламенте, специальные термины и их определения, внутренние сокращения.
- Процессы, методы работы — в данном разделе мы описываем каждый процесс работы компании и всех подразделений. Обязательно указываем те данные, которые мы описывали в статье про Формализацию бизнес-процессов (вход, ресурсы, выход, ответственные, цель процесса, KPI и т.д.).
- Ответственность сотрудников — описываем меры, которые применяются к сотрудникам в случае не соблюдения требований регламента: депремирование, взыскания, выговор, увольнение и т.д.
- Контроль исполнения регламента — в данном разделе определяем ответственных лиц за выполнение регламента и порядок контроля исполнения регламента
Заключение
Приложения — здесь можем разместить BPMN структуру описанных процессов, для комфортного и понятного восприятия информации.
Довести регламент до сотрудников
Ответственные сотрудники — руководители подразделений или отдел по работе с персоналом обязан ознакомить всех участников процесса с регламентом.
Рекомендуем установить сроки ознакомления с регламентом, проверить все ли получили письма или уведомления в CRM с регламентом и открыли его.
Проконтролировать ознакомление с регламентов всех участников процесса
Рекомендуем провести тестирование, письменные или устные опросы сотрудников в установленную дату ,чтобы определить ознакомились ли сотрудники с регламентов, правильно ли усвоили информацию, если остались вопросы, ответить на них.
Осуществлять контроль за выполнением регламента
И самый важный шаг — это контроль исполняется регламент или нет, одно дело, прочитать, а другое дело использовать документ на практике.
Рекомендуем в первые 2 недели работы сотрудников с новым регламентом оказывать им помощь в адаптации к новому процессу:
- провести общее собрание, на котором можно разобрать пункты регламента, которые вызвали вопросы (вопросы лучше собрать у сотрудников заранее, например, с помощью форм опросов в вашей CRM системе).
- получить от сотрудников обратную связь, а также идеи, которые могут повлиять на повышение эффективности работы процесса. Дорабатывать регламент — это нормально.
- ввести чек-листы проверки соблюдения регламента.
- ввести должность Контролера. Который будет осуществлять контроль работы сотрудников, отмечать в чек-листах ошибки. Мотивируйте контролера от ошибок — чем больше нашел ошибок, тем больше его мотивация. Так избежим рисков того, что контролер договорится о взаимовыгодном сотрудничестве.
Если вам понравилась данная статья, не забудьте поставить лайк и подписаться, чтобы оставаться с нами на связи📞!