С 1 сентября 2023 года должен был закончиться переход на КЭП физлиц и машиночитаемые доверенности. Однако право пользования прежними сертификатами продлили еще на год. Рассказываем, как вести кадровый электронный документооборот по новым правилам, и какой окончательный срок для выпуска МЧД.
Кого коснулись изменения
В закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» внесены поправки, согласно которым:
- Сертификаты КЭП на руководителя компании и ИП можно получить только в УЦ ФНС или у его доверенных лиц (аккредитованных центров).
- Сотрудники должны иметь личную квалифицированную электронную подпись физлица, без привязки к конкретному работодателю.
- Для того чтобы сотрудник с сертификатом КЭП физлица мог действовать от имени компании, на него дополнительно оформляется МЧД — машиночитаемая доверенность.
Новшества фактически касаются всех организаций и ИП, если они имеют сотрудников и привлеченных специалистов вне штата, которые:
- сдают отчетность в контролирующие органы;
- участвуют в тендерах;
- обмениваются электронными документами с контрагентами;
- иным образом представляют работодателя в процессе ЭДО.
Что будет:
В результате у сотрудника на руках будет один сертификат КЭП и несколько доверенностей — для разных задач от разных работодателей, что удобно, в том числе для самозанятых лиц и фрилансеров. Кроме того, с КЭП физлица можно решать не только рабочие, но и личные дела.
В чем смысл изменений:
Внедрение новых правил исключит ситуации, в которых персонал использует сертификат директора, чтобы подписать электронные документы, в том числе без его ведома и согласия. Теперь точно будет известен подписант, допустивший ошибку или нарушение. Безопасность электронных сделок в бизнесе повысится.
МЧД также позволяет быстро управлять полномочиями работников: менять их при назначении на новую должность или отзывать при увольнении.
Все о КЭДО — в одном подробном гайде: нюансы законодательства, преимущества электронного взаимодействия, алгоритм организации и внедрения на предприятии.
Когда КЭП физлица и МЧД потребуется в кадровой работе
Напомним, что с ноября 2021 года государство на законодательном уровне позволило компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде (ст. 22.1-3 ТК, приказ от 20.09.2022 Минтруда № 578н).
Работодатели для оптимизации трудозатрат и экономии финансов могут частично перевести кадровые документы в электронный вид. Дублировать такие экземпляры на бумажном носителе не нужно.
На бумаге остаются только:
- трудовые книжки, если сотрудник сохранил право на вед«ние бумажной трудовой книжки;
- приказы об увольнении;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Остальные кадровые документы разрешено оцифровать.
Помимо снижения расходов на канцелярию, архив, оплату труда работников отдела кадров, это дает компании: надежную защиту персональных данных, удобное взаимодействие с «удаленщиками, стопроцентную сохранность и быстрый поиск нужного документа в информационной базе.
Если предприятие использует КЭДО, оно обязано придерживаться требований приказа Минтруда № 578н. Этот нормативный акт закрепляет структуру кадрового электронного документа и его составные элементы, в том числе машиночитаемую доверенность как приложение.
Формат использования МЧД и личного сертификата сотрудника в КЭДО такой же, как и во внешнем документообороте.
Руководитель передает часть своих полномочий в кадровой работе сотруднику отдела персонала. XML-файл с машиночитаемой доверенностью в таком случае содержит идентификатор — «Подписание кадровых документов от лица работодателя».
Работник отдела персонала компании может подписать своей КЭП с приложением машиночитаемой доверенности следующие документы:
- трудовой договор, дополнительные соглашение и приложения к нему;
- соглашения о конфиденциальности (NDA);
- соглашения о материальной ответственности;
- согласие на перевод на другую работу или должность;
- приказы;
- информационные письма, уведомления и иные массовые документы;
- служебные задания;
- ученический договор и т.д.
Какой последний срок для перехода на КЭП физлица и МЧД
Переход к использованию машиночитаемых доверенностей в КЭДО окончательно завершится к 1 сентября 2024 года.
Еще год можно подписывать цифровые документы двумя способами:
- КЭП юрлица до окончания срока ее действия, либо
- КЭП физлица с приложением файла МЧД.
Далее останется только второй вариант.
Сертификат сотрудника компании в прежнем формате, выданный до 1 сентября 2023 года, будет действителен до окончания своего срока — не позднее 31 августа 2024 года, и продлить его будет уже невозможно.
Рекомендуем позаботиться о переходе на новый порядок работы сейчас, чтобы заранее определиться с оператором, при необходимости обновить ПО, обучить сотрудников и без спешки организовать выпуск КЭП и МЧД.
ELMA 365 КЭДО обеспечивает комплексную автоматизацию кадрового документооборота.
Сервис объединяет более 25 процессов, что позволяет консолидировать весь кадровый цикл в одной системе: от приема нового сотрудника до оформления командировки или сверхурочной работы.
- Гибкие маршруты согласования и удобная адаптация под потребности компании.
- Интеграция с разными учетными системами.
- Распознавание бумажных документов и перевод их в цифровой вид.
- Конструктор новых документов.
Получите пробный период ELMA 365 КЭДО бесплатно через 1 рабочий час после уточнения вводных по настройке!
Реклама: ООО «ЭЛМА» ИНН 1831197044, erid: LjN8KXbpw
