В статье расскажу как правильно создать каталог в Excel для выгрузки в 1С, автоматизировать процесс, загрузить массово фотографии и синхронизировать все с интернет-магазином.
Огромная боль товарного бизнеса, это хороший каталог товаров. Многие даже не совсем понимают, что это такое и для чего это нужно. В этой статье подробно разберем, как сделать свой постоянный товарный каталог
У большинства каталог ассоциируется с неким иллюстрированным журналом, который служит только для визуального ознакомления с товаром. Ещё многие знают, что такое прайс, где можно посмотреть название и цену товара. На этом, собственно, и все! И раньше на самом деле можно было этим обходиться, а сегодня, мы имеем много разных каналов продаж, куда нужно загрузить свои товары, но каким образом многие не понимают. Способов существует много и в рамках данной статьи разберём один из основных, это каталог в Excel.
Зачем нужен такой каталог и как он должен выглядеть?!
В первую очередь с таким каталогом удобно работать, это обычная таблица, в которой есть вся информация о вашем товаре. Можно легко добавлять и убирать номенклатуру, прописать характеристики, описание и прикрепить фото. Все это делается в одном документе, который в дальнейшем будет залит на все ресурсы одним махом.
Я люблю работать в такой связке:
1 - каталог Excel
2 - 1C
3 - интернет-магазин
4 - остальные каналы продаж.
Я видел много компаний, которые работают, например в 1С, и, к примеру, когда приходит новый товар, то выделяется один человек, который заводит по отдельности каждую карточку на товар. Это отнимает огромное количество времени и крайне неудобно. А еще не дай бог совершить ошибку например в названии и записать «оцинкованный саморез 2.5х3 …» завести пару сотен карточек на все шурупы, со всеми размерами, а потом приходит руководитель и говорит, что нужно все переделать и написать «саморез оцинкованный 2.5х3 …» т. е. поменять местами слова. Если заводить карточки товаров вручную, каждую в отдельности, то и менять придется так же. Это огромная работа на самом деле. Отсюда вытекает еще одна проблема – это не полное заполнение карточки, точнее сказать, в карточке есть только название и все, остальное как правило никем не заполняется, и очень зря.
Сейчас фактически в каждой программе реализована возможность залить всю номенклатуру одним разом из документа, и это очень легко и быстро. И при необходимости можно в номенклатуре вносить любые правки и просто обновлять загрузку.
Так выглядит каталог в таблице, для загрузки в 1С:
В таком каталоге вся информация о товаре, каждая его характеристика располагается в отдельной ячейке, что позволяет потом делать выгрузку в 1С очень точно, без ошибок и довольно быстро.
Структура такого каталога как правило единая, и её можно применять ко всем товарам, и все же я выделяю у него 3 части.
Первая, это основная, в которой находится обязательная информация, без неё просто невозможно будет выполнить выгрузку, в нее входит:
1. Название — это самый главный и очевидный атрибут. Это название в дальнейшем будет отображаться на всех ресурсах в 1С, в интернет-магазине и на других ресурсах куда будет настроена выгрузка. С чем тут можно встретиться в ходе работы?! Во-первых, есть два названия, для отображения в программе - оно же основное, и для печати, в документах и ценниках.
Например, если у вас основное название товара очень длинное, то в ценник оно просто не влезет, если конечно у вас вообще есть потребность в ценниках. Так же у вас в названии может отображаться много характеристик самого товара, для более удобного поиска в программе, например: «Мобильный кондиционер Ballu BPHS-13H, 12м2, белый, 15кг», в данном случае тут указана модель кондиционера, сколько квадратов он охватывает, цвет, и его вес. Такие названия как правило делают для удобства менеджера при консультации, соответственно, менеджер, просматривая общий список номенклатуры уже глядя в название может ответить на самые часто задаваемые вопросы. Но если такое название будет отображаться в интернет магазине, то выглядеть это будет не очень красиво, правильней будет отобразить цвет, вес и мощность отдельными характеристиками, по которым так же можно еще и фильтровать товары на сайте.
Поэтому колонок с названием может быть две, первая – основная для вас, и вторая – красивая для сайта и печати в документах.
Еще один момент – это название вашего поставщика. В идеале конечно, что бы названия у вас везде совпадали, так проще работать и ориентироваться, но часто в жизни так не получается. У поставщика так же названия могут везде отличаться, на сайте будет одно, в прайсе второе, а в приходных документах третье. Поэтому в каталоге можно сделать еще одну колонку с названием поставщика, но это не обязательно.
2. Группа товара – тоже является обязательной к заполнению, это иерархия в 1с. Другими словами это папка, в которой находится конкретный товар и его путь.
Эти папки можно создать в 1С предварительно, для собственного понимания, как будет выглядеть ваш каталог и проработать глубину каталога. Совет: не рекомендуется делать товарный каталог глубиной более 3 папок. Если эти папки не создать заранее, то при загрузке каталога, эти папки будут созданы автоматически, и они все будут верхнего уровня.
По факту эти два столбца, название и группа, являются самыми основными, без которых загрузка просто не получится, все остальное уже второстепенно заполнять максимально все возможные поля.
Второй блок полей – Важные. В этом блоке рассмотрим важные поля и для чего они нам пригодятся.
1. Артикул – это уникальный идентификатор товара. В идеальном мире он должен присутствовать на каждом товаре и никогда не меняться. Но в реальности не все так радужно, дело в том, что даже сами поставщики не всегда им пользуются и в таком случае, его прямое назначение парой просто обесценивается. А на некоторых товарах и вовсе не присвоен артикул, что затрудняет его идентификацию на каждом этапе движения, что во время приемки, что в момент продажи. Приходится ориентироваться только на название. А если вы работаете с несколькими поставщиками по одинаковому товару, то ошибки просто неизбежны, отсюда и возникают пересортицы. Но если артикул есть, то лучше его зафиксировать.
2. Штрихкод - Ситуация очень близка к артиклю, они также есть не на каждом товаре, но в последние годы, по мере развития больших супермаркетов с открытой выкладкой ситуация требует наличия штрих кода на каждом товаре. И если у поставщика нет возможности сделать штрихкод, то магазин вынужден их делать самостоятельно.
3. Категория номенклатуры – важный атрибут при работе с каталогом. Тут многое зависит от самого бизнеса, кто-то не разделает весь каталог на много разных категорий и вся номенклатура идет в категории «товары». Но можно и разделить на несколько категорий, например: 1. Автомобили. Легковые, грузовые, спец техника, мототехника. 2. Продукты. Продукты питания, алкоголь, табачная продукция, воды и соки.
Такое разделение на несколько категорий позволяет в первую очередь разделить отчетность, а также финансовые потки, статьи расходов и доходов по каждой из них. Но и упростить в некоторой степени поиск в номенклатуре.
Есть еще одна фишка в категориях, это присвоение определенных свойств или характеристик к каждой категории товаров.
В нашем случае мы рассматриваем модель с возможностью осуществить синхронизацию с интернет-магазином, и для того, чтобы у нас все было красиво, мы можем сейчас позаботиться о категории товаров и набором свойств. В дальнейшем эти наборы свойств будут служить нам фильтрами и системой поиска товаров на сайте.
Пример: допустим наши с вами товары мебель, и у нас будет одна категория «Мебель». В этой категории мы создаем свойства, такие как «бренд», «вид», «цвет», «назначение».
И присваиваем каждому свойству ряд значений:
Бренд – Икея, Vitra, Antonio Baston, Minotti
Вид – Корпусная, мягкая
Цвет – белый, серый, коричневый
Назначение – Для кухни, для ванны, для спальни
Благодаря таким свойствам мы не просто определяем, к чему относится тот или иной товар, но и можем осуществить быстрый поиск по ним как в 1С, так и на сайте в дальнейшем. Это так же очень помогает новым сотрудникам в компании быстро изучить товар и ориентироваться в номенклатуре.
И на данном этапе, при создании общего каталога, прописать эти свойства на много удобней в ексель табличке, чем потом открывать каждую карточку товара в программе и править индивидуально.
Так же мы можем немного усложнить нашу задачу. Например, помимо нашей мебели, мы решили продавать еще и строй материалы. Для такого случая, мы создаем еще одну категорию товаров «стройматериалы». Это так же делаем все в каталоге ексель (он может быть у вас единым для всех товаров, но можно и сделать несколько, для разных категорий). Для новой категории у нас уже будут новые свойства, они будут отличаться от свойств в категории «мебель», и могут быть такие:
Тип – Сухие смеси, ЛКМ, малярная группа, инструменты
Производство – Собственное производство, Россия, импортное
Направление – Строительство, отделка, декоративное
Все свойства и значения взяты для примера, их может быть больше.
И в этой категории так же может быть свойство Бренд. И на первый взгляд не логично создавать еще одно такое свойство, но технически, они друг с другом никак не будут связаны. И когда мы создаем новый товар, то мы указываем к какой категории он принадлежит, и соответственно у каждой категории свой набор свойств.
Может возникнуть вопрос, зачем тогда вообще создавать разные категории товаров и похожие наборы свойств?!
Каждый бизнес индивидуален и сам решает под какую музыку танцевать, но знать, на что способен музыкант не помешает. В дальнейшем если мы планируем подключать интернет магазин и сделать там удобный фильтр товаров, то такое разделение будет как минимум удобней для покупателя, а именно, заходя в определенную категорию товаров на сайте, например в стройматериалы, и выбрав, поиск по бренду, то сайт покажет покупателю бренды именно строительных материалов, а не всех, что у вас есть, включая мебель, и все остальное. Такое удобство в значительной степени увеличивает желание совершить покупку.
Так же поиск по свойствам будет доступен и в самой 1С.
4. Описание – безусловно важный атрибут при работе с товарами, и я бы сказал обязательный при работе с интернет-магазином. Видеть товар на сайте без описания и упаси бог без фотографии совершенно не приемлемо. Но есть интернет-магазин не планируется, то, как правило описание товара для менеджера – особой роли не играет. Но я рекомендую в любом случае прописывать описание товара.
5. Фото – всегда и везде было огромным плюсом и преимуществом, как для сотрудников, так и для покупателей. А в ситуации с интернет-магазином наличие фотографий на товар строго обязательны.
Привязывать фотографии в отдельности на каждую карточку товаров непосредственно через 1С, может быть крайне утомительно и долго. Можно привязать фото также через наш каталог, но скажу сразу, тут тоже есть некоторые нюансы, трудности и конечно придется проделать не мало работы. Плюс в этом заключается в том, что работу с фотографиями нам нужно будет проделать один раз, и в дальнейшем они у нас будут сами привязываться везде, где нам нужно.
Как видно, фотография на товар в каталоге у нас выглядит как ссылка, но что за ссылка и куда она ведет?! Давайте разбираться во всем поэтапно.
Для того, чтобы все было красиво, удобно и системно, нам необходимо выполнить загрузку нашего каталога с товарами в 1С без фото. На практике так часто и делается, в первую очередь загружаются только основные данные, в виде названия и возможно описания, а все остальное уже по мере наполнения каталога. Такой маневр нам нужен для получения кода товара, который формируется автоматически при создании номенклатуры в 1С. В дальнейшем этот код мы можем использовать как идентификатор товара и в том числе для фотографий.
В 1С у нас появляется данный код, после чего мы его подставляем к товарам в наш каталог Excel
Теперь, когда у нас на каждый товар присвоен свой уникальный номер, можем заняться непосредственно фотографиями. Для автоматической и удобной работы, создаем у себя на компьютере отдельную папку с фотографиями на товары и называем каждое фото кодом самого товара.
Когда мы подготовили все фотографии, дело остается за малым, указать ссылки на них в нашем каталоге, и тут тоже есть определенные моменты )))
Момент заключается в самой 1С. Есть два варианта, 1С может быть установлена у вас на локальном компьютере или быть облачным вариантом в виде 1С фреш. От этого зависит способ загрузки фотографий. Если у Вас локальная версия, то загрузка фото будет производиться непосредственно с вашего компьютера, при таком варианте, нам нужно взять непосредственно путь к картинке и вставить его в соответствующее поле в каталоге
Можно воспользоваться мышкой или горячими кнопками Ctrl+Shift+C
В поле в каталоге у нас встанет ссылка типа «"C:\Users\Рабочий стол\Косметика\Прайсы поставщиков\Фото\КЮ-00000020.jpg"»
Если же у вас облачная 1С, то таким способом загрузить фото не получится, для этого нам потребуется сторонний сервис, «фото хостинг». Таких сервисов в интернете много, можете выбрать любой, какой вам понравится, единственное требование к нему, это что бы он предоставлял на загруженные фотографии Прямую ссылку, это очень важно! Я использую сервис https://postimages.org/ Фотографии можно загружать как по одной, так и сразу оптом, потом разом скопировать все ссылке и вставить их в каталог. Ссылка с ресурса будет иметь такой вид: https://i.postimg.cc/sxJRXXsc/00000003.jpg
Именно для массовой загрузки мы и подписывали наши фотографии кодом товара для того, чтобы можно было выгрузить все одним разом и при необходимости сопоставить эти ссылки с помощью самой известной функцией в Excel «ВПР»
Основные и обязательные пункты мы разобрали, с ними каталог будет вполне рабочим и функциональным. Остальные данные нужны больше для полноты картины и прямого воздействия на качество работы они не имеют. В дальнейшем все манипуляции с номенклатурой будет удобно и быстро совершать именно в каталоге Excel и загружать потом его в 1С, при выгрузке будут автоматически фиксироваться только изменения в каталоге и обновляться в программе.
Если вы дочитали эту статью до конца, значит вы не на шутку заинтересованы в работе с товарами. Пишите ваши комментарии, пожелания и замечания, если тема интересна, то буду ее раскрывать дальше. Спасибо!
