Мотивированный на продуктивную работу персонал — один из ключевых факторов успеха любого бизнеса. Руководителю важно направить фокус внимания сотрудников на главные задачи компании и создать простую и понятную систему, отслеживающую ключевые показатели эффективности. Именно такой системой является KPI. Что это и как внедрить, рассказывает Павел Герасимов, основатель Geometrium School.
Какие KPI бывают
Система KPI позволяет сделать процесс начисления заработной платы прозрачным и понятным для всех сотрудников компании. Кроме того, благодаря KPI предприниматель может быстро оценить эффективность работы отделов и увидеть слабые места бизнеса. Благодаря ей можно оперативно скорректировать стратегию и тактику, чтобы прийти к лучшим результатам.
Одна из распространенных классификаций включает следующие типы KPI:
- Финансовые: показатели финансового состояния компании, такие как выручка, чистая прибыль, рентабельность.
- Операционные: метрики, отражающие производственную или операционную деятельность компании, такие как количество продукции, уровень брака, скорость доставки.
- Клиентские: показатели, отражающие удовлетворенность клиентов — уровень обслуживания, количество жалоб, оценки клиентов.
- Персональные: метрики, связанные с производительностью и эффективностью каждого работника — количество выполненных задач, сроки выполнения работ, уровень участия в проектах.
- Стратегические: показатели, связанные с реализацией стратегических целей компании — доля рынка, внедрение новых технологий, развитие новых продуктов.Преимущества:
- Система KPI помогает объективно оценить работу сотрудников и деятельности каждого подразделения в организации.
- В случае, если результаты работы не соответствуют запланированным, можно быстро скорректировать работу.
- KPI гарантирует прозрачность в оплате труда, позволяя каждому сотруднику понимать, за что он получает свои деньги.
- Также система помогает увеличить выплаты, если сотрудник знает, как повысить свою эффективность.
- Распределение рабочей нагрузки и поощрение за усердный труд происходят справедливо, что повышает уровень удовлетворенности сотрудников.
Недостатки:
- Внедрение KPI — трудоемкий процесс, который требует значительных временных и финансовых затрат.
- Отслеживание только цифровых показателей в работе может привести к тому, что сотрудники будут лишены свободы творчества и ограничены в возможности проявлять инициативу.
- Быстрое и необоснованное изменение показателей эффективности сотрудников приводит к демотивации персонала и даже его уходу из компании.
Внедрение системы KPI
Универсального способа внедрения KPI в бизнесе нет. Как правило, каждой компании приходится проходить через это методом проб и ошибок. Однако, существуют общие принципы, следуя которым, вы минимизируете возникающие трудности.
Выбрать время. Так или иначе внедрение KPI — это стресс для сотрудников, потому крайне важно подобрать подходящий момент. Например, если в вашей компании последнее время происходят какие-то изменения, ребрендинг или запуск нового продукта, имеет смысл немного отложить введение KPI, чтобы еще больше не нагрузить команду. Обилие новое информации приведет в итоге к тому, что они выгорят и продуктивность лишь снизится. Оптимальным для внедрения системы считается начало нового года или квартала, когда старые задачи закрыты и работники готовы к свершениям.
Выбрать ключевые показатели. Не стоит начинать резко отслеживать вообще всю деятельность, которая ведется в компании. Важно сосредоточиться на нескольких ключевых показателях. Для этого следует обучить руководителей системе KPI, чтобы они смогли вычленить нужные показатели в работе своих отделов и у каждого конкретного сотрудника.
Донести до сотрудников. Объясните персоналу, что такое KPI и для чего они нужны на вашем предприятии. Каждый сотрудник должен знать глобальные цели компании, понимать, что лично ему нужно сделать, чтобы их достичь, и какое вознаграждение ждет его при успешном выполнении своей работы.
Отследить промежуточный результат. Выберите период, который будет тестовым для внедрения системы. Через время оцените, насколько гладко движется процесс, чего удалось достичь, а где возникают сложности. На этом этапе можно скорректировать процесс внедрения, если это необходимо.
Помнить о материальной мотивации. Чтобы ваши сотрудники не работали за идею, покажите им, чего они могут достичь в финансовом плане, если будут выполнять показатели KPI. Имеет смысл разделить зарплату на фиксированную (окладную) часть и премиальную, которая выплачивается, если показатели KPI достигнуты.
Как контролировать KPI
Как правило, чтобы отследить эффективность работы сотрудников и то, насколько успешно они выполняют поставленные задачи, в компании внедряется CRM-система. Вариантов таковых существует немало: «Битрикс», «Мегаплан», «Мой склад» и многие другие. Некоторые универсальны, другие позволяют решать задачи конкретного бизнеса.
В таких системах возможно ставить индивидуальные задачи как каждому сотруднику, так и целым отделам, устанавливать дедлайны, отслеживать скорость выполнения и осуществлять внутреннюю переписку.
Сквозная аналитика, встроенная в CRM, позволяет быстро получать отчеты о работе сотрудников за любой период времени. Можно отследить количество сделанных звонков, проведенных встреч или выполненных задач, проанализировать сумму продаж каждого менеджера, отследить, откуда поступает большее количество лидов и куда они уходят. При внедрении показателей KPI, CRM — незаменимый помощник.
Типичные ошибки при внедрении KPI
Показатели ради показателей. Нередко возникают ситуации, когда показатели разрабатываются ради процесса разработки, а не для управления предприятием. Иногда для каждого подразделения, службы, отдела создаются свои показатели, что приводит к разрозненному набору данных. Эта информация нужна просто для статистики, чтобы понимать, кто чем занимается. А у руководителя не складывается целостная картина того, что происходит в компании и не возникает понимания, что нужно изменить, чтобы повысить эффективность работы.
Кто за что отвечает? Показатели есть, а ответственных нет. Еще одна типичная ошибка. Вы все продумали и отслеживаете цифры, но не вполне ясно, кто окажется виноват, если цели не будут достигнуты. Руководитель должен иметь рычаги влияния на подчиненных, и зачастую финансовый способ — один из самых эффективных. Продумайте систему мотивации и штрафов за достижение или провал поставленных целей, это поможет при внедрении KPI.
Только деньги. Финансовая сторона вопроса важна, однако не стоит сосредотачиваться только на ней. Отслеживая маржинальность и объем продаж, помните — это уже финальный результат работы. Чтобы понять, что вы делаете не так, стоит копать глубже.
KPI — отличный инструмент, грамотное внедрение которого позволяет вывести бизнес на новый уровень. Однако, при его внедрении важно действовать постепенно и последовательно, и тогда все обязательно получится.
Учебные программы по теме
Переходите ПО ЭТОЙ ССЫЛКЕ и получите бесплатно книгу издательства Русской Школы Управления «Эффективная мотивация персонала при минимальных затратах» в удобном формате EPUB
