В 2023 году произошли изменения в форматах электронных документов, которые стоит рассмотреть подробнее.
Электронный документ представляет собой цифровую версию бумажного документа, который приобретает юридическую значимость благодаря электронной подписи. Он передается адресату через систему электронного документооборота (ЭДО). Документ может быть создан изначально на бумаге и затем переведен в цифровой формат путем сканирования. Однако контролирующие органы не примут такой файл, поскольку его образ не считается оригиналом. Официально электронным документом считается тот, который создается непосредственно на компьютере или другом устройстве. Как и бумажный документ, он имеет определенные реквизиты и создан в требуемом формате, и только такой документ может быть передан через систему ЭДО. Формат электронных документов включает в себя требования к определенной организации документа, такие как перечень содержащихся реквизитов и иерархия. Если эти требования не соблюдаются, файл не будет отправлен через систему ЭДО и не будет принят контролирующими органами.
Требования к формату электронных документов различаются в зависимости от вида документа. Например, Федеральная налоговая служба регламентирует заполнение счетов-фактур, товарных накладных и актов выполнения работ.
Важно различать формат и форму электронных документов. Формат отвечает за внутреннее содержание документа и утверждается ФНС России. Форма, с другой стороны, относится к внешнему "облику" документа и определяет его визуальное отображение. До 2013 года использование унифицированных форм первичных документов было обязательным. Однако сейчас закон не требует их использования и позволяет создавать файлы в любом виде. При этом внутреннее содержание документа должно соответствовать утвержденному регламенту, если таковой имеется. Несмотря на это, некоторые бумажные документы до сих пор оформляются по единым формам, таким как приходный и расходный кассовые ордера, транспортные и железнодорожные накладные.
Кроме изменений в форматах электронных документов, в ближайшем будущем также планируется нормализация других аспектов. Например, внедрение новых технологий и стандартов для обеспечения безопасности и защиты электронных документов. Это включает в себя разработку и использование более надежных методов электронной подписи, аутентификации и шифрования данных. Также ожидается улучшение системы электронного документооборота, чтобы облегчить процесс обмена документами между организациями и упростить проверку и контроль со стороны государственных органов. Внедрение эффективных систем автоматизации и интеграции позволит сократить время и затраты на обработку документов, а также уменьшить возможность ошибок и несоответствий. Более того, в целях повышения эффективности и удобства использования электронных документов, возможно разработка новых программных решений и приложений, которые позволят легко создавать, редактировать и обмениваться документами в электронном формате. Это может включать в себя различные инструменты для управления и анализа данных, автоматическую генерацию отчетов и другие функции, которые помогут организациям более эффективно работать с электронными документами.
В итоге, изменение форматов электронных документов в 2023 году имеет значительное значение для бизнеса и государственных органов, поскольку оно влияет на процессы обмена информацией и требования к документообороту. Планируемые изменения и нормализация в ближайшем будущем обещают улучшить безопасность, эффективность и удобство использования электронных документов.
