При переходе на использование любой новой технологии, главный вопрос и главное сомнение - получим ли мы экономический эффект. Чаще всего, вопрос о "качественных" эффектах - более простой. Всем очевидно что замена бумаги на электронный документ - это более удобно. Но методика пересчета "удобства" в твердую сумму обычно вызывает значительные затруднение, что замедляет внедрение любых инноваций.
В этой статье попробую описать все возможные эффекты от внедрения электронного расходного ордера (далее для краткости будем использовать сокращение РО) для того чтобы вам было проще выполнить расчет применительно к вашей компании.
Сразу скажем, что ниже будет описан в первую очередь подход к поиску и расчету эффектов. Конкретные значения необходимо рассчитывать применительно к конкретной компании. Часть эффектов на текущий момент являются потенциальными, но при принятии решения о внедрении электронного РО их также нужно учитывать.
Важно! Если вы не согласны с какими-то тезисами или у вас есть вопросы, дополнения и т.д. - пишите все в комментариях, будем обсуждать.
Итак, давайте пройдемся по-порядку по каждому пункту.
1. Онлайн-заказ топлива и согласование документа
Это первый и самый понятный бонус для летного состава: летчику не нужно заполнять бумажный бланк. С учетом того что "полевые" условия работы могут быть самыми разными: мороз, ветер, ночь и т.п., банальная процедура заполнения и передачи бумажного документа может быть крайне неудобной и отнимать время.
Теперь заказ топлива, по-договоренности с ТЗК, может быть осуществлен в электронном виде, а это значит что:
- Экономим время минимум на 2 подхода к водителю ТЗА: один чтобы заказать топливо и один чтобы подписать и обменяться копиями документа после заправки. Далее каждый может посчитать сам, от 2 до 5 минут - точно;
- Летчик не тратит время на заполнение бумаги;
При коротком ТГО (технологическом графике обслуживания) - это значимое количество времени. Умножая 2-5 минут на количество рейсов в год получим высвободившееся время, которое необходимо пересчитать в эффект от дополнительных выполненных рейсов.
Конечно, для получения этого эффекта другие идущие параллельно процедуры ТГО так же должны быть выполнены быстрее. Эту тему можно подробнее обсудить в комментариях.
2. Сокращение рисков
При интерактивном взаимодействии:
- Отсутствует риск некорректной передачи информации от летчика водителю ТЗА (не так услышал, не то записал), а значит и риск некорретного объема заправки. Далее последствия: выяснения и дозаправка, или тем паче - слив. А это уже почти гарантированная задержка рейса и связанные с ней издержки: штрафы, компенсации, репутационные издержи и пр;
- Отсутствует риск потери бланка. Потеря бланка - это время на его поиск или восстановление (запрос на ТЗК, получение заверенной копии или скана);
- Отсутствует риск ошибок, регулярно возникающих при ручном заполнении данных в документе.
3. Быстрая и достоверная информация о заправке
В "классической" бумажной практике результаты заправки вручную заносятся в информационные системы авиакомпании и поставщиков топлива. Это может быть и отражение данных в полетном задании (электронном или бумажном), фотографирование бумажного бланка и отправка офисным службам и т.п. Очевидно что такие методы не могут обеспечить скорость и достоверность данных.
В связи с этим, когда экипаж сдает пакет докуменов о выполненом рейсе, в авиакомпаниях обычно проводят сверку данных в системах с бумажными документами или переносят данные вручную.
Попробуйте рассчитать или экспертно оценить время на обработку одного бумажного бланка расходного ордера и умножьте это число на количество документов в год.
Отдельно нужно упомянуть что всегда существовали проблемы с почерком тех, кто заполнял документ: из-за разного и часто не разборчивого почерка тоже могут появиться ошибки при переносе данных. Частично эта проблема была решена внедрением принтеров для печати документов прямо в ТЗА, но принтеры не позволяют решить вопрос полностью. Для всепогодных условий подходят только матричные принтеры, которые могут "пробить" несколько копий бланка, и даже при этом качество печати часто достаточно плохое. И это тоже расходы, которые в любом случае будут перевыставлены авиакомпаниям в цене топлива.
Электронный расходный ордер может быть онлайн отправлен во все необходимые системы: и в EFB (Electronic Flight Bag), и в системы управленческого или бухгалтерского учета. Информация о заправке доступна мгновенно после завершения налива. Она достоверна и не требует проверки на уровне каждого документа.
4. Заправка по 2му уровню IATA и ее влияние на эффект внедрения электронного расходного ордера
Эффект от внедрения элекронного расходного ордера может быть значительно расширен в случае если заправка осуществляется по 2му уровню IATA (то есть когда водитель ТЗА или супервайзер имеет право работать с панелью на крыле и распределять топливо по бакам).
Это дает возможность экипажу заказывать заправку не находясь под крылом, а значит экипаж может прибыть "под борт" позже. То есть, экономим в среднем 20 минут работы летчика.
В таком случае заказ осуществляется на то количество топлива, которое должно быть по итогу заправки. Количество "uplift" (долитое до требуемого количества) водитель или супервайзер должны определить самостоятельно. Вопрос достаточно актуальный, так как вопрос достоверного учета информации об остатке топлива "в крыле" в режим онлайн нет почти ни у каких авиакомпаний. Знающие люди, если я не прав в этом вопросе - поправьте меня в комментариях.
5. Упрощение процедуры возврата акциза
По отзывам большинства авиакомпаний, за последние годы налоговые органы принимают в качестве подтверждающих документов для возврата акциза реестры. Чаще всего - список расходных ордеров с минимальным набором необходимых параметров в формате excel.
Конечно, это не что иное как компромисс, так как регулярно проверять сотни и тысячи бумажных документов на основании сканов - задача неподъемная и никому не нужная. Но, так или иначе, риск того, что налоговая инспекция затребует прислать скан первичного документа - всегда оставался.
Именно поэтому все авиакомпании сканировали (или фотографировали) бумажные бланки и хранили их.
Использование электронных документов в качестве первичных позволит выстроить качественно другой процесс: направляя в инспекцию декларацию и прикладывая к ней архив электронных расходных ордеров, заверенных УКЭП поставщика и покупателя, мы снимаем необходимость запрашивать выборочно первичные документы, а так же позволяем на стороне ФНС автоматизировать процедуру проверки соответствия данных в декларации первичным документам, то есть принимать решение по возврату акциза практически мгновенно.
Большинство авиакомпаний на текущий момент получают возврат акциза сразу после подачи, но для этого им необходимо предоставить банковскую гарантию, которая так же стоит денег.
Для чего нужна банковская гарантия, если налоговая может проверить декларацию мгновенно? Думаю она будет не нужна.
6. Таможенные процедуры
Еще один потенциально очень сущесвенный эффект заключается в возможности передавать данные о заправке в таможенный орган в аэропорту.
Сейчас в большинстве аэропортов документы о заправке приносят на таможенный пост что называется "ногами". И до этого момента выпуск борта не осуществляется. Таким образом, расходный ордер - это один из документов который напрямую влияет на "выпуск" борта.
Электронный формат документа позволяет мгновенно доставить документ на пост, а это и сокращение трудозатрат, и сокращение ТГО для вылетов за границу.
Это в теории. На практике это напрямую зависит от готовности ФТС довести ранее начатую работу до логичного завершения. На текущий момент в альбоме форматов ФТС есть формат электронного расходного ордера на заправку ВС, но он отличается от формата ФНС. И это конечно блокирует возможность эффективного использования документа.
У рабочей группы ФНС по разработке формата электронного расходного ордера по заправке ВС есть предложения как выстроить идеальный процесс на базе единого формата, но это тема отдельной статьи и отдельного обсуждения.
Остается надеяться на скорейшую синхронизацию форматов и помощи со стороны ФТС в интеграции формата в ЕАИС ТО.
В качестве заключения
хочу еще раз подчеркнуть, что изложенные выше тезисы не являются гарантией достижения эффектов. Они предназначены для экспертного обсуждения и выработки совместных решений специалистами отрасли, нахождения взаимовыгодных условий повышения эффективности работы авиакомпаний, поставщиков топлива и ТЗК.
Обсуждаем - в комментариях.