Партнерский материал.
(серия Управленческий учет)
Наши коллеги разработали и внедрили в помощь бухгалтерам и менеджерам интересную схему автоматизации учета, совместив управленческий учет с бухучетом.
Схема рабочая и весьма достойная, ребята подошли со знанием дела.
Рекомендую и вам с ней ознакомиться.
Часть1.
Грамотное и строгое ведение финансового и бухгалтерского учета – принципиально важный вопрос для бизнеса. Именно от умелого распоряжения денежными средствами в первую очередь зависит успех компании и ее будущее. Кроме того, четкий контроль финансов позволяет избежать не только ненужных трат, но и штрафов либо претензий со стороны налоговой службы.
Некоторые до сих пор ограничиваются электронной почтой и таблицами Excel. Но есть компании, которые переходят на более современные решения. Например, ведут учет финансов с помощью корпоративных мессенджеров.
Покажу, как это работает, на примере одного ресторана, который использует для финансового учета корпоративный мессенджер Compass.
Организация финансов в корпоративном мессенджере
Для организации бухгалтерского и финансового учета компания создала в приложении несколько чатов, в которых сотрудники отчитываются о денежных тратах и поступлениях:
– Финансы – директор. В этом чате управляющий рестораном и финансовый менеджер согласуют с директором большие траты на месяц, в числе которых закупки оборудования, реклама, покупка новой мебели и другие подобные вопросы.
– Расчеты с поставщиками. Ресторан постоянно заказывает продукты и расходники у разных поставщиков. Крайне важно учитывать все заказы и траты, чтобы понимать, куда и на что идут средства компании.
– Списания. В общепите обычно не обходится без списаний продуктов по разным причинам. В данном чате отмечают, сколько продуктов было списано и по какой причине.
– Развозка. Здесь фиксируются траты на такси для сотрудников, которые работают до позднего вечера, когда общественный транспорт уже не ходит.
– Касса. В этом чате администратор ресторана каждый вечер сообщает, сколько наличных по итогу смены есть в кассе заведения. Это важно, чтобы отслеживать все финансовые поступления, а также чтобы понимать, на какую сумму можно рассчитывать на случай срочных трат.
– Выручка. Тут финансовый менеджер или управляющий выкладывает для директора данные по общей выручке ресторана за день, неделю, месяц. Это важно, чтобы отслеживать результат заведения и понимать, успешно ли идет бизнес.
– Бухгалтерия. Здесь бухгалтеры согласуют с руководством отчетности, напоминают об очередном сроке уплаты налогов, обсуждают с директором выплаты сотрудникам и решают другие подобные вопросы.
Отдельные «пространства» в корпоративном мессенджере
Так как у ресторана много поставщиков, работу с ними постарались перевести в отдельное «пространство», чтобы эти чаты не смешивались с другими финансовыми чатами компании. Конечно, не все поставщики сразу согласились на такие нововведения, но кто-то все же решился попробовать поработать в корпоративном мессенджере.
В новом «пространстве» для каждого поставщика был сформирован отдельный чат, по которому в любой момент можно отследить всю историю общения, заказов, повышения цен или скидок.
– Поставщик – Овощи фрукты;
– Поставщик – Мясо рыба;
– Поставщик – Расходники;
– Поставщик – Напитки.
При взаимодействии с поставщиками полезной оказалась возможность ставить в Compass напоминания на сообщения. В сильно загруженные дни такая функция помогает не забыть вовремя отправить заказ поставщику, оплатить продукты по счету и так далее.
При этом подобные отдельные «пространства» можно также создавать для больших подразделений компании, подготовки больших банкетов или других ситуаций, когда некоторые чаты хочется отделить от основных.
Причины выбора корпоративного мессенджера
Директор ресторана не просто так выбрал именно корпоративный мессенджер, а не специализированные программы для ведения бухгалтерского и управленческого учета. Специалисты компании, разумеется, пользуются CRM, бухгалтерским ПО и другими подобными сервисами.
Скорость и удобство
Однако руководителю компании было важно иметь возможность в любой момент проконтролировать работу ресторана с телефона. Как раз поэтому выбор был сделан в пользу корпоративного мессенджера.
Безопасность
Руководителю компании пригодилась и другая полезная функция приложения. В Compass есть опция, которая позволяет нажатием одной кнопки удалить уволившегося сотрудника сразу их всех чатов. Такая функция помогает не только сохранить конфиденциальность финансовых данных, но и существенно экономит время.
Согласование в комментариях
Кроме того, под каждым сообщением в чатах можно создавать отдельные ветки обсуждений (треды). Внутри них члены команды могут вести диалоги, которые не будут смешиваться с сообщениями на другие темы в этом же чате.
Итоги
Финансовая информация стала структурированной, а директору стало легче отслеживать все денежные движения. Он может в любой момент проверить, как идут дела, прямо со смартфона — для бизнесмена, который дорожит своим временем, это крайне важно.
В конце концов директор ресторана решил перевести на общение в Compass всю команду — в данной статье мы рассмотрели именно финансовый учет.
Было бы вам интересно почитать, какие чаты можно создать в целом для ресторана?