Если быть честным, стоит признать, что сейчас выездные тимбилдинги обходятся компаниям слишком дорого – и по времени, и по затраченным средствам. С одной стороны, уставшим от стресса сотрудникам такие выезды очень важны, с другой, лишние бюджеты есть мало у кого. Да и эффект от мероприятий недолговечный.
Есть идея: использовать бюджет для выездных тимбилдингов под стратегические сессии по ежегодному планированию. Это позволит закрепить эффект и получить больше пользы для компании. Правда, для этого нужно придерживаться некоторых условий.
Прежде всего важно озвучить цели. Это должны быть конкретные, понятные и важные для всей команды цели. Примеры:
- Определение приоритетов и измеримых результатов на год.
- Разработка планов действий и отчетности по достижению целей.
- Обсуждение путей повышения эффективности работы.
Объясните сотрудникам, что они должны получить по итогам встречи. Важно, чтобы команда четко понимала цель еще до выезда на мероприятие.
Это позволяет участникам подготовиться к предстоящему обсуждению, прийти на него со своими заготовками и идеями.
Не менее важно продумать состав участников. Слишком большой состав снизит эффективность мероприятия. Продумайте, кто будет полезен и с кем можно будет плодотворно поработать. В конце концов сделайте выбор: продуктивность и результаты или просто хорошо проведенное время.
Лучше провести несколько встреч, вовлекая в обсуждение сначала руководящее звено, потом следующее звено сотрудников, настраивая каждый состав на одну волну. Часть мероприятий можно провести на выезде, часть – в офисе.
Проработайте повестку. Определив цели и состав участников, определитесь, по какому плану вы пойдете. Лучше всего запланировать на обсуждение каждого вопроса от 45 минут до 2 часов. За один день можно охватить до шести вопросов.
Как планировать повестку? Продумайте:
- Темы дискуссий. Например, обсуждение результатов, расстановка приоритетов.
- Цели каждой темы. Например, принять обязательства по стратегическим задачам, определить три основных стратегии по улучшениям.
- Форматы проведения или подачи информации (рабочие сессии, мозговые штурмы, панельные дискуссии).
- Длительность каждого блока.
- План подготовки со стороны компании и со стороны провайдера, у которого вы решили заказать проведение стратсессии.
Сверьтесь: каждая тема должна соответствовать вашим целям. Старайтесь разнообразить форматы и формы подачи, чтобы мероприятие не утомило участников и принесло больше пользы.
Определитесь с логистикой, коммуникациями, материалами и заготовками. Продумайте подробно вопросы проезда, проживания, питания, культурно-развлекательную программу. Распределите ответственных.
Будет полезно, если сначала перед участниками выступит руководитель: это настроит участников на работу. Запланируйте время на вопросы и ответы.
Не погружайтесь в детали во время мероприятия. Такие мероприятия решают задачи более высокого уровня. Настройтесь на стратегическое мышление и взгляд на общую картину бизнеса. Желательно отложить мобильные телефоны и ноутбуки, отключиться от ежедневной рутины.
В конце мероприятия составьте план выполнения намеченного. Для этого дайте ответы на вопросы:
- Как мы будем контролировать решения, принятые на сессии?
- Что нужно внести в календарь?
- Когда, в каком составе и с какой повесткой будут проведены контрольные встречи?
- Как часто нужны контрольные встречи, каковы сроки задач?
- Какой формат контрольных встреч потребуется – может быть онлайн или необходимо личное присутствие?
Если вы все выполните согласно этим рекомендациям, команда будет благодарна вам за полезно проведенное время и ощутимую пользу для бизнеса.