Автоматизация и делегирование могут значительно повысить эффективность и производительность, позволяя вам более сосредотачиваться на задачах, требующих вашей уникальной экспертизы и решения сложных вопросов. Петр Сухоруких выделил различные категории задач, которые можно делегировать в зависимости от их характера и сложности. Вот подробнее о каждой из этих категорий:
- Рутинные и технические задачи.
Эти задачи могут включать в себя ответы на стандартные запросы, обработку комментариев и сообщений в социальных сетях, загрузку контента на сайт или соцсети. Делегирование таких задач может освободить ваше время для более стратегических и креативных задач.
Первоначально составьте список рутинных задач. Необходимо проанализировать и записать все рутинные задачи, которые вы ежедневно или регулярно выполняете. Это могут быть ответы на комментарии в социальных сетях, проверка электронной почты, составление отчетов. Расставьте приоритеты и оцените, какие из задач требуют вашего личного внимания, а какие могут быть делегированы. Приоритезируйте задачи в соответствии с их важностью и влиянием на бизнес.Надо обозначить задачи, которые можно делегировать другим членам команды.
Для каждой задачи, которую вы планируете делегировать, напишите подробные инструкции. Опишите каждый этап, который нужно выполнить, и предоставьте примеры, чтобы было понятно и новичкам.Убедитесь, что инструкции учитывают особенности задачи и специфику бизнеса. Например, если это социальные сети, укажите на стиль общения и тон. Важно предоставить возможность для задавания вопросов и обратной связи. Это поможет исполнителям лучше понять задачу и делать ее более эффективно.
Рекомендуется протестировать инструкции перед окончательным делегированием можно провести тестовый период, чтобы убедиться, что инструкции ясны и задачи успешно выполняются.
- Задачи, которые вы не можете сделать сами.
Это могут быть задачи, требующие специализированных навыков, которыми вы не обладаете. Например, создание дизайна, разработка программного обеспечения, верстка сайта и другие технические задачи. Делегирование таких задач экономит ваше время и обеспечивает более качественное выполнение.
Для передачи такой работы другому человеку необходимо разработать четкие правила. Эти правила существуют в вашем уме, поэтому их следует вынести в документ и структурировать наиболее систематично. Важно помнить, что эти правила будут полезны и вам, и исполнителю. Они будут прочитаны и осмыслены совершенно разными людьми, с индивидуальными образами мышления. В связи с этим, пишите правила максимально понятно, избегая специальной терминологии, и придавайте им наглядность с помощью примеров. Эти правила применимы для делегирования любых задач, поэтому вы можете обращаться к ним при необходимости делегирования в различных областях.
- Задачи, которые вы можете делать сами.
Это задачи, которые входят в вашу зону экспертизы и в которых вы сильны. Однако, иногда даже эти задачи можно делегировать, чтобы вы могли сосредоточиться на более стратегических аспектах вашей работы. Бывает, что мы выполняем определенные задачи самостоятельно и уверены, что делаем это качественно и эффективно.
Исключительно значимо осознать, что определенные задачи могут быть решены исключительно вами, так как никто другой не сможет выполнить их на таком же уровне. Однако, важно отметить, что вы должны выбрать исполнителя, который сможет решать эти задачи лучше, быстрее и более эффективно.
Фокусировка именно на решении, а не на собственном выполнении, имеет важное значение. Примите к сведению, что фокус следует сместить с процесса на результат. При этом необходимо учитывать, что это не означает игнорирования неприемлемых аспектов, таких как ошибки и срывы сроков. Важно предоставить исполнителю время для реализации своих идей и достижения результата.
Из нашего опыта, одна из основных преград для эффективного делегирования — это вкусовщина. Когда руководитель навязывает свою точку зрения, диктует детали и пытается подстроить результат под свои стандарты. Это часто может ограничить творческую свободу исполнителя и привести к сужению вариантов.
Необходимо помнить, что вы нанимаете людей не только для того, чтобы они выполняли задачи, но и для того, чтобы вносили свой вклад.
- Управленческие задачи.
Эти задачи связаны с руководством командой, развитием бизнеса и принятием стратегических решений. Делегирование управленческих задач может помочь вам освободиться от оперативных обязанностей и сосредоточиться на стратегическом развитии компании.
Делегирование управленческих задач - ключевой фактор масштабирования вашего бизнеса. Когда вы находите специалиста, способного справляться с управленческими задачами наравне с вами, это открывает дверь к быстрому и значительному росту. Этот шаг позволяет увеличить показатели бизнеса и выручку. Когда вы принимаете в штат директора, управляющего или руководителя, важно полностью делегировать ему возможности управления в его ответственной области, где он должен достигать результатов.
У этого специалиста должна быть полная самостоятельность в принятии решений, включая найм и увольнение сотрудников, управление бюджетом (в рамках своей области), а также ответственность за общий успех и неудачи. Чрезвычайно важно, чтобы этот человек имел мотивацию, ориентированную на бизнес-показатели компании как в финансовом выражении, так и в области возможностей. Расчет его вознаграждения должен быть связан с общим успехом и прибылью, хотя бы частично. Для решения таких задач необходимы люди, обладающие более высокими знаниями и навыками, чем вы.
Петр Сухоруких считает, что важно помнить, что успешная делегация требует хорошей коммуникации и ясного понимания ожиданий относительно выполнения задач. Выбор того, какие задачи делегировать, зависит от ваших целей, навыков команды и вашей собственной уникальной роли в организации.