💥Мы продолжаем для Вас рубрику #ОбАрхивахПростымиСловами .
В ней мы стараемся ответить на вопросы, которые чаще всего задают ответственные за ведение делопроизводства и архива организаций или обычные граждане, посещающие архив. Надеемся, что наши ответы бутут полезны.
Итак, продолжим.
❓ Вопрос: Как правильно разместить архивные документы на стеллажах?
❗ Ответ:
✅ Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на металлических стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов.
✅ Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.
✅ Документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.
✅ Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.
✅ На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.
✅ Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета.
✅ Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.
✅ Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.
✅Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.
✅ Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо (пп. 2.34. – 2.36 Правил хранения документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 )
