Предположим, инженер фирмы «Важные бумажки» отправляется в командировку. Тогда бухгалтер или кадровик выпускает приказ о командировке, выписывает командировочное удостоверение, выдаёт суточные и просит расписаться за них в расходном кассовом ордере. Приказ, удостоверение и расходник — типовые документы, для них есть бланки. Бухгалтер компании не придумывает каждый раз, какие поля и строчки создать в той или иной форме.
Типовые документы, которые используются в России, есть в ОКУД — Общероссийском классификаторе управленческой документации. Каждому бланку присвоен числовой код. Рассказываем, зачем нужен этот классификатор и как узнать код по ОКУД.
Общероссийский классификатор управленческой документации
Зачем ввели ОКУД
ОКУД ввели в 1990-е, для этого все шаблоны документов разбили на классы и привели к единому стандарту. Так классификатор помог:
- уменьшить число форм и бланков;
- наладить обмен документами между компаниями и между бизнесом и госорганами;
- отказаться от документов-дубликатов.
Зоя Зайцева
Генеральный директор центра сертифицированного обучения «Знак»
«Использовать бланки из ОКУД необязательно, хотя и рекомендуется, и это сильно упрощает работу. Бухгалтер на предприятии имеет право менять формы, добавлять или убирать поля. Такие документы нужно утвердить специальным приказом руководителя организации. Некоторые формы первичной документации должны использоваться именно в том виде, в котором они установлены постановлением, например, это кассовые документы и транспортная накладная».
Из чего состоит код ОКУД
Федеральный закон «О бухгалтерском учёте»
Каждый бланк типового документа имеет код из 8 цифр:
- Первые две цифры обозначают класс документации. Например, первичные документы (акты выполненных работ, кассовые ордеры, платёжные поручения) имеют код 03.
- Вторые две цифры — подкласс, он указывает, для чего используется бланк.
- Следующие три цифры — номер регистрации формы.
- Контрольное число.
Структура кода ОКУД, каждый код состоит из 8 символов
Всего есть 9 классов документации согласно ОКУД:
- 0200000 — организационно-распорядительная (уставы, приказы, решения, акты);
- 0300000 — первичная учётная (кассовые ордеры, платёжные поручения);
- 0400000 — установленная Центральным банком (документы банков и кредитных организаций);
- 0500000 — бюджетная финансовая, учётная и отчётная (для госорганов и госпредприятий);
- 0600000 — отчётно-статистическая (отчёты по статистике);
- 0700000 — учётная и отчётная бухгалтерская (бухгалтерский баланс, отчёт о движении денежных средств);
- 0800000 — трудовая (штатное расписание, заявления и приказы для сотрудников);
- 0900000 — Пенсионного фонда (например, ведомость по страховым взносам);
- 1000000 — внешнеторговая (международные транспортные накладные).
Как узнать код формы по ОКУД
Коды ОКУД по умолчанию указываются на бланках унифицированных документов. Ещё код и форму документа можно найти в самом классификаторе.
Например, код ОКУД шаблона командировочного удостоверения — 0301024. Расшифруем кодировку:
- 03 — относится к первичной учётной документации;
- 01 — подкласс по учёту труда и его оплаты;
- 024 — номер регистрации формы.
Бланк командировочного удостоверения. Оно подтверждает, что работник в командировке по заданию руководства
Код ОКУД отчёта о финансовых результатах — 0710002:
- 07 — относится к учётной и отчётной бухдокументации;
- 10 — относится к формам финансовой отчётности;
- 002 — номер регистрации формы.
Форма отчёта о финансовых результатах относится к классу 07 — учётные и отчётные бухгалтерские документы
Код указывается в бланках, но это необязательная часть реквизитов. Даже без кода документы имеют законную силу.
Как узнать код ОКУД по ИНН
Неверно говорить, что у ИП и ООО есть код ОКУД, всё-таки это код для документов, а не для организаций. Но часто ОКУД нужно узнать для подачи информации в Росстат.
Индивидуальные предприниматели и юридические лица обязаны сдавать формы отчётности в Росстат. Какие именно данные и отчёты требуется сдать, а также их коды ОКУД, можно проверить на сайте Федеральной службы государственной статистики. Для этого введите ОГРН или ИНН и скачайте Excel-файл.
Страница Росстата для респондентов
Пример информации, которую Росстат запрашивает у компании. В правом столбце коды ОКУД для форм отчётности
Коротко
- ОКУД — шаблоны документов с числовыми кодами. Коды ОКУД состоят из восьми цифр.
- Код бланка указывается в его правом верхнем углу, но не является обязательной частью реквизитов. Документы без кода имеют такую же юридическую силу, что и с кодом.
- Юрлица и ИП сдают отчётность в Росстат. Какие именно документы требуются и их ОКУД, можно узнать на сайте Росстата.