В современном мире эффективность информационных систем (ИТ) играет критическую роль в обеспечении конкурентоспособности компаний. Однако, с ростом сложности ИТ-систем возникает и проблема окупаемости инвестиций в них, поскольку требуется учитывать не только стоимость внедрения и поддержки, но и потенциальные риски, проблемы безопасности и необходимость адаптации к изменяющейся бизнес-среде.
Проблемы эксплуатации российскими компаниями ИТ-систем в современных реалиях
Несмотря на то, что российский ИТ-рынок демонстрирует положительную динамику в 2023 году, многие отечественные компании всё еще испытывают трудности в эксплуатации информационных систем.
Согласно исследованиям, основные проблемы заключаются в:
- сложности внедрения новых технологий из-за высоких затрат на обучение персонала и модернизацию систем
- недостаточной квалификации сотрудников, что затрудняет поддержку ИТ-инфраструктуры
- лавинообразных рост числа кибератак
- экономической турбулентности, сдерживающей развитие отрасли, вкупе с недостатком мер господдержки бизнеса
Состав затрат, влияющие на него факторы и организация контроля
ИТ-бюджет любой современной компании представляет собой сложную систему расходов на множество направлений – начиная от зарплат ИТ-персонала и заканчивая закупкой нового ПО, железа и его поддержкой.
Поэтому, чтобы повысить эффективность затрат на ИТ, необходимо хорошо понимать структуру этого бюджета. Обычно выделяют следующие составляющие:
- расходы на сам ИТ-персонал – это зарплаты, премии, обучение и прочее. Такие затраты зависят от численности отдела, уровня зарплат в целом, систем мотивации
- расходы на ИТ-инфраструктуру – серверы, сети, компьютеры и ПО – определяются стоимостью всего необходимого оборудования, его поддержки и лицензий
- затраты на техподдержку, консалтинг, аутсорсинг. Связаны с выбранной моделью обслуживания ИТ.
Как всем этим управлять? Это нужно делать поэтапно, а каждый из этих этапов - необходимое звено в этой цепочке:
- Планирование – формирование годового (или проектного) бюджета на основании целей бизнеса и анализа текущей ситуации вокруг ИТ-активов и компании в целом
- Учет – налаженная система учета затрат по проектам, подразделениям и направлениям
- Анализ - предполагает оценку эффективности инвестиций
- Корректировка – адаптация бюджета к меняющимся целям и условиям бизнеса
- Контроль – регулярное отслеживание исполнения бюджета по всем статьям расходов, выявление, предупреждение, анализ и пресечение отклонений.
Особое внимание всему, жертвовать ни к чему
Постоянные затраты (расходы, не зависящие от объема производства), в частности, можно уменьшить за счет грамотного планирования закупок оборудования и ПО, получения скидок и специальных условий от поставщиков, а также использования финансовых инструментов (лизинг, кредитные линии, отсрочка платежа).
Что касается переменных затрат, их можно оптимизировать за счет аутсорсинга непрофильных ИТ-сервисов сторонним подрядчикам или перехода на облачные сервисы взамен дорогого железа.
Существует ряд способов оптимизации как постоянных, так и переменных затрат:
- Управление лицензиями. Позволит сократить расходы на использование устаревших технологий.
- Управление персоналом. Например, можно сократить количество людей, которые не участвуют в проектах, и увеличить количество тех, кто работает над ними.
- Использование облачных технологий и искусственного интеллекта. Это снижение затрат на инфраструктуру, ведь все можно перенести в облако. А нейросети же уже сегодня участвуют в совершенно разных производственных цепочках: от автоматического обнаружения внеплановых простоев оборудования до систем поддержки принятия решений операторами и руководителями производственных подразделений.
- Использование аутсорсинга. Часть задач, таких как тестирование ПО или техническая поддержка пользователей, можно направить на аутсорсинг, что может сократить затраты на содержание собственного персонала.
- Автоматизация процессов, таких как сбор и анализ данных, документооборот и формирование отчетности.
Однако при этом категорически нельзя экономить на таких элементах, как: 1) кибербезопасность, резервирование критичных систем; 2) техподдержка ключевых ИТ-сервисов, – это может создать технологические и бизнес-риски.
Первые включают снижение отказоустойчивости систем, замедление работы инфраструктуры, усложнение масштабирования, вторые – упущенную выгоду от нереализованных проектов, снижение работоспособности сотрудников, ухудшение восприятия компании клиентами.
Своя команда против аутсорсеров
Разберем каждую сторону, чтобы выявить кто лучше. А может, дружба?
Преимущества собственной ИТ-команды:
- полный контроль над ИТ-инфраструктурой компании
- высокая скорость реакции на задачи бизнеса
- легкая адаптация ИТ под нужды бизнес-процессов
Недостатки собственной ИТ-команды:
- высокие постоянные затраты на содержание штата специалистов
- сложность в масштабировании команды под растущие потребности
- зависимость качества ИТ от уровня своих специалистов
Преимущества аутсорсинга ИТ-задач:
- экономия на штате за счет гибкой модели оплаты услуг
- доступ к экспертизе и опыту подрядчика в специфических областях
- возможность сфокусировать своих специалистов на бизнес-критичных задачах
Недостатки аутсорсинга:
- риск снижения оперативности и приоритетности поддержки
- потенциальная утечка данных при передаче стороннему подрядчику
- потеря технологического контроля над переданными функциями
Оптимальный подход почти для любой компании – гибридная модель, сочетающая сильные стороны обоих вариантов. При этом случае ключевые ИТ-функции и контроль остаются внутри, а вспомогательные передаются подрядчику.
Такое распределение зон ответственности позволяет эффективно использовать внешнюю экспертизу одновременно с сохранением стратегического контроля и скорости обслуживания.
Но кто занимается всем этим и на кого можно положиться?
ИТ-консультанты и интеграторы
Знакомьтесь, ИТ-консультант – это специалист консалтинга, который занимается аудитом систем заказчика и дает рекомендации по их развитию и оптимизации. Он может работать как внутри компании, так и его могут нанять.
ИТ-интегратор – это компания, которая занимается внедрением и настройкой информационных систем.
На первом этапе оптимизации затрат компания обычно привлекает ИТ-консультанта для проведения аудита инфраструктуры и разработки стратегии развития.
Далее ИТ-интегратор помогает технически реализовать эти рекомендации – внедряет новые инструменты управления бюджетом на информационные технологии, переводит системы в облако и настраивает эффективные процессы эксплуатации ИТ.
После оптимизации первоначальных затрат интегратор может предложить заказчику стать его постоянным технологическим партнером, который, в случае его заинтересованности, обеспечит ИТ-поддержку с элементами аутсорсинга.
Он будет это делать в рамках гибридной модели – часть задач решать силами своих специалистов (аутсорсинг), а часть оставить ИТ-отделу компании. Согласно исследованиям TAdviser и RAEX, спрос на такие услуги растет да и доходы крупнейших российских консалтинговых компаний и групп выросли на 8% в 2022 году.
Из грязи в князи: от расходов в инструмент роста бизнеса
И всё же напомним, что конечная цель оптимизации ИТ-затрат – измеримый экономический эффект, значительно превосходящий стоимость самой оптимизации. А он, как и эффективность ИТ-комплекса в целом, не в последнюю очередь зависит от того, насколько правильно в компании организованы бизнес-процесса и выстроено планирование.
Перейдем к самому главному и заключительному. Трансформация капитальных затрат на ИТ в операционные расходы может происходить за счет:
- Перехода от покупки дорогостоящего железа к гибкой аренде инфраструктуры как сервиса в облаке.
- Внедрения платформ и приложений как онлайн-сервисов по подписке вместо разовой закупки лицензий.
- Аутсорсинга непрофильных ИТ-процессов и платы за фактически потребленные ресурсы.
А превращение ИТ из затрат в инструмент роста возможно благодаря:
- Автоматизации бизнес-процессов и снижению операционных издержек.
- Внедрению инноваций, которые открывают новые возможности для бизнеса.
- Использованию данных и аналитики для повышения эффективности.
Такой подход открывает компании гибкость расходов и появление положительного экономического эффекта.
Чтоб получить подробные консультации по вопросам сокращения операционных издержек на эксплуатацию ИТ-инфраструктур заполните пожалуйста форму запроса на нашем сайте.
