“Ой, всё!” – вы хватаетесь за голову, случайно обнаружив неточность в документации, которую случайно пропустил кадровик, заваленный работой выше головы. Казалось бы, подумаешь – ошибка, можно исправить. А еще можно поплатиться штрафами, которые поставят вашу компанию на грань закрытия. Перепроверять всё самому? Сомнительный вариант. Во-первых, у руководителя море своих задач и ответственность зашкаливает. Во-вторых, вы не в состоянии мониторить изменения трудового законодательства в режиме 24/7.
Самое разумное – провести аудит кадрового делопроизводства. Он может быть полным или выборочным, внутренним или внешним.
- Полный аудит – это масштабная проверка всех кадровых документов. В результате качественного аудита вы получите список всех нарушений и неточностей и подробные рекомендации по их устранению. Правда, опция подробного отчета доступна тем, кто прибегает к внешнему аудиту и доверяет проверку специализированным агентствам. Если вы проводите аудит самостоятельно, качество проверки, к сожалению, снижается – как правило, бухгалтера, кадровики или секретари, которым поручают внутренний аудит, не обладают необходимыми компетенциями в полной мере и в силу человеческого фактора могут упустить важные моменты.
- Выборочный аудит – это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых чаще всего допускают ошибки и нарушения. Обычно рекомендуется проверить оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д. По итогам такого аудита вы сможете увидеть зоны риска, которым следует уделить больше внимание при работе с кадровой документацией, и в целом понять, в каком состоянии находится кадровый учет в компании.
Никто не может заставить вас провести аудит кадровой документации. Кроме голоса разума и желания убедиться, что вашему бизнесу не грозят штрафные санкции и проблемы, которые в конечном итоге могут привести даже к банкротству. Но есть ситуации, когда кадровый аудит необходим:
- сменился кадровый работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводства
- участились жалобы работников при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
- появилась перспектива жалоб со стороны сотрудников и особенно уволенных сотрудников в трудовую инспекцию
- сменился руководитель организации
- произошло массовое увольнение работников
- изменилось законодательство, регламентирующее порядок ведения кадровой документации
- грядет плановая проверка компании государственной инспекцией труда
Удобно, что провести кадровый аудит вы можете в любое удобное время, если, конечно, речь не идет об экстренных случаях и к вам не едет ревизор. Ну что ж, засучим рукава и начинаем проверку обязательных для аудита документов:
- штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении
- трудовые договора и договора о материальной ответственности
- приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы
- график отпусков
- уведомления работников о времени начала отпуска
- графики сменности (в случае работы по сменам)
- табеля учета использования рабочего времени
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
- положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных
- трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе
- книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69)
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69)
- должностные инструкции
- локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.)
- локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ 12.0.004-90), положение о коммерческой тайне)
- результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ).
Важно отметить, что заработать штрафы можно даже за незначительные на первый взгляд нарушения в кадровой документации. Например, за неправильное оформление и ведение локальных документов (а тут достаточно забыть ознакомить персонал с документами под роспись) компания может получить штраф до 50 тысяч рублей, за допуск к работе сотрудника без медосмотра – от 15 тысяч и вплоть до приостановки деятельности организации, а за ошибки в трудовом соглашении – до 200 тысяч рублей. Самые крупные штрафные санкции связаны:
- с неправильным ведением электронных трудовых книжек – от 300 тысяч до 500 тысяч рублей
- с несообщением по последнему месту работы о заключении трудового договора с сотрудником, который ранее занимал должности муниципальной или государственной службы – от 2 тысяч до 500 тысяч рублей
- с ошибками при оформлении документов иностранных работников – штрафы достигают 800 тысяч рублей за каждого неправильно оформленного сотрудника
“Ой, всё!” – и снова вы хватаетесь за голову, прикидывая, сколько месяцев и сил уйдет на эту работу. Спокойно, у нас есть отличная новость – избежать штрафов, быть уверенным, что кадровая документация в порядке, и спать спокойно помогут профессионалы агентства AMMSTAFF. Мы проведем кадровый аудит вашей компании в разумные сроки, предоставим подробный отчет и рекомендации по устранению недочетов. А обсудить детали можем прямо сейчас – звоните: +78126027282.