Какие задачи сегодня на повестке у закупщиков Металлоинвеста? Как изменили их работу новые технологии? Почему на рабочем столе специалистов по закупкам больше нет огромных гроссбухов? Об этом мы поговорили с директором по снабжению Металлоинвеста Марией Коваленко.
Зачем нужна специализация
— Мария Анатольевна, какие задачи стоят перед специалистами вашей службы?
— Задач у закупщика много. Это и работа с заказчиком: важно точно выяснить, что ему нужно. И поиск лучшего предложения по заявке: нужно проанализировать рынок, собрать предложения поставщиков, провести переговоры, договориться о лучших условиях. И подготовка договора с последующим мониторингом своевременности поставки и оплаты.
— Разве один человек может справиться с этими задачами?
— Ещё пять лет назад мы решили, что в службе снабжения будут работать профильные специалисты. Сейчас у нас есть люди, которые знают, как устроен рынок, как правильно подбирать поставщиков, как с ними взаимодействовать, выбирать правильный источник поставки. Есть сотрудники, которые специализируются на заключении договоров и контроле их исполнения. И, конечно, есть специалисты, которые занимаются «настройкой» этого механизма, помогая подразделениям эффективно сотрудничать друг с другом.
— И сколько людей сегодня весь это массив задач решает?
— Около трёхсот человек.
Как покупать «россыпью»
— Что изменилось в работе вашей службы на фоне перестройки логистических цепочек?
— Раньше заявок было существенно меньше, потому что мы жили в режиме годовых закупок. Сейчас компания вводит поэтапное «скользящее» планирование. Процесс адаптации к новым правилам сложен, но в будущем он позволит эффективнее расходовать денежные средства, не «замораживая» их на длительный период. Закупка оборудования под инвестиционные проекты тоже существенно изменилась.
— Речь о реализации стратегии технологического суверенитета?
— Да. Если раньше мы заключали контракты с крупными инжиниринговыми компаниями на поставки производственных комплексов «под ключ», то сейчас уделяем повышенное внимание собственным исследованиям и разработкам. Служба снабжения прорабатывает покупки элементов оборудования по отдельности, а задача проектировщиков и строителей — собрать их в единый комплекс. Да, поэтапно, «по кусочкам». Но уже сейчас это позволяет нам более глубоко управлять затратами и продолжать развитие предприятий даже в условиях ограничений.
— От эффективности работы каждого специалиста службы в прямом смысле зависит жизнь компании: реализация инвестпроектов, проведение ремонтов, внедрение новых технологий. Как эту эффективность обеспечить?
—Улучшить можно только то, что можно измерить. Поэтому мы научились оцифровывать каждый шаг. У нас есть огромный массив данных, который поступает из разных источников. Для каждого подразделения предусмотрены свои метрики качества выполненного процесса. Например, для закупщика это своевременность обработки заявки, а для службы сопровождения — скорость заключения договора. А общий показать работы службы– точность поставки в срок в полном объёме. Распределение обязанностей помогает обеспечить качество выполняемой работы.
Без бумаг
— Реально ли крупной компании работать сегодня по старинке — с бумажными документами, хождением по инстанциям и сбором подписей причастных людей?
— У меня абсолютно чистый рабочий стол: на нём нет никаких бумаг. Все этапы закупки сегодня оцифрованы. Более 90% договоров и документов на поставку товара приходят в цифровом виде. И это не просто экономия бумаги (Металлоинвест роскошную рощу точно сохранил!), это — вопрос качественного изменения нашей жизни.
Мы стали намного быстрее. Теперь договоры после согласования всеми службами подписываются покупателем и поставщиком в течение нескольких минут, а не дней или недель, как раньше. А для того, чтобы найти документы на отгруженный товар, не нужно звонить поставщику или ждать письма, достаточно зайти в электронную папку на рабочем столе компьютера.
— А как цифровизация повлияла на обеспечение прозрачности процессов закупок?
— Раньше закупщик получал письмо с коммерческим предложением и вручную переносил данные в свою таблицу. И ошибки были не редкостью. Потом он шёл с отчетом в контроллинг, чтобы всё проверить. Это было долго и малоэффективно.
Сегодня нам доступны электронные инструменты проведения закупочных конкурсов, подстраиваемые под специфику закупаемых товаров и уровень конкуренции. Автоматизация упрощает работу закупщика, он стал намного быстрее и внимательнее, потому что за него работу никто переделывать не будет. Он отвечает за то, что сделал. В закупках участвуют только наши специалисты, а контролирующие службы мониторят их работу в онлайн-режиме.
Снижаем риски
— Каким критериям должны соответствовать те, кто желает стать частью пула поставщиков Металлоинвеста?
— На сайте Металлоинвеста в разделе «Закупки +» есть информация про аккредитацию поставщиков. Мы предельно открыты для всего рынка, и каждый его участник может сообщить о себе. Пройдя аккредитацию, уже попадает в пул наших потенциальных поставщиков. Но, зная о рынке всё, мы хотим работать с лучшими. Поэтому по многим направлениям введены квалификационные отборы. Недостаточно заявить о желании стать нашим поставщиком, нужно ещё подтвердить свою репутацию надёжного партнёра.
— Как снизить коррупционные риски при проведении закупок?
— Металлоинвест — компания, где противодействие коррупции стоит в числе первоочередных задач. Сказать, что мы победили это явление навеки, значит, быть большим оптимистом. Но мы точно можем минимизировать связанные с коррупцией риски. Именно поэтому компания делает абсолютно прозрачными все бизнес-процессы. Прослеживаемость действий на каждом этапе закупок, открытость для рынка, квалификационные отборы, аудиты поставщиков – всё это неразрывная цепочка, позволяющая снизить коррупционные риски. Обо всех выявленных рисках каждый может сообщить анонимно через горячую линию в разделе «Закупки+» на официальном сайте компании.
Елена Филатова