Видеоконференции стали неотъемлемой частью деловых коммуникаций. Кажется, что все просто: подключайся и общайся. На самом деле не совсем так.
Помимо общепринятых правил делового этикета есть еще несколько важных условий для успешных переговоров по видеосвязи.
У ЦПТИ 9 филиалов в 5 часовых поясах и большой опыт организации ВКС. Мы собрали самые важные советы.
1. Приглашайте на ВКС как минимум за сутки
В приглашении обозначьте регламент встречи, план дискуссии и материалы для подготовки. Следите за временем.
Постарайтесь ограничиться 10 участниками, иначе модерировать конференцию будет трудно.
2. Готовьтесь заранее
Проверяйте звуковое и видео-оборудование заранее. Потренируйтесь демонстрировать экран и листать презентацию без заминок. Среди открытых окон на рабочем столе не должно быть того, что ко встрече не относится.
3. Постройте кадр
Расположите камеру строго напротив лица, позаботьтесь об освещении. Если за вашей спиной окно или яркая лампа, вас видно не будет. Расположитесь напротив света или устраните его источник.
4. Позаботьтесь о внешнем виде
Даже если вы подключаетесь из дома, обязательно иметь опрятный деловой вид, а на заднем плане должен быть порядок. Готовьтесь так, будто бы вы встречаетесь с собеседниками лично.
5. Если вы инициатор конференции
Подключаетесь за несколько минут до обозначенного времени. Поприветствуйте участников. Если они не знакомы, представьте их друг другу или позвольте им самим представиться. Огласите повестку и план встречи. Предупредите коллег, если собираетесь сделать запись ВКС.
6. Если вы участник встречи
Подключаетесь с камерой, активно слушайте и выключайте микрофон, когда не говорите. Используйте функцию «поднять руку», если собираетесь высказаться, и подождите разрешения модератора. Если говорить одновременно с кем-то, вас просто не поймут.
7. Необходимо отвлечься или уйти?
Если к вам обратятся, а вы попросите повторить вопрос или вовсе окажетесь не на месте, коллеги сочтут это вопиющим неуважением. Лучше сообщить коллегам в чате конференции, что вы вынуждены покинуть собрание, и указать причину.