Отпуск может понадобиться работнику неожиданно и срочно. К примеру, когда у пожилых родителей в другом городе что-то случилось и нужно завтра вылетать к ним. Рассказываем, может ли работодатель предоставить незапланированный отпуск, в каком порядке выплатить отпускные.
За сколько дней пишется заявление
Согласно статье 123 ТК РФ очередность предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков устанавливается в графике. Такой документ работодатели обязаны составлять и утверждать каждый год не менее чем за две недели до его окончания. Соблюдать график должны как работодатели, так и специалисты.
Но жизнь непредсказуема и отпуск может понадобиться срочно по семейным или иным обстоятельствам. Для оформления внеочередного отдыха сотрудник должен написать на имя руководителя заявление. Как это сделать правильно, поясняет Роструд в Письме от 18.05.2022 N ПГ/11111-6-1.
Заявление на внеплановый отпуск составляется письменно в произвольной форме. В тексте нужно указать, кому и от кого подается просьба, на какой период нужно предоставить отдых. На основании этого заявления работодатель издает приказ об оформлении отпуска. После чего вносит корректировки в график и, при необходимости, личную карточку специалиста.
За сколько дней подать заявление на отпуск? Нормами трудового законодательства не установлен срок, в течение которого нужно подать заявление о внеплановом отдыхе. Однако часть 9 статьи 136 ТК РФ обязывает работодателей выплатить отпускные не менее чем за три дня до начала отпуска. Как же выполнить это требование, если сотрудник хочет уйти в отпуск уже завтра? Есть законный способ решения.
Как оплатить внеплановый отпуск
Допустим, к вам обратился работник и просит предоставить ему отпуск на следующий день после заявления. В этом случае можно действовать так.
Оформить часть отпуска за свой счет
Если руководитель не возражает против незапланированного отдыха, можно предложить сотруднику написать два заявления. Первое – на неоплачиваемый отдых с завтрашней даты на три дня. Второе – на очередной оплачиваемый отдых, который начинается сразу после трех дней за свой счет. В чем смысл такого оформления?
Предоставление неоплачиваемых дней позволит работодателю соблюсти нормы ТК РФ. Так организация успеет вовремя выплатить отпускные, не нарушит требования законодательства и избежит штрафных санкций. В соответствии с положениями части 6 статьи 5.27 КоАП РФ размер административного штрафа за подобное нарушение составляет:
● 10 000-20 000 руб. – для должностных лиц предприятия.
● 30 000-50 000 руб. – для юридического лица.
То есть, если начальство хочет пойти навстречу своему специалисту без нарушений законодательных норм, придется предложить ему компромисс. А именно первые три дня оформить за свой счет, остальные – как оплачиваемый ежегодный отпуск.
К примеру, работник обратился 7 августа (понедельник) к директору с просьбой об отдыхе с 8 августа. Руководство готово отпустить специалиста, но не хочет нарушать закон. Поэтому начальник предложил сотруднику написать заявление на оплачиваемый отпуск с 11 августа (пятницы). А дни с 8 по 10 августа оформить за свой счет.
Что значит выплата отпускных не менее чем за три дня
В части 9 статьи 136 ТК РФ сказано, что оплачивать отпуск работодатель обязан не менее чем за три дня до его начала. Но какие дни имеются в виду – рабочие или календарные?
Пояснения дал Роструд в Письме от 14.05.2020 N ПГ/20884-6-1. Здесь сказано, что в соответствии со статьей 14 ТК РФ исчисление ведется в календарных днях. А при совпадении даты выплаты с праздником или выходным расчет производится накануне.
Продолжим рассматривать пример выше. Напомним, работник просит предоставить ему отпуск с 8 августа. Тогда, чтобы вовремя получить отпускные, заявление можно подать 4 августа. И в этот же день, при наличии возможностей, работодатель может выдать сотруднику отпускные. Поскольку 5 и 6 августа это выходные, оплата производится накануне, то есть в пятницу, 4 августа. День выдачи отпускных в установленные ТК РФ три дня не включаются. Соответствующие разъяснения приведены в Письме Минтруда России от 05.09.2018 N 14-1/ООГ-7157.
Кстати, удобнее всего вести кадровый учет в 1С:ЗУП. Конфигурация позволяет автоматизировать рутинные процессы, включая начисление зарплаты, больничных, отпускных; расчет налогов и взносов; учет рабочего времени. У нас вы можете взять конфигурацию в аренду в облаке. Облачный сервис позволяет работать с программой в любом месте и в любое время, с любого устройства. При аренде нет затрат на покупку, установку, обновление ПО. Информация находится под защитой, а ежедневное резервное копирование обеспечивает сохранность всех данных. Хотите узнать больше? Переходите на наш сайт.