Что такое exit-интервью
Это интервью с увольняющимся сотрудником. Цель — получить от него информацию об опыте работы в компании: что нравилось, а что демотивировало. Увольняющийся человек расскажет чуть больше, чем работающий, и это поможет выявить проблемы в компании.
Зачем проводить exit-интервью
1. Собрать и проанализировать причины увольнения сотрудников
Если проводить интервью с каждым уходящим сотрудником, у вас будет большой пул информации о том, какие причины побудили человека принять это решения. А это значит, что можно увидеть плохо работающие процессы или выявить руководителей, которые становятся причиной ухода.
2. Предотвратить увольнение на эмоциях
Сотрудники принимают решение об увольнении по разным причинам, объективным и субъективным. Иногда причина в том, что сотрудник совместно с непосредственным руководителем не нашли решения ситуации, поддавшись эмоциям или из-за личностного фактора. Подробное интервью может остановить процесс увольнения, сгладить эмоциональный накал и найти компромиссное решение.
Посмотреть программыКурсы для HR-менеджераЭкспертные программы по управлению персоналом
3. Защитить репутацию компании
Если предстоит увольнение из-за конфликтной ситуации или когда сотрудник не согласен с решением компании, выходное интервью — это необходимый инструмент профилактики репутационных рисков. Даже если вы не снимите весь негатив, вы будете в контексте ситуации, и вместе с юридической и PR службами, сможете подготовиться к возможным негативным отзывам или обращением сотрудника в ГИТ.
4. Оставить открытой дверь для возвращения
Если от вас уходит хороший специалист, нужно сделать все, чтобы он понимал, что у него есть возможность вернуться. Сейчас вы не можете предложить контр-офер, чтобы удержать сотрудника, но, возможно, в будущем у вас откроются вакансии или у человека изменится мотивация и он захочет вернуться к вам. Еще один момент: лояльный сотрудник с большей вероятностью порекомендует вашу компанию как работодателя своим друзьям и знакомым.
- Качественная работа с увольняющимися может вернуть 2-3% сотрудников.
Кто должен проводить exit-интервью
Чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно и был открыт, советуем проводить интервью HR-менеджерам. Особенно если увольнение конфликтное или сотрудник уходит из компании с негативом. Ведь одна из целей exit-интервью — сохранить среди уволившихся лояльность к компании. Это важно для HR-бренда.
Важно! Exit-интервью не должен вести непосредственный руководитель, так как он может быть не объективен, и часть информации может быть утеряна или интерпретирована ошибочно из-за личностных факторов. Совместное интервью, на котором присутствуют и HR-менеджер, и непосредственный руководитель, может тоже не получиться: велика вероятность, что сотрудник закроется, не будет полностью откровенен, а вы не получите всю информацию.
Как подготовиться к exit-интервью
Наметьте план встречи, чтобы четко сформулировать, какую информацию хотите получить, и ничего не упустить в ходе беседы.
Структура встречи:
- Задачи, которые выполнял сотрудник: насколько они нравились и подходили ему, что устраивало, что – нет?
- Отношения с руководителем и командой: как строилось взаимодействие, было ли оно комфортным?
- Личная мотивация человека: все ли его потребности были учтены и закрыты на этой работе?
Если вы знаете о конкретных аспектах, которые могли послужить причиной увольнения, то будет уместно и про них поговорить. Это может быть оснащенность рабочего место, карьерный рост, социальный пакет и так далее.
Подробный гайд с вопросами для проведения выходного интервью вы найдете в шпаргалке.
[ArticleMaterials=2561]
Кроме структуры, важен эмоциональный аспект встречи. Задача HR-специалиста установить контакт, расположить к беседе, быть дружелюбным. Ни в коем случае нельзя обвинять сотрудника и принимать чью-то сторону, если увольнение носит конфликтный характер. Эйчар выступает в роли медиатора, посредника, и его задача — сохранить авторитет компании и снять у сотрудника негатив.
Как провести выходное интервью
Есть два варианта проведения выходного интервью. Устный предполагает беседу с увольняющимся и заполнение специализированной формы HR-специалистом, а письменный — заполнение опросника или анкеты самим сотрудником.
Как правило, устное интервью помогает выявить наибольшее количество нюансов, которые могут оказывать критическое влияние на общее состояние персонала в отделе или компании. К очевидным достоинствам очной встречи относится также возможность снять негатив у сотрудника и повысить лояльность к компании. Основной недостаток интервью в том, что на него нужно выделять больше времени, чем на отправку и прочтение анкеты. Тем не менее, если у вас есть выбор, рекомендуем всегда проводить личное интервью, хотя бы в формате телефонного звонка или конференц-связи.
Плюсы в письменном формате тоже есть. Кроме экономии времени на организацию сбора информации, анализировать большое количество данных будет проще, если есть стандартизированный опрос.
Рекомендации, как составить анкету для увольняющегося сотрудника вы найдете в шпаргалке.
[ArticleMaterials=2561]
В своей практике я использую комбинированный вариант: провожу личную беседу в течение 1-2 дней после получения заявления об увольнении от сотрудника и предлагаю заполнить анкету в последний день работы. Это позволяет собрать максимум информации, снизить негативные последствия и получить стандартизированные данные, которые удобно обрабатывать.
Закладывайте не менее часа на развернутое exit-интервью. Если встреча проходит слишком быстро, вы понимаете, что не получили нужную информацию, можно позвонить сотруднику через 1,5-2 недели после увольнения и поговорить по телефону. Если человек максимально закрыт и не идет на контакт, попробуйте отправить ему анкету.
Как использовать результаты exit-интервью
Посмотреть программыКурсы для HR-менеджераЭкспертные программы по управлению персоналом
Результаты выходных интервью могут быть полезны при принятии решений об изменении процессов в компании, поэтому обрабатывать их нужно внимательно и вдумчиво. Обращайте внимание на все взаимосвязи.
Список факторов, которые следует проанализировать в первую очередь:
- Причины увольнений: если какой-то критерий выходит на первый план, то это повод обратить на него внимание.
- Взаимосвязь стажа работы и причин увольнения. Например, если на этапе испытательного срока увольняется много новичков — это признак того, что нужно оптимизировать процесс адаптации. Определенный период, когда случается больше всего увольнений опытных сотрудников, например 1, 3, 5 лет, может быть, связан с отсутствием карьерного и профессионального развития, изменения роста зарплаты и пр.
- Руководители, где самый высокий процент текучести: возможно лидеру команды нужна поддержка или аудит процессов.
Вместо заключения
- Exit-интервью — это инструмент для оптимизации HR-процессов, регулирования конфликтных ситуаций и сбора информации.
- В компании должен быть организован сбор информации о причинах увольнения любого сотрудника и возможности оставить обратную связь. Самые распространенные способы — анкетирование и интервью. Оптимально использовать комбинированный вариант.
- Выходное интервью должен проводить человек, не вовлеченный в трудовые взаимоотношения руководитель — сотрудник, но при этом обладающий авторитетом и доверием. Чаще всего exit-интервью проводит HR-менеджер.
- Необходимо фиксировать результаты в стандартизированной форме, чтобы собирать данные и анализировать информацию: собирать статистику по причинам увольнений и своевременно регулировать процессы, решать конкретные случаи конфликтных увольнений и пр.
- Анализ данных exit-интервью может помочь изменить систему мотивации и оплаты труда, системы адаптации, обучения и развития персонала, построить управленческий коучинг руководителей и решать сложные ситуации.
