Делимся впечатлениями от Подписи документов в Битрикс24 — полный восторг! Это новый продукт, который помогает создавать документы и отправлять их контрагенту на подпись всего за пару минут.
Что делаем вначале?
Подписываем с клиентом Соглашение об использовании электронной подписи (образец тут). Пока физически подписываем, в офисе или пересылаем по почте — главное тут иметь на руках один оригинальный документ, чтобы начать пользоваться Подписью. В образец вы можете внести свои данные и сформировать шаблон такого соглашения — чтобы отправлять своим клиентам в один клик.
После этого последующие документы с этим клиентом можно подписывать через Битрикс24 Подпись.
- Создаем нужный документ по шаблону, заполняем нужные поля - подготавливаем к отправке как обычно.
- Нажимаем «Подписать». Эта кнопка есть в двух местах - в самом документе тут
Или в таймлайне Сделки (или Лида, или Компании, в зависимости от того, как вы работаете в CRM) вот тут
- Далее нужно выбрать подписантов с обеих сторон — кто будет подписывать от вашей компании, а кто — от компании клиента, а также каким способом: по почте или через смс. Если заполнены все нужные поля в CRM - то данные подтянутся автоматически. Но тут все равно лишний раз перепроверить - может быть у кого-то почта или номер телефона сменились. Все проверяем, и отправляем на подпись.
- После этого сначала ответственному лицу с вашей стороны придет этот документ на подпись. Выглядит это так
- Далее этот документ уходит клиенту. Если наш клиент — физическое лицо, то печать у него мы не запрашиваем. Клиент получает уведомление о необходимости подписать документ в зависимости от указанного нами способа - по почте или по смс. Обратите внимание — отправка через смс доступна только на старших тарифах: Профессиональном или Энтерпрайз.
- После того, как обе стороны подписали документ —им придет письмо с файлом формата PDF и информацией о том, что документ подписан. Мы можем скачать документ, а также проверить, что контрагент не изменил условия или сумму акта. Для этого мы проверяем подлинность подписанного акта через специальный онлайн-сервис.
Всё! Больше ничего не нужно делать. Не нужно за каждой бумажкой ездить к клиенту. Документ, подписанный с помощью Битрикс24.Подпись, имеет юридическую значимость.
Посмотрите, сколько еще преимуществ:
- Ничего не надо заполнять руками, вся информация о вашей компании и контрагенте загружается из CRM.
- В канбане вы увидите, на какой стадии находится каждый документ.
- Вашим контрагентам не обязательно использовать Битрикс24, чтобы подписывать документы.
- Число документов неограниченно даже на бесплатном тарифе.
- Отправку документов на подпись можно автоматизировать.
- Вы сможете убедиться, что клиент не изменил документ перед подписанием.
На что нужно обратить внимание? Такая подпись подходит для большинства документов, но не для всех. Поэтому если вы не уверены, что этот инструмент подойдет для подписания вашего документа, проконсультируйтесь с юристами.
Если вы уже подписывали документы таким образом - делитесь впечатлениями, сколько времени и денег вы сэкономили!
