История о том, как можно подготовиться к своему первому аудиту

Читая профильные чаты, общаясь со студентами на практике часто возникает один и тот же вопрос: как новичку, имеющему теоретическую базу подготовиться к своему первому аудиту, пусть и внутреннему? Мы решили вспомнить молодость и рассказать о своем первом аудите.

Придя на работу в один из крупных российских органов по сертификации, руководство этой организации отправило нашего юного пока ещё не аудитора на курсы по подготовке аудиторов, где ему должны были рассказать о требованиях стандарта и отработать определенные навыки на деловых играх. Прослушав данные курсы, поучаствовав в деловых играх, наш герой успешно сдал экзамен, получил сертификат и стал ожидать участия в стажировках.

Первая стажировка прошла как в тумане, умные вопросы от опытных коллег, волнение проверяемых, споры по формулировкам и требованиям на ежедневных вечерних совещаниях..... Все это погрузило нашего стажёра в совершенно новую атмосферу, в которой ранее бывать не доводилось. Он проникся важностью своей будущей работы, а определенная власть проверяющего над проверяемым немного пьянила.

Перед следующей стажировкой руководитель экспертной группы дал задание подготовить план проверки и комплект отчётных документов. Как и ожидалось, сделать без огромного числа ошибок это не удалось. Наш юный аудитор долго сидел над планом, аккуратно выписывая и расставляя пункты стандарта в нужные клеточки, пытался расписать проверяемые процессы. Итогом проделанной работы стал нагоняй от руководителя экспертной группы, на предмет того, что надо было спрашивать, что не понятно, и долгая и нужная беседа с ним о том, что дальше не будет столько времени на подготовку. Есть регламентные сроки и нужно в них уложиться: согласовать план с заявителем и утвердить его в органе. В общем первый блин вышел комом.

Следующим заданием было подготовиться и провести аудит одного подразделения под наблюдение наставника, который мог бы поддержать и продолжить аудит, если бы что-то пошло не так.

В голове сразу встал вопрос как подготовиться, что спрашивать, как спрашивать? Одним словом паника. Но взяв себя в руки и вспомнив предыдущую беседу с руководителем экспертной группы, было принято решение обратиться к нему за советом. Старший и опытный товарищ дал совет очень простой, который иногда применяем до сих пор: не знаешь как правильно интерпретировать и перевести пункт стандарта на доступный для проверяемого язык, проси у него документ, по которому он работает. После этого иди по тому что там написано и спрашивай как делается это, покажите это. В общем спрашивай то, что написано в документе.

В итоге наш стажёр так и сделал. Сначала была не ловкая пауза, пока он ждал когда ему продемонстрируют стандарт и он начнет его читать. Потом пошли вопросы по реализации того, что написано в документе. В итоге аудит завершился на положительной ноте. На все вопросы были получены ответы, которые совпали с тем, что было прописано в документе и продемонстрированы все записи. После аудита стажер задал ещё один вопрос наставнику. На сколько было правильно было проводить проверку именно так, ведь проверил он не выполнение требований ИСО 9001, а требования конкретного внутреннего документа? Ответ был такой: документы СМК проверяются на первом этапе сертификации и должны, по результатам этого этапа, соответствовать ИСО 9001. Поэтому, формально получается, что проверяя выполнение требований конкретному внутреннему нормативному документу, тем самым ты проверяешь выполнение требований ИСО. Единственное, что готовиться к проверке нужно заранее и ознакомиться с документами до аудита, посмотреть к каким проверяемым процессам и подразделениям они относятся и накидать вопросы, которые планируешь задать.

Этот совет действительно помог быстро втянуться в работу и проводить аудиты. В дальнейшем, по мере накопления опыта, надобность в этих вопросниках отпала, тк примерный набор вопросов уже сидел в голове.

Так что, начинающие коллеги, примите и вы этот совет на вооружение. Мы иногда и сейчас к нему прибегаем, чего уж там, правда по ИСО 9001-2015 делать это стало намного сложнее 😉