Постепенно все документы различных компаний и организаций переходят в электронный формат, так как это экономит время и деньги и упрощает работу. Не остается в стороне и кадровый документооборот. Его перевод в цифру значительно упрощает работу HR-службы, повышая эффективность связанных бизнес-процессов. При этом вокруг КЭДО возникло несколько мифов, которые мы развеем в данном материале.
Миф 1. Бумажные документы надежнее.
Такое представление попросту устаревшее и нелогичное, ведь бумажные версии легко потерять в процессе передачи их разным лицам либо просто положить не туда и долго искать. При этом электронный документ всегда хранится в специальном архиве, его можно быстро получить, отослать куда-либо или изменить.
Миф 2. Сложности с оформлением электронной цифровой подписи.
Да, стоит признать, что усиленная квалифицированная электронная подпись требует как денежных вложений, так и личных встреч и ежегодного продления. Ее стоимость составляет 3 000 руб. в год. Однако сейчас происходит процесс упрощения работы с ЭП и уменьшения ее стоимости за счет внедрения облачной версии цифровой подписи, чья цена в три раза меньше.
При этом многие организации не требуют использования именно УКЭП, достаточно простой или неквалифицированной ЭП, которую используют больше половины всех компаний.
Миф 3. Необходимость бумажных дубликатов для суда.
По данным исследования Deloitte, в 67% случаев суды принимают электронные документы. Компании, которые дублируют электронные документы бумажными версиями, планируют уйти от такой практики.
Полный переход на КЭДО тормозит нехватка законодательной базы. Однако уже есть первые шаги, например, дистанционные сотрудники вправе полностью отказаться от бумажных документов.
Миф 4. Возможный штраф за перевод в электронный вид некоторых документов.
Чтобы исключить возможность штрафа, нужно провести качественный аудит всех документов для оптимизации процессов и исключения дублирований. 75% всех документов можно переводить в цифру без каких-либо рисков. В этом случае работа с остальными документами тоже станет проще.
Миф 5. Трудоемкость оцифровки архива документов.
Действительно, переход на КЭДО требует выполнения определенных действий в соответствии с законом:
· зафиксировать изменения в локальном нормативном акте;
· получить согласие от сотрудников;
· оформить с ними дополнительные соглашения.
Однако все сложности, возможные в процессе перехода, компенсируются преимуществами электронного формата документов.
Для упрощения процесса оцифровки архива есть специальные программы и сканеры. Вопросы остаются к хранению документов в электронном архиве. Пока это возможно только до 15 лет.
Миф 6. Риск кражи электронной подписи
Так как ЭП имеет юридическую силу только после заключения соответствующего соглашения с работодателем, другие организации не могут совершить никаких действий с электронной подписью сотрудника не своей компании.
При использовании усиленной неквалифицированной подписи гарантирована дополнительная безопасность благодаря двухфакторной идентификации и ответственности удостоверяющего центра за сертификат.
В заключение отметим, что бурный перевод кадровых документов в электронный формат начался еще в 2020 году в связи с ростом числа удаленных сотрудников. Опыт показал, что во избежание рисков лучше всего начинать переход на КЭДО с простых документов, которые требуют постоянного общения: графики отпусков, оформление командировок, а также полезно автоматизировать процесс знакомства работников с внутренней документацией.
Узнать больше о нюансах перехода на КЭДО из первых уст вы сможете на Десятой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 23 августа 2023 года в Москве.