Разбираемся, какие ошибки чаще всего допускают в планировании — и какие методики помогут успевать больше
Предпринимателю сложно развивать бизнес без планирования дел: приходится разрываться между работой и домом, часто решать срочные задачи, нарушать режим сна и откладывать на потом хобби и отдых.
Часто бывает так: человек решает с понедельника планировать рабочий день, чтобы все успевать. Вроде, составил список задач, приступил к ним — и вдруг начали прилетать срочные задачи, звонки, сообщения. В итоге день занят другими делами, а запланированные задачи остались нерешенными. Это нормально — и это не значит, что самодисциплина и планирование не для вас.
Разбираемся, какие ошибки чаще всего допускаются при планировании дня — как их избежать и какие методики помогут успевать больше.
Почему не получается планировать
Планировать у людей не получается по разным причинам:
- неправильно расставляют приоритеты;
- неправильно оценивают время;
- не делегируют;
- не успевают восстанавливать силы.
❌ Неправильно расставляют приоритеты. Человек не знает, за какие дела браться в первую очередь, а за какие — во вторую. Может оказаться, что он делает сначала неважное, хотя это может подождать, а важное — не успевает.
✅ Решение — ранжировать дела по приоритетности. Хотя бы на уровне «сделать срочно» и «можно отложить».
❌ Отказ от делегирования. Человек стремится все задачи выполнить сам — он устает, испытывает стресс, из-за этого страдает качество и сроки.
✅ Решение — научиться передавать часть задач подчиненным. Для начала достаточно научиться разделять дела на рутинные и стратегические. Первые отдавать сотрудникам, а вторыми заниматься самостоятельно. Еще можно разработать систему оценки работы — понятные критерии, что хорошо, а что плохо. Так сотрудникам будет проще держать одинаковый уровень качества выполнения задач.
❌ Работа без отпуска. Человек может чувствовать себя обязанным работать как можно больше, не тратить время на отдых и хобби. Это приводит к выгоранию — браться за задачи все труднее, даже самые маленькие планы не выполняются.
✅ Решение — закладывать время на личные дела и не забывать отдыхать. В статье рассказали, что нужно сделать, чтобы поставить бизнес на паузу.
Методики планирования
В этом разделе — о трех самых популярных методиках планирования.
Метод Марка Форстера. Британский коуч и автор книг о тайм-менеджменте предлагает все успевать, откладывая задачи на завтра.
Принципы Форстера:
- Четко представлять себе цель. Например, определить, что следующий шаг развития бизнеса — выход на маркетплейсы.
- Делать дела по очереди. Первая задача — узнать условия работы с разными площадками. Вторая — составить сравнительную таблицу условий. Третья — оценить, какие из них подходят больше.
- Работать понемногу, но часто. Скажем, в первой половине дня закладывать три часа на задачи с планированием и документированием с перерывами, потом заниматься личными делами, например спортом, а во второй половине дня провести несколько встреч или переговоров.
- Вести закрытые списки. С вечера составлять план дел на утро — пообщаться с менеджером Ozon, изучить договор, проверить наличие товара, поставить задачи на изготовление товара и так далее. Все новые задачи не прерывают текущие дела, а переходят на завтра, в новый закрытый список.
Метод Катерины Ленгольд. Предпринимательница и инвестор разработала систему планирования личных дел на основе гибкой методологии Agile и создала ежедневники, которые помогают ей следовать.
Принципы Ленгольд:
- Отдавать приоритет краткосрочному планированию. Например, производитель конфет может поставить три главные цели на девять недель: найти ассистента для общения с партнерами и клиентами, подготовить партию шоколада к сезону, проследить и проанализировать продажи — какие каналы работают, а какие нет и почему.
- Ставить три приоритетные задачи дня. Ежедневно в начале дня нужно выполнить три главные задачи. Например, пообщаться с десятью соискателями, выгрузить статистику продаж из CRM-системы, заказать 100 единиц упаковки. А в остальное время заниматься рутиной.
- Подводить итоги в конце дня, в конце недели и в конце девяти недель или спринта. Важно фиксировать, каких целей удалось достичь, каких нет и почему. Например, пообщались только с тремя кандидатами, а с остальными нет, потому что уже нашли подходящего сотрудника. Статистику выгрузили в Эксель. Упаковку не заказали, так как поставщик увеличил цены. Подведение итогов поможет корректнее спланировать следующий этап, например заложить больше времени на задачи.
Метод Стивена Кови. Американский консультант по организационному планированию, блогер и оратор написал популярную книгу о том, как распределять время.
Принципы Кови:
- Быть проактивным. Например, проанализировать цепочку продаж и выяснить, где процесс ломается: возможно, сотрудники долго отвечают на звонок или у них нет скрипта для разговора.
- Думать о конечной цели. Например, цель — увеличить среднее время ответа на звонок до 15 секунд. Это составная цель, которую можно разбить на конкретные шаги: «провести разговор с сотрудниками», «установить трекеры времени», «добавить автоответ чат-бота». Так мозг будет точно понимать, что, зачем и к какому сроку нужно сделать, — планировать станет проще.
- Сначала делать важное. Если решать проблемы по мере поступления, важное может затеряться и утонуть в рутине. Определить приоритет поможет система четырех квадратов — разделение задач на срочные и важные, неважные и срочные, важные и несрочные, несрочные и неважные.
Больше полезных статей — на сайте Бизнес-секретов.