Цель любого обмена информацией (ОИ) - обеспечение взаимодействий между заинтересованными сторонами. Отличительная особенность СМБПП - информационный обмен не только в организации, но и по всей продуктовой цепи.
Согласно ISO 22000 необходимо определить порядок внутреннего и внешнего ОИ. Раздел 7.4 содержит алгоритм коммуникаций:
- что передаем и кому;
- кто передает и когда;
- каким образом.
Определяемся с участниками, с которыми будут налажены результативные каналы коммуникаций.
Цель внешнего ОИ – обеспечение управления теми опасностями на своем этапе продуктовой цепи, которые могут быть существенными для других звеньев. Например, внешние поставщики и подрядчики.
Вспомните меламиновый скандал с сухим молоком. Когда китайские производители добавляли в сухое молоко меламин для повышения белка. В результате детские смеси, в которые добавляли это молоко (не зная о меламине), стали опасными для грудных детей. И эта серьезная фальсификация привела к смертельным случаям и вынужденному ребрендингу продукции.
Полная информация о происхождении пищевых добавок, характеристиках, проблемах имеет для безопасности пищевого продукта (например, кондитерских изделий) определяющее значение. И, конечно, информация об аллергенных свойствах продукта важна для потребителя, если вы используете аллергены в составе готового продукта или возможно загрязнение аллергенами в процессе производства.
И в этом случае:
- информация на упаковку, чтобы предупредить неблагоприятный исход при употреблении;
- разъяснения, статьи в СМИ;
- установление в контракте допустимых уровней добавок;
- обратную связь от потребителей и немедленная реакция на жалобы.
Должны быть установлены каналы ОИ с регулирующими органами или другими организациями, которые могут воздействовать или сами окажутся под влиянием изменений вашей СМБПП.
В организации должны быть процедуры или политика по ОИ и определены ответственность и полномочия в этой области.
Любые свидетельства по внешнему ОИ должны сохраняться как документированная информация и быть доступны для анализа.
Система внутреннего обмена информацией организации должна обеспечивать условия, что достаточное количество соответствующей информации и данных доступны всему персоналу, задействованному в различной деятельности и процедурах.
Философия внутреннего обмена информацией – ни одно несоответствие не должно быть пропущено ни одним сотрудником, т.е. своевременное информирование Группы по БПП о любых изменениях. Любой член организации, увидевший что-либо, способное оказать воздействие на безопасность пищевых продуктов, должен знать, каким образом и кому сообщить о проблеме. В разделе 7.4.3 ISO 22000 приведен перечень тех вопросов, объектов, проблем, об изменении которых необходимо информировать ГБПП. .
Для внутренних коммуникаций могут использоваться ежедневные встречи, регулярные совещания в подразделениях, брифинги, электронная почта или интранет.
Во внутренних коммуникациях в зависимости от характера информации и того, насколько критичны те вопросы, которые должны обсуждаться могут быть востребованы более формальные методы: письменные отчеты, рапорты или рабочие задания.
Процесс обмена информацией организации должен функционировать как в вертикальной, так и в горизонтальной плоскости и должен быть разработан с учeтом различных потребностей получателей информации. Чтобы быть результативным процесс обмена информацией должен учитывать вопросы:
- обеспечения быстрого и результативного двустороннего обмена информацией;
- повышения доверия и надежности;
- вовлечения, где это необходимо, заинтересованных сторон в процесс;
- при необходимости, корректировки или изменения программы обмена информацией, основываясь на анализах системы.
Информация, полученная при внутренних коммуникациях, также должна быть рассмотрена при анализе системы и учтена при ее актуализации.
Как построена ваша система коммуникаций?
Какие методы используете?
Часты ли сбои из-за недостаточной или искаженной информации? Важно ли для вашего бизнеса информирование всех заинтересованных сторон?