За много лет через мои прошли сотни тысяч документов – я полностью перелопатил несколько огромных фондов военных учреждений и хочу поделиться опытом, с какими сложностями пришлось столкнуться при обработке данных.
Сразу оговорюсь. В современном понимании единую и понятную систему может дать только полная оцифровка всех дел и компьютерная обработка полученной информации (наподобие, Яндекс-Архивы). Однако, дело это затратное и долгоиграющее. Пока этого нет, архивный поиск напоминает поиск иголки в стоге сена – настолько трудоёмким может оказаться весь этот процесс от начала и до конца. В общем, нам, исследователям, остаётся только ждать.
Вроде бы система хранения информации есть, существует. Вы понимаете логику, справедливо следуете ей, берёте нужно дело, раскрываете и… разочарование! Нужного документа в деле нет! Ну, просто громадное разочарование! Как же так? И что теперь делать?
На самом деле эти документы имеются, но хранятся они совсем в ином месте. Система изначально была нарушена, но узнать об этом можно лишь при методичном перелистывании всех документов (титанический труд), или, как было сказано выше, благодаря оцифровке и компьютерной обработке.
Сколько таких пазлов мне удалось составить за время работы в архиве! Правда, лишь путём постепенного методичного пролистывания всех документов подряд. Так, только на один фонд Управления Рязанского Уездного Воинского Начальника у меня ушло 2,5 года!
Как правило, личное дело нижнего чина состояло из множества документов (учитывая длительную долговременную переписку – например, по розыску в Первую мировую войну), но основными в конце XIX – начале XX вв. среди них были:
1., приемный формулярный список;
2., послужной список (или выписка из алфавита);
3., послужной лист с призывными отрезками и корешками;
4., увольнительный билет;
Не у всех нижних чинов сохранились полные дела – у кого-то имеется переписка на 20 листов, а у кого-то – один-единственный формуляр или проходное свидетельство.
Итак. Какие особенности хранения дел можно вычленить?
1., Личные дела нижних чинов находятся в фондах Уездных Воинских Начальников разных уездов.
Многие исследователи, не нашедшие документов своих родственников, втайне лелеют надежду, что они, эти самые документы, затерявшись, лежат где-то тихонько и ждут «своего часа» - пока не случится настоящее чудо: какой-нибудь дотошный товарищ не откроет их миру.
В какой-то степени эти люди правы – подобная ситуация имеет место быть. Мне часто приходилось сталкиваться с тем, что порой документы лежат не там где надо.
Так, например, дела некоторых запасных нижних чинов Спасского уезда (в частности, призыва 1897 года) находятся сразу в 4-х фондах ГАРО (Государственного архива Рязанской области) -
Ф. 198 – Рязанского Уездного по воинской повинности присутствия;
Ф. 199 – Спасского Уездного по воинской повинности присутствия;
Ф. 212 – Управлении Рязанского Уездного Воинского Начальника;
Ф. 215 – Управлении Спасского Уездного Воинского Начальника.
Как видно, часть дел вообще находилась в соседнем уезде.
Сразу же возникает вопрос - почему дела уроженцев Спасского уезда находятся в фонде Воинского Начальника другого уезда?
Такое, в частности, могло произойти, если человек призывался не по своему постоянному месту жительству, а временному - из другого места (например, из Рязани) и документы впоследствии попросту не успели переслать, хотя по закону Воинский Начальник был обязан это сделать.
2., Часть дел запасных находится в фонде Управления Уездного Воинского Начальника, часть – в фонде Уездного по воинской повинности присутствия.
Так, послужной список Афанасия Семёнова Лагуткина, срока службы 1903 года, находится в ф. 215 (оп. 1. д. 136), а приёмно-формулярный список – в ф. 199 (оп. 29. д. 3).
Дела запасных на букву «Б» срока службы 1904 года находятся в ф. 199 (оп. 30. д. 6), а на букву «А» - в ф. 215 (оп. 1. д. 148).
Документы нижних чинов на буквы «Г», «К», «Л», «М», «Н» срока службы 1905 года полностью находятся в фонде 199, а на буквы «А», «Б», «В», «Т», «У», «Ф» - в фонде 215.
Почему это происходило – можно почитать в этом посте.
3., Дела рассредоточены по разным буквам.
Личные дела запасных группировались по алфавитному принципу – начиная с буквы «А» и т.д. Однако, порой этот принцип не соблюдался.
Так, приёмный формуляр Петра Егорова Трушина (буква «Т»), срока службы 1908 года, почему-то затерялся среди запасных на букву «К» (оп. 1. д. 235). Документы Семёна Васильева Гукова (срок службы 1904 года) находятся в деле 184 (буква «У»).
Бывало, что и личное дело было «раздроблено» - один документ лежит в одном месте, а другой - рядом. Так, послужной лист Романа Михайлова Шаврина, срока службы 1905 года, находится в деле 187 (это буква «Ч»), а его приёмный формуляр и послужной список – в деле 189 (буква «Ш»).
4., Дела группированы не по годам призыва (или сроку службы), а по дате снятия с учёта.
Новая логика и не всегда понятная исследователю. Сличение запасных велось также по времени снятия их с учёта по разным причинам – увольнения по неспособности, смерти или по достижению предельного возраста. Поэтому некоторые личные дела изымались из общих алфавитов и заводились новые дела.
Так, например, ф. 199. оп. 30. д. 8-а имеются персональные данные на запасных разных возрастных категорий – срока службы 1880, 1886, 1888, 1890, 1895, 1898, 1899 и др. В основном – выбытие в 1903 году по смерти (сообщения Волостных Правлений, Московского Обер-Полицеймейстера, командиров воинских частей).
А вот соседнее дело (ф. 199. оп. 30. д. 6) содержит послужные и приёмно-формулярные списки на запасных срока службы 1904 года – буква «Б».
Порядок часто нарушался. Так, дело ф. 199. оп. 30. д. 5 содержит списки запасных на буквы «Д» (а не «А»).
Снятие с учёта Уездным Воинским Начальником происходило в определённые дни, по мере накопления документов. По-видимому тогда, когда у Воинского Начальника появлялось время вносить правки.
Так, 19-го октября 1905 года из алфавита УВН были исключены по неспособности сразу несколько человек различных сроков службы :
- Алексей Максимов Горшков, срока службы 1891 года (по сообщению Московского УВН от 25-го августа 1905 года за № 38023);
- Афанасий Акимов Ковригин, срока службы 1892 года (по сообщению Усть-Медведецкого ОВН от 31-го августа 1905 года за № 1793);
- Пётр Фёдоров Фёдоров, срока службы 1893 года (по сообщению Таганрогского ОВН от 30-го сентября 1905 года за № 11089);
- Михаил Павлов Назаров, срока службы 1894 года (по сообщению Московского УВН от 25-го августа 1905 года за № 38023);
- Егор Андреев Фомкин, срока службы 1895 года (по сообщению Хопёрского ОВН от 31-го августа 1905 года за № 3352);
- Григорий Егоров Шишкин, срока службы 1898 года (по сообщению Хопёрского ОВН от 31-го августа 1905 года за № 3352).
Подтверждение этому служит тот факт, что приходившие извещения от коллег из других регионов складывались отдельно в стопки, пока не набиралось нужного объёма. Так, например, Даниил Степанов Кондрашов, срока службы 1894 года, был снят с учёта 31-го августа 1905 года на основании сообщения Московского УВН от 22-го августа 1905 года за № 37604), а вышеупомянутый Михаил Павлов Назаров – на основании сообщения того же Московского УВН всего лишь через 9 дней, уже спустя 1,5 месяца.
5., Нарушены сроки службы.
Наиболее часто встречающийся порядок. Послужной список Григория Митрофанова Уласова, срока службы 1900 года, находился в деле 184, где находятся дела запасных срока службы 1904 года.
Документы некоторых запасных разбиты и находятся не просто в разных делах, а в разных годах учёта. Так, послужной список Бориса Яковлева Шестакова, 1878 года рождения, ур. дер. Гулынки, Киструсской волости, находится в д. 155 (это призыв 1903 года), а приёмно-формулярный список – в д. 96 (призыв 1899 года).