Важнейшая для исследователей проблема (где и почему именно там находятся документы) решалась еще в царское время и была оформлена в виде различных указов и распоряжений соответствующих ведомств.
Таковым, например, является вопрос о хранении и местонахождении послужных и приемно-формулярных списков запасных нижних чинов Русской императорской армии.
****
Согласно ст. 19 Высочайше утвержденных «Правил об учете и призыве на действительную службу нижних чинов запаса армии и флота» от 16 июня 1884 года -
«… Послужные списки с приемными формулярами, подлежащие исключенным из запаса нижним чинам … передаются Уездными Воинскими Начальниками в Городские, Уездные или Окружные по воинской повинности Присутствия, по месту постоянного жительства исключенных, для хранения…» .
Согласно Циркуляру Главного Штаба от 15 января 1887 года за № 7, с 1 января того же года, «в уездные по воинской повинности присутствия отсылаются послужные и приемные формулярные списки на нижних чинов:
1) состоящих на действительной службе в войсках и исключаемых из оных по разным случаям, как-то: за смертью, увольнением в отставку за выслугу определенных сроков или по совершенной неспособности к службе, бежавших и не возвратившихся в свои части по истечении годичного срока, исключаемых по судебным приговорам и проч.; отсылка списков на этих нижних чинов производится командирами отдельных частей войск, с объяснением, должны ли быть люди эти зачисляемы в государственное ополчение или нет, и
2) находящихся в отпуску для поправления здоровья, если люди эти подлежать будут исключению по темь же причинам, какие указаны выше в 1 п. Отсылка списков на сих людей должна лежать на обязанности уездных воинских начальников, на учете которых люди эти состоять» (извлечение 1607) .
Это же положение вошло в ст. 253 Устава в редакции 1897 г. и просуществовало 10 лет.
Однако в отношении Министра Внутренних Дел П.А. Столыпина в Государственную Думу от 24 мая 1907 г. говорилось:
«…Между тем, как это выяснилось долголетней практикой, надобность в означенных документах может встретиться только воинским начальникам, а отнюдь не присутствиям, для которых, таким образом, хранение означенных документов оказывается совершенно излишним и обременительным. Поэтому было бы правильно ст. 253 Устава отменить, возложив обязанности по хранению в течение потребного времени, указанных выше документов на управления уездных воинских начальников и включив соответственное сему правило, как всецело касающееся должностных лиц военного ведомства, в Свод Военных Постановлений…» .
Согласно Циркуляру М.В.Д. от 16 октября 1886 года за № 32:
«… Сведения об исключенных из запаса нижних чинах, перешедших 40 (ныне 43)-летний возраст, по совершенной неспособности к службе, умерших и за преступления, должны храниться в продолжение установленного законом срока, для справок о сих людях, в уездных по воинской повинности присутствиях…» .
****
Таким образом, самые нужные исследователю документы (послужные и приемно-формулярные списки нижних чинов Русской императорской армии) хранились:
- с 1887 по 1907 г.г. в уездных по воинской повинности присутствиях, а затем,
- с 1907 по 1917 г.г. – в Управлениях уездных воинских начальников.