Когда самозанятых нужно включать в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Работать с самозанятыми удобно: у работодателя не возникает обязанностей налогового агента, с гонорара плательщику НПД не нужно уплачивать страховые взносы и включать исполнителей в отчетность. Но из каждого правила есть исключения.

Кого нужно включать в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Работодатель отражает в отчетах СЗВ-М и СЗВ-ТД:

• штатных работников;
• исполнителей по договорам ГПХ, не имеющих специального налогового статуса.

Самозанятые не относятся к этим категориям, поэтому в отчетность перед ПФР они не попадают. Для формирования будущей пенсии исполнители вправе уплачивать взносы добровольно.

Недобросовестных самозанятых нужно включать в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Главное требование, предъявляемое к самозанятому – это чек, который исполнитель формирует в личном кабинете и предоставляет заказчику. Для государства чек означает, что человек задекларировал свой доход и готов уплатить налог.

А для работодателя наличие чека – возможность подтвердить расход и гарантия того, что заказчик работал именно с плательщиком НПД, т. е. обязанности как при работе с обычным физлицом у него не возникли.

Самозанятый обязан предоставлять чек в момент выплаты вознаграждения наличными, а при безналичном перечислении – не позднее девятого числа месяца после окончания налогового периода.

В этом и заключается главный риск работы с плательщиками НПД: заказчик может нарваться на недобросовестного исполнителя. Если самозанятый не представил чек заказчику то последний обязан рассматривать отношения с ним как с физлицом без специального налогового статуса. А значит нужно отчитаться в ПФР формами СЗВ-М за те месяцы, в течение которых самозанятый оказывал услуги (выполнял работы), и СЗВ-СТАЖ по итогам года (письмо ПФР от 11.10.2022 № Т-210-6/11721-22), а также уплатить страховые взносы и отразить их в РСВ.

Этот риск можно исключить, если подбирать исполнителей через платформу Наймикс – сервис, который организует документооборот с физлицом, отслеживает поступление дохода, формирует чек и автоматически отправляет его заказчику.

Если компания не отследила отсутствие чека, то рискует пропустить последние даты для предоставления СЗВ-М и уплаты взносов, что приведет к штрафу в размере 500 рублей за каждого человека, данные на которого были поданы с опозданием.

Дополнительно удорожает штраф ситуация, когда по договору самозанятый трудился несколько месяцев, но в конце так и не пробил чек. А за несвоевременно уплаченные взносы ИФНС начисляет пени.

Бывшие сотрудники попадают в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Самозанятые не вправе работать по договору с применением спецрежима у бывших работодателей если с момента увольнения прошло менее двух лет. Если такое произошло, то исполнителя нужно включить в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ и уплатить страховые взносы.

Аналогично должен поступить заказчик если доходы самозанятого превысили 2,4 млн рублей и он продолжил сотрудничество как физлицо, не оформляя ИП.

Наймикс отслеживает бывших работников в стоп-листах, поэтому заказчик может быть спокоен, обязанностей по предоставлению отчетности и уплате взносов из-за работы с недавно уволенным работником не возникнет. Кроме того, сервис отследит лимит доходов и предупредит об этом заказчика.