Любая компания 一 это люди. Без них не существует ни один процесс. Важно правильно принять сотрудника на работу, чтобы ему было комфортно, он был в курсе правил компании и смог сразу приступить к работе. Об этом должны позаботиться работодатели.
В компании важен понятный бизнес-процесс (БП), который помогает руководителям организовать трудоустройство. Особенно если нет HR или отдела кадров. Ведь при выходе нового человека важно заранее обо всем позаботиться. Так как помимо приема на работу у руководителей есть еще множество задач, вероятность забыть о нюансах при найме увеличивается. Мы решили сделать БП приема на работу более понятным и настроили его в Аспро.Cloud. Это помогает всем из руководящего звена помнить о важных деталях и подготовиться к выходу новичка.
Какие проблемы у нас были в процессе найма
- Из-за множества других задач директор или руководитель могли забыть выделить время на онбординг сотрудника.
- Могли вовремя не подготовить рабочее место. Не страшно, если это касается доступов. Но могло не хватить стола или компьютера на складе. Тогда выход на работу затягивался и доставлял неудобства всем.
- При приеме на работу нового человека бухгалтер мог не знать, что необходимо кого-то устроить. Приходилось в спешке подготавливать документы.
- Коллеги не в курсе, что вышел новый сотрудник.
- Руководитель мог погрузиться в свою работу и не провести онбординг. Новый работник чувствовал себя потерянным и не понимал, что и как ему делать.
Эти проблемы влияли на общий процесс и обстановку среди работников.
Как автоматизировали и упростили процесс
Мы приняли решение, что процесс приема сотрудников нужно структурировать и наладить. Создали отдельный бизнес-процесс внутри Аспро.Cloud со своими этапами, автодействиями и задачами.
- Организовали автоматическую постановку задач, чтобы все участники процесса были в курсе выхода нового сотрудника и не забыли выполнить свои обязанности.
- Распределили смену ответственных по этапам устройства сотрудника.
- Подготовили чек-лист для руководителей при приемке сотрудника в его отдел. Он также прописывается автоматически, чтобы каждый раз не тратить на это время.
- Организовали подготовку поста-знакомства с новым сотрудником. Чтобы коллеги могли познакомиться с новичком.
С помощью чего настроили автоматизацию
Рабочий процесс в модуле «Задачи»
Мы определили, что процесс приема на работу состоит из следующих этапов:
- До официального выхода.
- Подготовка рабочего места.
- Подготовка доступов: пропуск в офис, корпоративная почта, рабочее пространство Аспро.Cloud, Wi-Fi.
- Подготовка документов на трудоустройство.
- Проверить штатное расписание и доступные позиции.
- Завести штатную единицу.
- В день выхода.
- Онбординг в должность.
- Знакомство с компанией, процессами и отпуском.
- Подписание документов.
- Знакомство с коллективом.
Создали новый рабочий процесс, который позволяет не смешивать остальные задачи с задачами по трудоустройству. И расписали этапы по ответственным, которые к нему относятся:
- технический специалист,
- бухгалтер,
- руководитель,
- завершена.
Решили сделать именно «этап = ответственный», ведь в таком случае процесс не растянут и состоит всего из четырех этапов в Аспро.Cloud.
Шаблон задачи
Для приема на работу руководитель создает задачу по шаблону, который мы подготовили. Обычно это происходит сразу после принятия оффера. Единственное, что нужно сделать при создании задачи 一 прописать в названии ФИО, должность и договоренности.
Задача появляется на этапе «Технический специалист». В ней сразу проставлен ответственным технический специалист.
Внутри задачи автоматически прописывается комментарий от руководителя с чеклистом того, что необходимо сделать: выдать доступ к системе, зарегистрировать корпоративную почту и т. д. Далее по мере выполнения своих задач ответственные передвигают их по этапам, описанным выше.
Смена ответственных и роботы через автодействия
Чтобы не создавать множество задач по найму одного сотрудника, мы настроили автоматическую смену ответственного в одной задаче. В зависимости от этапа, на котором находится задача, меняется исполнитель. Благодаря этому доска не переполнена, а проверять и искать задачи гораздо проще и быстрее.
Например, после того как технический специалист сделал всю свою работу по устройству сотрудника, он двигает ее на следующий этап 一 «Бухгалтер». Ответственным по задаче становится бухгалтер. Робот прописывает чеклист в комментарии, что необходимо подготовить. Это помогает ничего не упустить и собрать нужный пакет документов.
После подготовки документов бухгалтер двигает задачу на этап «Руководитель». Ответственный снова меняется на того, кто является руководителем нового сотрудника. Обычно это сам постановщик задачи. Поэтому здесь мы выбрали динамическую смену ответственного, а не конкретного сотрудника. На этом этапе также появляется робот и говорит, что необходимо сделать руководителю:
- познакомить с отделом;
- провести экскурсию по офису;
- рассказать о KPI и предстоящих задачах;
- выдать все доступы к системе и почте;
- отправить к бухгалтеру для подписания документов.
После выполнения всех пунктов, сотрудник считается официально устроенным и задача переходит в этап «Завершена».
А чтобы о новом коллеге узнали остальные сотрудники, отдел маркетинга пишет про него в ленту активности. Там мы рассказываем о должности нового члена команды, увлечениях, опыте и других интересных вещах. А в комментариях знакомимся и узнаем друг друга лучше. Задача по написанию поста-знакомства ставится автоматически после завершения задачи по найму. Ответственный 一 руководитель отдела маркетинга.
Какие инструменты использовать для реализации кейса
Все инструменты простые, их можно использовать для построения процесса найма сотрудников или любого другого.
- Создайте отдельный рабочий процесс в системе, чтобы разграничивать задачи и не смешивать их в единой доске.
- Далее создайте шаблон задачи. Сразу установите ответственного, укажите название задачи и пропишите описание, выберите нужный рабочий процесс и укажите крайний срок. Также вы можете заполнить другие поля при необходимости.
- Затем перейдите в настройку автодействий внутри нового рабочего процесса. В Аспро.Cloud можно настроить динамическую смену ответственного, не выбирая конкретного сотрудника. Так, например, на этапе «Руководитель» мы выбираем «Постановщик задачи», а не определенное лицо.
- Чтобы после завершения задачи создалась новая, на последнем этапе выберите автодействие типа «Задача». И заполните необходимые поля: ответственный, название, описание и другие.
Вы можете использовать эти инструменты для настройки процесса найма сотрудников или других сценариев. Например, мы используем похожий сценарий для автоматизации оплаты входящих счетов. Автоматизация помогает решить не только взаимодействие с внешней сферой компании, но и наладить внутренние процессы.
Что мы делаем?
- Пишем полезные материалы на Дзен (:
