Мы любим мемы про работу. В очередной раз увидели мем про созвоны и подумали, что им почему-то посвящено рекордное количество шуток. От некоторых просто смешно, а какие-то жизненные настолько, что хочется проронить слезу.
Если серьёзно, то в нашей команде созвоны — это обычное дело. Есть общие конфколлы, есть отдельные звонки с кем-то из коллег, а еще есть созвоны с клиентами. Но никакие из этих встреч не вызывают у нас негативных эмоций. Почему? Потому что мы отделяем нужные созвоны от ненужных и не проводим последние 🙂 Собрали несколько советов на этот счет.
Определите, какие созвоны вам действительно нужны
Онбординг сотрудников
Быть новым сотрудником непросто: новые рабочие процесcы, задачи, коллеги и корпоративная культура. Облегчить период адаптации нового сотрудника помогут звонки 1 на 1 или с командой. На них можно рассказывать о процессах, отвечать на вопросы и давать обратную связь, которая особенно важна для новичков. А еще такие созвоны помогут вам самим лучше понять, получается ли у нового сотрудника вливаться в компанию или нет.
Начало нового проекта / нового этапа в проекте
На таком звонке нужно рассказать все нюансы предстоящего проекта / его нового этапа, ведь в переписке легко можно было что-то пропустить. Самое главное, чтобы по итогу созвона у всех было чёткое понимание целей, этапов / подэтапов, обязанностей и ожидаемого результата.
Мозговой штурм
Говорят, что одна голова хорошо, а две — лучше. И это правда. В обсуждении всегда рождается больше идей и всегда быстрее отбрасываются неподходящие. Небольшой совет: на таких звонках лучше фокусироваться на накидывании идей, чем на выборе конкретного решения. А уже после созвона можно спокойно обдумать предложенные идеи и выбрать ту самую.
Обратная связь
Есть много советов, как правильно давать фидбэк, один из них — делать это в живом разговоре (пусть и по видеосвязи). Когда видна реакция и слышна интонация собеседника, гораздо проще воспринимать обратную связь, какой бы она не была. А еще это отличная возможность построить доверительные отношения в команде.
От каких созвонов можно отказаться?
Созвоны без цели
Скорее всего, 99% мемов про созвоны появились именно из-за таких звонков. И правда, трудно придумать способ лучше украсть время у себя и своих коллег. Поэтому, перед тем как назначить любой звонок, нужно чётко определить, что вы планируете получить по его итогу.
Созвон, к которому не подготовились
Цель звонка есть, а план? Может, конечно, вам повезёт, и всё получится без него. Но лучше не рисковать и заранее составить список вопросов для обсуждения, записать свои мысли по ним, подобрать необходимые материалы. Так вероятность того, что звонок достигнет своей цели, в разы выше.
Изменился статус по одной задаче
В таких случаях достаточно просто написать сообщение в общий чат. Конечно, если изменения серьёзные, может понадобиться звонок. Но если клиент оставил заявку, а вы просто её обработали, не стоит собирать по этому поводу всю команду.
Я просто поговорить
Бывают коллеги, которые очень любят поболтать в рабочее время. Здорово, если вы уложитесь в 10 минут, а если в 110? После звонка вас охватывает чувство тревоги: прошло больше часа, а напротив задач на день ни одной галочки. Не надо так. Лучше созвонитесь или встретьтесь в спокойной обстановке после работы.
То же самое, но коротко:
ㅤ
- Перед тем, как назначить созвон подумайте: так ли он нужен, или достаточно будет сообщения в чат?
- Определите цель звонка — к чему вы хотите прийти по его итогу
- Составьте список вопросов, которые планируете обсудить, и запишите свои мысли
- Заранее оповестите участников о звонке и поделитесь с ними планом встречи
- Во время звонка старайтесь не уходить далеко от намеченных вопросов
- Подведите итоги в конце встречи, а после запишите основные моменты и отправьте резюме в общий чат
- Онбординг сотрудника, мозговой штурм, начало проекта и фидбэк коллеге — все это хорошие поводы, чтобы созвониться, а вот дружеские беседы лучше вести после работы в менее формальной обстановке