💡 В наше время всякое предприятие, независимо от своей формы собственности и отрасли, сталкивается с необходимостью постоянно совершенствовать свой бизнес-процесс.
5S — это система организации рабочего места, которая позволяет значительно повысить эффективность и управляемость операционной зоны, улучшить корпоративную культуру, повысить производительность труда и сохранить время.
В русском языке на букву «с» подобраны соответствующие этим наименованиям аналоги, поэтому нередко в литературе используется адаптированное «русское» название метода бережливого производства – Система 5С.
В 1980-х гг. в производственном секторе Японии термин «5S» стал признанным. В это время успехи компании Toyota обоснованно связывали с Toyota (TPS) – системой управления качеством производством. Одним из составляющих TPS был регламентированный способ организации рабочего места – «5S».
В настоящее время 5S широко применяется во всем мире, и является признанным методом, способствующим повышению производительности и безопасности труда.
В чем его суть, практическая польза, а также сложности применения на практике? В данной статье ответим на эти вопросы.
5S – одна из самых известных методик бережливого производства.
5S – это улица с двухсторонним движением. Преимущества для компаний и преимущества для сотрудников.
Являясь, на первый взгляд, набором простых и очевидных правил, 5Sпризван сформировать определенную культуру. Это больше чем инструкции, это часть идеологии бережливого отношения к самому себе и своему рабочему окружению.
Несмотря на свою простоту, к инструменту многие относятся с предубеждением. Причины могут быть разными, одна из них - формальное отношение к 5S. Либо так научился, либо так научили. В интернете много пишут про оконтуривание, маркировку, а зачем это делать, не пишут. А потом и посадочной мнение: "Ерунда этот ваш 5S". Но при этом внедрять сложные вещи — это мы умеем. Почему-то людям больше нравится оптимизировать значимую работу, имея при этом потерь вагон и маленькую тележку. Не надо забывать, что это в первую очередь Культура производства, система, сформированная в СССР, и все было и работало. 16 правил организации рабочего места Гастева, для многих сложны и 5S больше заходит. На практике выдают 12 источников дохода из инструмента 5S. Отклонения от нормы — это отклонения от стандарта. Стандартизация — вот основная цель 5S.
Но стандартизация тоже сама по себе не работает. Требуется систематическое решение проблем...
Это первый шаг на пути к созданию бережливого предприятия и применению других инструментов системы менеджмента компании Toyota.
Большое количество рабочего времени уходит на поиск инструментов, документов, товаров, которые лежат не на месте. Ежедневно работники тратят на поиски до 30 минут в день. Коллектив из 20 сотрудников на выяснения, разъяснения, поиски суммарно затрачивает 10 часов продуктивного рабочего времени. Потери из-за хаоса настолько велики, что их невозможно игнорировать.
Кто добьется успеха? Тот, кто приспосабливается к изменениям быстрее, чем другие.
Во-первых, человеческой натуре свойственно все усложнять. Практики БП основаны на здравом смысле, простоте и доступности.
Эти вещи работают для всех. Чтобы принять реальность такой, какая она есть, нужна решительность, и только тогда вы и ваша команда начнете что-то менять.
Во-вторых, Бережливое производство – это очень серьезное изменение.
Для любого человека (независимо от национальности) изменения болезненны, т.к. вынуждают выходить из зоны комфорта, привычного состояния.
«Бережливцы» в любой стране сталкиваются с аналогичными проблемами при внедрении. Это подтверждается в процессе личного общения с коллегами из других стран и опытом работы в международных компаниях.
В-третьих, все знают Гастева А.К. и его Научную организацию труда (НОТ),
которая родилась в СССР.
И в отличие от предшественников Гастева по НОТ это была понастоящему действующая система, которая широко применялась на практике, на производствах.
Кое-кто искренне считает, что основа БП на самом деле заложена в СССР.
В-четвертых, работать в команде очень естественно для японцев, русские – бОльшие индивидуалисты.
Однако трудно спорить с утверждением что команда эффективнее самого
ярого индивидуума. Именно в русском языке существует поговорка:
одна голова хорошо, а две лучше.
В-пятых, русский человек умнее любой инструкции (стандарта)?
Признаюсь, что сталкивался и продолжаю сталкиваться с этой проблемой.
Однако так ли безнадежна ситуация?
Факторами успеха здесь являются: наличие простых и наглядных инструкций (стандартов) как таковых, вовлечение сотрудников в их разработку и улучшение, обучение сотрудников, последовательная позиция и контроль руководства. 🤓
Оптимизация процесса позволяет улучшить ключевые операционные показатели: сроки, затраты, качество. Изменения в системе управления и корпоративной культуре — закрепить улучшения и перевести их в непрерывный поток.
Бережливое производство основывается на системе 5S - система наведения порядка, чистоты, укрепления дисциплины, повышения производительности и создания безопасных условий труда, с участием всего персонала. Данная система позволяет практически без затрат не только наводить порядок на предприятии (повышать производительность, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма), но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций, обеспечивать их высокую эффективность за счёт радикального изменения сознания работников, их отношения к своему делу.
S - пять взаимосвязанных принципов организации рабочего места, обеспечивающих визуальный контроль и бережливое производство. Английская транслитерация японского названия каждого из этих принципов начинается с буквы "S":
seiri (сортировка): отделить нужные предметы - инструменты, детали, материалы, документы - от ненужных, с тем чтобы убрать последние;
seiton (упорядочение): аккуратно расположить то, что осталось: поместить каждый предмет на своё место;
seiso (очищение): поддерживать чистоту;
seiketsu (стандартизация): соблюдать аккуратность за счет регулярного выполнения первых трёх S.
shitsuke (дисциплина): придерживаться дисциплины, обеспечивающей выполнение первых четырёх S.
5 ключей к созданию комплексной качественной среды, способствующей повышению производительности, качества и безопасности труда.
1S: Рабочее место высвобождается от всего, что не понадобится при выполнении текущих производственных операций, следует четко отделить необходимые предметы от нужных и не нужных. На рабочем месте должны быть только те предметы, которые необходимы, и в том количестве, которое необходимо. Чтобы более наглядно продемонстрировать, сколько лишнего скопилось на рабочем месте, можно на каждый предмет-кандидат на удаление из рабочей зоны повесить красный ярлык (флажок). «Если сомневаешься, то выбрасывай».
2S: Размещение и хранение всех необходимых предметов в четко определенных местах для обеспечения легкого и удобного к ним доступа. Использование системы обозначений, которая облегчит поиск предметов. В целях рационализации процессов и сокращения производственного цикла крайне важно всегда оставлять нужные предметы в одних и тех же отведённых для них местах. Это ключевое условие минимизации затрат времени на непродуктивные поиски.
«Свое место для каждой вещи, и каждая вещь на своем месте».
3S: Содержание оборудования и инвентаря в работоспособном состоянии, рабочие площади в чистоте и опрятности, достаточной для проведения контроля, и постоянно поддерживать их. Уборка в начале и/или в конце каждой смены обеспечивает немедленное определение потенциальных проблем, которые могут приостановить работу или даже привести к остановке всего участка, цеха или завода. «Лучшая уборка, когда не нужно убираться, не создавай грязь».
По 4S: требуется разработать инструкции и стандарты по поддержанию порядка, чистоты и сортировке. Наиболее важные правила должны находиться на видном месте рядом с рабочими местами. «Смотри и знай, что должно быть сделано».
По 5S: превратить следование установленным процедурам в привычку. Установленные процедуры должны неуклонно выполняться. Осуществлять постоянный поиск наиболее эффективного способа выполнения работы, при обнаружении такового, обновлять стандарт. «Чем меньше самодисциплины Вам нужно, тем лучше».
Система 5S представляет собой метод организации рабочего места, который значительно повышает эффективность и управляемость операционной зоны, улучшая корпоративную культуру, и сохраняет время.
Некоторые сторонники бережливого производства вводят шестое понятие - разрабатывайте и придерживайтесь процедур безопасности на производстве. На Тайоте традиционно придерживаются системы всего 4S. Не важно сколько S, главное, что эта программа неотъемлемая составная часть системы бережливого производства
Создание измененной среды занимает много времени, что бы сотрудник научился думать по-новому, забыл то, чему его учили годами, научился видеть обыденные вещи не обыденным взглядом на все это уходят силы руководителей, бюджет предприятия, время тех сотрудников, что уже вошли в ежедневную систему совершенствования, отвлекаемые теми, кто «против».
Думать о будущем — значит строить некую модель рабочего места, создавать мыслительную конструкцию нового рабочего пространства. Фактически это образ той среды, в которой будут находиться на определенном временном горизонте. Обучение своих сотрудников — обязательное условие роста компании.
Либо собственник в Кайдзен, либо никто.
Успех любого дела, благополучие каждого и зависит от умения и желания быть настоящим профессионалом и хорошо делать свою работу. Компании, культура которых нацелена на инновации, могут быть в несколько раз прибыльнее конкурентов.
Эффективная мотивация персонала - воздействие с четырех сторон: обучение, практика, мотивация, контроль.
Неорганизованность − одна из основных проблем производства, которая влечет за собой низкую производительность и приводит к потерям эффективности работы оборудования, излишним запасам и высоким производственным затратам. «Синие воротнички» — это кладезь информации о том, как можно улучшить процессы в вашей компании. Именно они работают на передовой и выполняют критически важные для бизнеса функции, связанные непосредственно с производством продукции. Они могут подсказать, на каких этапах возникают проблемы, а где работа и так идёт слаженно.
Серия исследований последних лет показывает, что человеческий фактор является самой популярной причиной ошибок (34%) в российских компаниях, а должен быть не более 3%.
Главное о пользе человекоцентричности для компании и её сотрудников.
Проблемы сотрудников на разных этапах можно решать с помощью обучения. Развивая навыки своих сотрудников, вы повышаете ценность их работы в настоящем и создаёте «подушку безопасности» для будущего.
Чтобы обучение справлялось, оно должно быть человекоцентричным, то есть опираться на потребности сотрудников и решать их проблемы. Поэтому, например, все наши проекты начинаются с исследований персонала — чтобы сотрудники хотели использовать методики и инструменты.
5S – как часть жизни
Из книги "Бережливый офис": более 60% затрат приходится на административный процесс.
Административные процессы "растворены" в деятельности предприятия - невидимость процессов.
Эффект "позднего зажигания", недостаток фактов и данных.
Что даёт внедрение и поддержание 5S в офисе.
1. Создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать.
2. Улучшение производственной культуры, унификация и стандартизация рабочих мест.
3. Повышение производительности за счёт сокращения времени поиска предметов в рабочем пространстве, эргономичности и сокращения времени переналадок.
4. Повышение качества работы, уменьшение ошибок.
5. Повышение безопасности
Папки с документами следует маркировать в едином стиле. При хранении в шкафах, их рекомендуется маркировать наклонными полосами. Это позволит быстро находить правильное местоположение конкретной папки при её установке на полку, а также видеть отсутствие конкретной папки, если она взята.
Рекомендуется разработать единые стандарты оглавления папок.
Предметы должны быть не только расставлены как нужно, но ещё и подписаны (только если внешний вид предмета не позволяет его однозначно идентифицировать). Также нужно позаботиться, чтобы их легко можно было поставить на место после использования.
Чек-листы по работе с системой 5С
5S – это не просто красота
Наведение порядка на рабочих местах – это не просто красота, а ликвидация основных видимых потерь, без которых дальнейшие улучшения не имеют смысла, т.к. ценность создаётся именно на рабочих местах.
Провода под рабочими местами следует закреплять таким образом, чтобы они не были разбросаны по полу. Это обеспечит удобство при ежедневной уборке и опрятный вид под столом.
Наличие ложементов в выдвижных ящиках позволяет зафиксировать местоположение канцелярских принадлежностей и визуализировать их отсутствие. В случаях, если полости не повторяют контуры канцелярских изделий, их желательно промаркировать.
Не стоит недооценивать потенциал для устранения потерь на рабочих местах, каждый раз повторяя шаги 5S можно выявлять всё новые потери. Следует помнить, что потенциал есть везде и всегда, а 5S это не разовая акция по улучшению рабочих мест, это постоянно повторяющийся процесс.
Приступая к внедрению 5S, следует сфотографировать все охватываемые места и сохранить фотографии.
Визуализированные правила хранения и пополнения запасов материалов с использованием указателей «МИН-МАКС» для бумаги, бланков, шаблонов, канцелярских принадлежностей и т. д. в местах общего пользования.
Пример зоны печати
Забирание с принтеров распечатанных документов сразу после печати. Ненужные копии следует удалять в корзину для мусора или в шредер. Это обеспечит опрятность зоны печати. В местах расположения бумаги для оргтехники, а также на лотках для бумаги на самой оргтехнике (принтерах, МФУ, ксероксах) необходимо разместить маркировку для правильной ориентации бумаги (например: черновик, чистовик). Это позволит сохранить время печатающего, так как она сократит ошибки при печати.
Наклейка фотографий и перечня содержимого полок в закрываемых шкафах на дверцах напротив этих полок. Это позволит визуализировано стандартизировать содержимое и его местоположение на полках.
Согласно принципам системы «5S» на рабочих местах не должны присутствовать неисправные инструменты или оборудование, посторонние предметы, устаревшая документация. При этом необходимые в работе предметы, инструменты должны быть расположены безопасно, эффективно, комфортно. На поиск сотрудником не должно тратиться не более 30 секунд. В качестве помощника применяется визуализация: оконтуривание предметов, цветовая кодировка, подписи и фото. Разработка и применение структуры и правил хранения электронных документов позволит быстро находить нужные документы.
Друзья, в следующих статьях мы разберем Как внедрить 5S? и Рекомендации по периодичности проведения аудитов 5S.