Научиться управлять временем хотят те, кому этого самого времени катастрофически не хватает.
Давайте сразу договоримся: мы не боги и временем управлять не можем. Не получится растянуть время там, где его нужно чуть больше, или сузить, когда мы доделали дело и большой перерыв не нужен. Но мы точно можем управлять своей эффективностью, результатами в том времени, которым располагаем. А располагаем мы, как и все, 24 часами в сутках.
С чего начинают те, кто пытается добиться в этом успеха?
С планирования. Составляют список дел или сразу привязывают задачи к конкретному времени. Сначала человек старается все делать по плану в отведенное время, следит за расписанием. Но в первый же день терпит неудачу. Когда что-то пошло не по плану (а мы знаем: что-то обязательно так и пойдет), рушится весь оставшийся план на день. В итоге неудача демотивирует. Чтобы не быть неудачником, мы возвращаемся к привычной нехватке времени вместо повышения эффективности.
Планирование – это не первый шаг. Сначала нужно понять, что мешает управлять своими задачами. А для этого – зафиксировать несколько дней своей работы. Постараться сделать «портрет» не идеального, а реального дня. Фиксацию времени и задач нужно проводить в конце рабочего дня, при этом не пользоваться ни своими записями в ежедневнике, ни календарем, если там что-то есть. Фиксация должна быть на память. Что фиксировать:
- рабочие встречи
- переговоры
- работу над задачами
- перекинулись парой слов с коллегой в коридоре или переписывались в мессенджере. Это не относится к рабочим задачам, но за день сколько-то времени это заняло. Зафиксируйте, сколько.
- перерыв на кофе-чай. Может, вы только дошли до кухни, налили кофе, а пили его за рабочим столом? Пока вы готовили напиток – шло ваше время.
- обеденный перерыв
- звонки рабочие
- звонки личные и другие личные дела...
В общем, зафиксируйте абсолютно всё.
У такой фиксации есть два плюса. Во-первых, пока вы фиксируете, хотите вы этого или нет, но вы анализируете. И если какое-то дело в вашем дне сегодня показалось напрасным, завтра вы не будете тратить на него время. Во-вторых, у вас появляется материал для анализа: где взять резервы времени? На что время уходит зря? Анализировать нужно обязательно. Ваш мозг ведь не любит ошибки. Поэтому, заметив неудачу в том, как потрачено время, мозг постарается ее не повторить.
Следующий шаг – напишите список всех-всех-всех задач которые заставили вас задуматься о нехватке времени. Выгрузите на бумагу рабочие и личные дела: и большие, и маленькие. Возьмите интервал в один месяц: какие задачи у вас на месяц? А теперь к этому списку задавайте вопросы:
- Что будет, если я не буду этого делать? Если ваш ответ «ничего», смело вычеркивайте это дело. Вы почему-то считаете его важным, но последствий от невыполнения никаких.
- Кто кроме меня может это сделать. Если кто-то может, поставьте имя напротив этой задачи. И идите договариваться. Если кто-то другой может это сделать, зачем это делать вам?
- Каковы реальные сроки выполнения задачи? Нам иногда кажется, что дело займет минут 15, не больше. Но у вас есть зафиксированный период: сколько аналогичное дело занимало на самом деле? Полагаясь на прошлый опыт, поставьте срок, приближенный к реальности.
- Когда должно быть сделано? Иногда нам кажется, что дело важное, что если не сделать его, будет что-то плохое. Но вот сделано оно должно быть в принципе когда-нибудь и не имеет четкого дедлайна. Такое дело вычеркивайте. Ко всем остальным поставьте даты.
- Откройте календарь и внесите туда оставшиеся дела. Пусть они станут задачами на какой-то определенный день. При этом не лепите всё в кучу: кучу разгребать намного сложнее, а в случае неудачи у вас снова будет демотивация.
- Планируя день в календаре, оставляйте 30% дня свободным от планирования. Вы же знаете, обязательно будет какой-то форс-мажор, кто-то принесет внеплановую задачу. Если вы оставили время свободным, для этой внезапной задачи у вас есть резерв. А если не будет такого времени, вам снова придется сдвигать все планы и терпеть неудачу.
- Последнее мероприятие в вашем календаре должно закончиться за 30 минут до конца рабочего дня. Если вы задержитесь ненадолго с этой задачей, вы не выйдете за рамки рабочего времени.
- Не планируйте рабочие задачи за пределами рабочего дня. А вот личные задачи тоже нужно обязательно планировать.
Управление задачами в отмеренном нам времени – это то, что по силам каждому человеку. У вас все получится!